Требуется ли в вашей системе экологического менеджмента по ISO 14001:2015 процедура управления рисками и использования возможностей?

Источник: статья принадлежит перу специалиста по экологическому менеджменту Джона Нолана. Джон работает приглашенным лектором в британском институте ILM (Institute of Leaders and Managers, – ред.), имеет аккредитацию на деятельность в сфере применения Prince 2 (стандарт в области управления проектами, – ред.) в области хранения данных и электроники. Дипломированный инженер, имеет 15-летний опыт работы в области создания и управления системами менеджмента.

Многие эксперты считают, что из всех изменений в ISO 14001:2015 по сравнению с прежней редакцией важнее всего те, которые относятся к новой концепции рисков и возможностей в системах экологического менеджмента (СЭМ, – ред.). В одной из предыдущих статей – «Роль риск-менеджмента в стандарте ISO 14001:2015» мы уже писали о том, как оценка и менеджмент рисков заменили прежние предупреждающие действия и каковы преимущества этого. Мы также рассматривали плюсы для окружающей среды и самой компании от корректной идентификации рисков и возможностей, а также предотвращения первых и использования вторых. Таким образом, риски и возможности сегодня – один из ключевых элементов СЭМ. Нужно ли нам тогда вводить процедуру, чтобы расписывать данный процесс? Если да, то еще вопрос: что процедура должна включать в себя, чтобы гарантировать нам максимальную отдачу от процесса?

Подготовка процедуры управления рисками и возможностями. Это обязательно по стандарту?

Фактически – нет, но создание процедуры может иметь смысл для организации. В ISO 14001:2015 написано, что необходимо поддерживать документированную информацию по рискам и возможностям, чтобы обеспечить нужный уровень уверенности в эффективном управлении данной сферы. В другом месте стандарт предписывает иметь документированные свидетельства по «рискам и возможностям, на которые было принято решение реагировать». Итак, что мы имеем? Исходя из требований, должна иметься документация, характеризующая имеющиеся риски и возможности, а также отражающая действия в ответ на них. Теперь мы понимаем содержательную сторону документации, которая обязательно должна присутствовать в СЭМ в соответствии с ISO 14001:2015. Остается ишь разобраться с тем, в каком формате лучше уложить обязательное содержание, чтобы наилучшим образом реализовать требования стандарта ISO (Международная организация по стандартизации – International Organization for Standardization, – ред.) и получить выгоду для вашей организации.

Процедура по рискам и возможностям. Что необходимо сделать?

Мало того, что риски и возможности предстают в совершенно разных формах в зависимости от того, о каком бизнесе идет речь, так различные заинтересованные лица в пределах организации еще и совершенно по-разному на эти риски и возможности смотрят. Если вы спросите представителя топ-менеджмента, менеджера среднего звена и оператора в цеху о том, какие риски и возможности для организации наиболее важны, то, скорее всего получите несколько совершенно разных ответов. Самое интересное, что в той или иной степени каждый ответ будет справедлив. Приведем пример. Линейный работник скажет, наблюдая производственный процесс, что главный риск для его организации связан с дефектами, менеджер среднего звена назовет таковым проблемы с сырьем, а топ-менеджер знает то, чего не знают другие два участника работы. Ему известно, что конкурент вот-вот запустит в серию новый продукт. И он назовет именно это самым большим риском. В этой сумятице мнений становится ясным одно: успешный процесс работы с рисками и возможностями предполагает обмен мнениями и информацией. Этот весьма полезный вывод нужно учесть в принятии решений относительно документирования. Как? А давайте посмотрим.

