Старая добрая надоевшая всем методология FMEA?

Источник: автором статьи является Майкл Рей Финчер, директор по качеству «Goodwill of North Georgia». Последние 20 лет он был вовлечен в работу по созданию специализированных систем управления для более эффективной работы различных организаций. Финчер – автор книги «Решение для головоломки» (Problem Solving the Solution to the Puzzle, – ред.). Здесь мы предлагаем вам перевод статьи эксперта на русский язык.

Дедлайном перехода предприятий на новую редакцию ISO 9001 2015 года определен 2018 год. Не стоит забывать, что в этот промежуток времени они должны успеть еще и пройти сертификацию. Сейчас предприятия-держатели сертификатов по прежней версии предпринимают усилия, чтобы адаптировать изменения стандарта в своих СМК (Система менеджмента качества, – ред.). Одно из самых существенных новшеств в ISO 9001:2015 заключается в том, что теперь норматив требует идентифицировать, оценивать и реагировать на риски. Но к величайшему сожалению методология, которая больше всех других подходит для этого, сегодня не в чести. FMEA (Failure mode and effects analysis – АВПО – Анализ видов и последствий отказов, – ред.) отличный инструмент, он способен удовлетворить потребности организации в анализе рисков, – при условии, что данный метод правильно понимают и применяют. Если честно, мне кажется странным, что те же компании, которые более 20 лет работают с Процессом одобрения производства компонента (PPAP – Production Part Approval Process, – ред.), все еще не «распробовали» «Перспективное планирование качества продукции» (APQP – Advanced Product Quality Planning, – ред.) и как одну из его частей – FMEA. Недавно мы с моим коллегой Кором Танкреем потратили практически шесть месяцев, добиваясь от наших приоритетных поставщиков, чтобы они лучше поняли FMEA и смогли при помощи него эффективно оценивать и обрабатывать риск (в соответствии с ISO 9001 процессы, переданные на аутсорсинг тоже должны находиться под управлением, – ред.). Все началось с того, что в связи с тектоническими сдвигами в ISO 9001:2015 мы исследовали вопрос о том, как у подрядчиков нашей компании устроены процессы анализа рисков, нужно было удостовериться, что они соответствуют новым для ISO 9001 требованиям по проблематике риска. Ожидали мы, что FMEA ими уже используется, причем занимает центральное место в системе предупреждающих мер – это же естественно. Каково же было наше удивление, когда оказалось, что они не только не работают с FMEA, но даже плохо понимают смысл этого метода. Приходилось ли вам когда-нибудь играть в «Испорченный телефон»? Правила там простые: один человек шепчет другому на ухо слово, которое он загадал, затем тот, что слушал, говорит его шепотом следующему человеку и так далее. Последний в цепочке игрок должен вслух громко произнести слово, которое он услышал. Обычно получается смешно от того, насколько финальное слово отличается от первоначального. Могу сказать, что когда я играл в эту игру, ни разу слово не прошло по цепочке без изменений – всегда происходило искажение. Я это все рассказываю потому, что, по-моему, именно такого же рода проблема происходит, когда во многих компаниях объясняют, как правильно использовать «Failure mode and effects analysis». Годами FMEA расписывают в документации для клиентов в качестве элемента организационной PPAP, а реальный смысл и практические возможности методологии всеми забыты и не используются в деле. Не удивлюсь, если за все это время наши специалисты по внедрению FMEA превратились, по сути, в писарей, чья работа в основном состоит в переносе красочных описаний FMEA из одного бюрократического документа в другой.

Что такое FMEA?

Кор и я – мы создали курс, слушатели которого узнают точно, что же такое FMEA и в чем настоящие цели методологии. Также мы пришли к выводу, что будет полезно создать описание FMEA для наших поставщиков. Знакомясь с этим описанием, они избавятся от заблуждений и по-другому посмотрят на этот полезнейший способ анализировать риск. Наша цель заключалась в подготовке программы обучения для поставщиков, но это не был просто ликбез, мы объясняли, как применять FMEA именно в подрядных организациях. Так что такое FMEA? FMEA – это простой инструмент, использующийся для определения потенциальных дефектов в процессах. Он полезен как в оценке, так и в обработке риска. Также значительную роль он может сыграть в определении того, как предотвратить реализацию идентифицированных рисков. При использовании FMEA на этапе создания того или иного бизнес-процесса сначала идентифицируют риски, которые могут дать о себе знать, а затем, когда известно, что может пойти не так разрабатываются меры, направленные на предотвращение рисков. Как мы уже здесь говорили FMEA – один из главных «китов», на которых держится APQP, «Перспективное планирование качества продукции». Когда мы узнаем об уязвимостях заранее, мы получаем возможность разработать процесс таким образом, что потенциальный дефект либо не сможет проявиться вовсе, либо его вероятность будет значительно снижена. С этой точки зрения мы можем прекрасно видеть, как подходит методология FMEA для реализации новых требований по рискам из пятой редакции ISO 9001.

