За какой срок подается заявка на сертификацию по ISO 9001?

Срок подачи письма-заявки на сертификацию по стандарту ISO 9001 «Системы менеджмента качества. Требования» зависит от двух обстоятельств. От того, каковы правила системы добровольной сертификации (СДС, – ред.), к одному из органов по сертификации которой вы собираетесь обратиться и от того, какую стратегию в получении сертификата ISO 9001 избрали вы сами. С правилами СДС все просто. Добросовестный участник рынка не станет сертифицировать вас сразу же после того, как вы, возможно при помощи консультанта, внедрили систему менеджмента качества (СМК, – ред.). Для того, чтобы делать какие-то выводы о ее работоспособности системы нужно выждать время пока СМК некоторое время не поработает в штатном режиме. Это вовсе не паранойя, ведь до 50% предприятий даже получивших сертификат не могут пройти ресертификационный аудит, потому что не справляются с поддержанием в рабочем состоянии документации системы. Сроки, в течение которых систему надлежит «выдерживать» до сертификации могут различаться в зависимости от СДС, как правило, речь идет о времени от 2 месяцев до полугода. Сроки обычно устанавливаются в правилах системы исходя из того, что за оговоренное время в компании должна несколько раз пройти процедуры внутренних аудитов и анализа состояния системы со стороны руководства (см. текст ISO 9001, – ред.). Чтобы понять, сколько нужно ждать в органе по сертификации, в который собираетесь обратиться вы, задайте этот вопрос напрямую представителю компании или запросите нормативную документацию системы добровольной сертификации. Если вдруг вам откажут, напомните вашем контрагенту о принципе открытости из стандарта ISO 17021 (4.5.1, – ред.), в соответствии с которым орган по сертификации должен раскрывать информацию о проведении сертификации любому, кто за ней обратится. С отказом в реальности можно столкнуться.

Устанавливать те или иные требования по срокам в связи с заявкой органы по сертификации могут побудить международные стандарты проведения работ в области сертификации ISO 9001. Они воплощены в том же «стратегическом» ISO 17021, в «тактическом» ISO 19011, сфокусированном на практических вопросах проведения внешнего аудита СМК и в российском стандарте ГОСТ Р 40.003, который был составлен при учете нормативной документации Международного форума по аккредитации (IAF – International Accreditation Forum, – ред.). Ни в первом, ни во втором, ни в третьем документе нет ничего о сроках подачи заявки. Если у вас мало времени, и вы стремитесь пройти сертификационную процедуру как можно скорее, то и по поводу оптимального срока реакции органа по сертификации на заявку и принятия решения об отказе в сертификации или согласии на сертификацию – в перечисленных стандартах ничего нет. В ГОСТ Р 40.003 есть лишь указание о том, что уже на этапе заявки орган по сертификации должен проанализировать сроки проведения аудита СМК, но ГОСТ Р 40.003-2008 в настоящий момент считается устаревающим и требующим значительной редакции. Кстати, приложением к ГОСТ Р 40.003 идет примерная форма письма-заявки о проведении сертификации СМК для системы сертификации «ГОСТ Р. Регистр Систем качества».

Итак, вопрос о реакции органа по сертификации на заявку оставлен на волю органов по сертификации. Но и этот вопрос, скорее всего, регулируется в документации системы добровольной сертификации. Например, в нормативном документе системы обязательной сертификации продукции ГОСТ Р «Об утверждении «Порядка проведения сертификации продукции в Российской Федерации» крайним сроком решения сертифицирующей компании по заявке назван месяц.

Вначале мы говорили о стратегии, которую вы сами выбрали в сертификации. Она тоже оказывает большое влияние на сроки подачи заявки. Дело в том, что подать заявку и заключить договор с сертификационной компанией вы можете задолго до проведения сертификации и даже внедрения ISO 9001. Смысл подобного шага состоит в том, что в таком договоре можно предусмотреть приемку органом по сертификации работ консультантов по внедрению системы. Это хороший прием, позволяющий вам обезопасить себя от деятельности неопытных или некомпетентных консультантов, которые встречаются на российском рынке. Орган по сертификации может по договору проверять не только всю работу консультанта, но даже каждый этап, что даст вам почувствовать что что-то не так еще до того, как проблема усугубилась и привела к существенным потерям.