• Поиск эффективной структуры сбора и обработки информации по рискам и возможностям. Одни организации пользуются «реестрами рисков», доступ к которым имеют все сотрудники или проводят брифинги и планерки по данной тематике для персонала. Другие внедрили институт риск-ориентированных дискуссий участников работы на разных уровнях управления. На практике это могут быть ежемесячные совещания по качеству и экологии, ежемесячные совещания менеджмента и представителей совета директоров и так далее. После совещаний и брифингов все прозвучавшие идеи объединяются и оцениваются. Меры, признанные полезными, воплощаются в жизнь, что ведет к устранению рисков и использованию открывающихся возможностей к выгоде организации. Вся важная информация о ходе процессов записывается по правилам системы экологического менеджмента. Сочетание перечисленных методов при правильных действиях обеспечивает соответствие стандарту ISO 14001. Раз так, потратьте время на поиск такой комбинации методик, которая будет наилучшим образом подходить вашей организации, а затем документируйте процессы. Больше информации о преимуществах такого документа, как «реестр рисков» можно получить в нашей статье «Следует ли использовать реестр рисков в системе по ISO 14001?».
• Нужно удостовериться, что документация «захватила» предпринятые действия и зафиксировала ответственность. Этот пункт, в общем-то, само собой разумеется. Не стоило бы и говорить об этом, если бы не значение, которое данный процесс имеет с точки зрения успешной реализации требований ISO 14001 по рискам и возможностям. Вам нужно поддерживать такую документированную информацию, с которой не будет возникать лишних вопросов о том, кто и за что отвечает и как записывать предпринимаемые действия. Без этого вероятность того, что какие-то серьезные вещи будут упущены – сильно возрастет.
• Зафиксируйте методику анализа и мониторинга в вашем процессе. В реальной жизни многие риски не могут быть устранены в течение нескольких дней, и борьба с ними отнимает месяцы. На реализацию возможностей тоже порой уходит много времени. По этой причине нужно предусмотреть в документации регулярный процесс анализа через установленные промежутки времени. В фазах анализа будет оцениваться прогресс мероприятий в достижении целей. Благодаря этим проверкам можно вовремя внести в процесс коррективы, если в ситуации что-то изменилось. Если вам удастся успешно закрепить такой ритм работы в документации, то своевременная обработка рисков и грамотное использование возможностей могут стать привычкой для вашей организации.
• Извлекайте уроки из опыта. Это еще один важный момент в процессе управления рисками и использования возможностей. К сожалению, ему уделяют часто не столько внимания, сколько необходимо. Продумайте создание такой документации, которая будет подталкивать вашу команду усваивать уроки из наблюдения за развитием процесса. Ведите записи по всему тому, в отношении чего вы уже знаете, что оно вам пригодится. Особую пользу записи, о которых идет речь, принесут, если вы практикуете регулярные совещания по рискам и возможностям, так как имеющиеся записи могут быть использованы для того, чтобы составить себе более точное представление о ситуации.
• Риски, которые связаны с соответствием обязательным требованиям. С проблематикой соответствия обязательным требованиям обычно связаны как определенные риски, так и возможности. Чтобы соответствовать ISO 14001 в данном вопросе, ваша организация должна идентифицировать этот тип рисков и поддерживать записи действий в ответ на них и открывающиеся в связи с обязательными требованиями возможности.

Согласование процесса по обработке рисков и использованию возможностей с потребностями организации

Теперь мы видим, что документирование процесса рисков и возможностей и его результатов действительно является обязательным в соответствии с ISO 14001:2015. Но обращать внимание нужно не столько на это, сколько на то, помогают ли вам созданные процедуры в идентификации и обработке рисков. Помогают ли они находить и использовать возможности улучшения СЭМ? Хорошие процедуры менеджмента рисков и возможностей очень важны, так как они заставляют вашу команду думать иначе, в зависимости от того, как документация организована и того, какую информацию в нее было решено заносить. Разработайте продуманную структуру документов и вы очень скоро станете свидетелем улучшения ваших экологических результатов.

Читайте также: «Требуется ли в вашей системе менеджмента качества по ISO 9001:2015 процедура управления рисками и использования возможностей?»

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.