По какому-то досадному недоразумению на практике FMEA сегодня сделался распространенным способам анализировать несоответствия продукции. Похоже, пользователи сконцентрированы на проблемах, которые связаны с выпуском продукции, о проблемах в процессах задумываются меньше. Если вы не знакомы с APQP, поясню: в этом наборе инструментов FMEA относится к третьей фазе работы. На третьей фазе разработки процесса он еще не создан, другими словами, FMEA – все же инструмент планирования процесса. Насколько эффективнее могла бы быть наша деятельность, если бы хотя бы составили список всех потенциальных проблем ДО разработки процесса, результатом которого, в свою очередь, станут дефектные детали и изделия. Брак продукции является симптомом того, что мы что-то не учли при использовании FMEA во время планирования производственного процесса. Устранив с помощью методологии дефекты процесса, мы уменьшим или исключим риск брака продукции. И опять-таки, это полностью лежит в русле новых требований по рискам в стандарте ISO 9001:2015.

Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать, поэтому позвольте мне привести здесь один пример использования FMEA от наших поставщиков, который мы использовали во время нашего анализа ситуации с управлением рисков в нашей цепи поставок. Это выдержка из документа, который мы получили.

Вид потенциальных отказов: царапина на детали.

Потенциальный эффект от реализации риска: клиент оформляет возврат.

Тяжесть последствий (Severity, – ред.): 5

Причина возникновения потенциального дефекта: оператор может не заметить, что оборудование наносит царапину.

Рекомендованные действия: ничего предпринимать не следует, так как вероятность оценивается коэффициентом 5, а коэффициент обнаружения дефекта – 4. Риску присваивается коэффициент приоритетности 100. Обычно, организации не планируют мероприятия в рамках обработки риска (risk treatment, – ред.), когда ему присваивается коэффициент 100 и ниже.

Я специально не стал вставлять все это в традиционную стандартную табличную форму FMEA, которой нас всех обучали, чтобы показать читателям как это может нелепо читаться как обычный текст, рассказывающий о какой-нибудь проблеме. Действительно, представьте, что нам нужно изложить данные, полученные с использованием FMEA, обычным письмом или сообщением на человеческом языке для человека, который у вас отвечает за разработку процесса. Это может выглядеть, например, так:

Цитата: ‘Имеется вероятный риск, вероятность реализации которого 5, что означает: наш клиент, скорее всего, получит деталь с таким дефектом. Но не беспокойтесь, ничего не предпринимайте в фазе планирования процесса, потому что зафиксировать дефект должен оператор, он отвечает за это’

Если ваш разработчик процессов получит такое, то, как он сможет создать процесс, позволяющий свести риск царапин на деталях к минимуму? У него от вас нет практически никаких данных об элементах бизнес-процесса, приводящих к появлению бракованных изделий, которые получает ваш клиент. Разработчик не будет знать, что нужно исключить или добавить в процесс, чтобы смягчить или полностью купировать угрозу. При таком раскладе он, надо думать, проигнорирует ваше сообщение и не учтет проблему, проектируя бизнес-процесс.

Конечно, когда мы получили такой отчет о проведенном FMEA от нашего поставщика, то обратились к нему с вопросом, почему в качестве проблемы было указано «царапина на детали». У компании-поставщика быстро и охотно пояснили, что царапины возникают не на одном типе деталей, а на разных изделиях, что это проблема их производства в целом. О появляющихся царапинах их информируют клиенты. Следующий шаг, предпринятый нами, был поговорить с хозяевами процесса. Мы спросили операторов, приходилось ли им сталкиваться с царапинами на деталях, сходящих с конвейера. Конечно, нам ответили, что «да», и очень часто. Но мы не просили рассказать нам о «Виде потенциальных отказов продукции» из FMEA (на этот вопрос они уже ответили, сказав, что на деталях возникают царапины). Мы задали вопросы об отказах и проблемах в функционировании процессов. Мы объяснили, что нас интересует этап процесса производства, из-за которого изделия получают царапины. Вот как развивалась наша беседа:

Я: «Какие проблемы процесса изготовления позволяют появиться на деталях царапинам?»

Владелец процесса: «Оператор не производит надлежащего контроля качества сходящих с конвейера изделий»

Я: «Нет, давайте пока оставим в стороне сам дефект, я не его пытаюсь зафиксировать. Меня интересует, на каком этапе процесса, в какой именно момент его реализации на деталях появляются царапины?»

Владелец процесса: «А-а-а, понял, мы выяснили, что если положить много деталей одну на другую под оборудование, то царапины возникают на многих из них»

Я: «Так, а зачем складывать их таким образом?»

Владелец процесса: «Ну, в наших условиях мы можем класть не более 25 изделий в каждую коробку, после этого оператор должен вставать, уносить с рабочей станции полную упаковку и приносить пустую. Нужно много времени, чтобы сделать это, поэтому непосредственно перед тем, как очередная коробка становится практически полна, он идет к конвейерной ленте и берет сразу много деталей, столько, чтобы закончить коробку. Он возвращается к своей рабочей поверхности и помещает изделия на нее, беря по одной, чтобы «добить» коробку»

Я: «Надо полгать, специалист кладет детали одна на другую на рабочей поверхности, чтобы закончить коробку?»

Владелец процесса: «Это зависит от того, насколько много частей он взял с конвейерной ленты. Его рабочая поверхность приспособлена, чтобы на ней одновременно находилось два изделия, поэтому, если он берет больше, он, вероятно, должен нагромождать их. Операторам мы говорили не брать более двух изделий»

Путем простого опроса мы раскрыли настоящую проблему – проблему процесса. А вот как выглядят результаты FMEA-анализа с учетом этих существенных коррективов первоначальных исходных данных.

Потенциальная ошибка в процессе (Potential process function failure, – ред.): операторы не имеют возможности использовать «поток единичных изделий» при упаковке результата работы.

Потенциальный эффект от реализации риска процесса: детали берутся с конвейера и в избыточном количестве складываются на рабочей поверхности. Это приводит к всевозможным дефектам: царапины, потертости, вмятины, отщепы. Клиент возвращает брак.

Тяжесть последствий (Severity, – ред.): 5

Данные анализа корневых причин в процессе (почему происходят сбои функций в процессе?): поток единичных изделий интегрирован с рабочими столами и поверхностями операторов неэффективным образом.

Смотрите, мы просто изменили заголовки разделов отчета о проведении FMEA. Благодаря этому мы смогли проанализировать, что в процессе идет не так и в чем заключается настоящая проблема. Когда мы объяснили этот подход поставщикам, они сказали «Ого! Теперь, наконец, все понятно!». Мы попросили их проанализировать и изменить шаблоны анализа FMEA, которыми они пользовались, и заменить заголовки, использованные ими ранее на те, которые предложили мы. С поменявшимися формами дело пошло совсем по-другому, наши подрядчики лучше сфокусировались на реальных причинах возникновения проблем, которые кроются именно в процессах, а не занимались простым регистрированием потенциальных дефектов готовых изделий. Какое сообщение разработчикам процессов организации мы могли бы теперь адресовать, давайте посмотрим:

«Есть неэффективная функция на одной из стадий производственного процесса. Как результат, возникает брак, проявляющийся в царапинах на единицах конечной продукции. Предварительный анализ корневых причин дефекта показал, что его причиной становится недостаток интеграции автоматизированной конвейерной линии и рабочего места оператора, неправильная организация работы: у работников должно быть достаточно времени, чтобы не только паковать готовые изделия, но и заменять наполненные коробки пустыми».

В отличие от первой попытки из этого описания адресат может прекрасно понять, в чем проблема и какие предупреждающие действия требуются, чтобы купировать риск. Идентификация брака готовых изделий или их любые измерения не дают ничего для изменений в процессах, некорректная работа которых и приводит к тому, что изделие получается не таким, каким ожидали.

Как FMEA может помочь в достижении соответствия отредактированному ISO 9001?

Новые требования ISO 9001:2015 по управлению рисками можно трансформировать на пять конкретных задач к компаниям с СМК: теперь мы должны:

1. идентифицировать среду организации,
2. идентифицировать потенциальные риски,
3. проанализировать их,
4. оценить,
5. наконец, обработать свои риски.

Теперь, когда мы стали лучше понимать FMEA проследив эффект изменения заголовков колонок формы этого анализа, можно пойти дальше и сопоставить пять новых требований ISO 9001:2015 с возможными заголовками FMEA для их удовлетворения. Думаю, удобнее всего это представить в табличной форме:

Производственными процессами, непосредственно отвечающими за создание продукции компании функционал FMEA не ограничивается, это отличное средство отрегулировать и поддерживающие процессы (среда организации). Проверьте, не забыли ли вы учесть в описании среды организации процессы, обладающие потенциальным риском: маркировка продукции, склад и управление материалами, инспекционные проверки, найм персонала, обучение.

Нисколько не сомневаюсь, что если вы возьмете сейчас и прочитаете новый ISO 9001:2015, а потом смахнете пыль и ознакомитесь с материалами по FMEA от AIAG, то методологию FMEA вы увидите в совершенно новом свете. Могу сказать, что мы увидели огромный практический эффект, когда в сотрудничестве с Кором Танкреем провели обучение для наших поставщиков. Достаточно сказать, что один из подрядчиков добился того, что сократил благодаря FMEA процент своих дефектов на 75%. Сегодня ключом к успешной системе менеджмента качества, соответствующей ISO 9001:2015 является инструмент, который был у нас под рукой уже более 25 лет. И инструмент этот – FMEA.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.