Сколько времени занимает внедрение системы менеджмента качества основанной на ISO 9001?

Источник: автором статьи является Марк Хаммар – сертифицированный в ASQ (American Society for Quality, – ред.) специалист по качеству и деловому совершенству. В сфере качества эксперт трудится с 1994 года. У него есть опыт работы в сфере аудитов, улучшения процессов, написания процедур для систем управления качеством и систем экологического менеджмента. Марк Хаммар – сертифицированный главный аудитор по стандартам ISO 9001, AS 9100, ISO 14001.

Временные затраты на внедрение СМК по ISO 9001 вычисляются из результатов gap-анализа и определенных вами этапов реализации проекта. Что еще поможет выяснить сроки? Таким вопросом часто задаются те, кто столкнулся с задачей создания системы менеджмента по стандарту ISO 9001:2015. Невозможно дать однозначный ответ на этот вопрос, так как специфика внедрения будет изменяться от компании к компании. Впрочем, есть много чего такого, что вы смогли бы сделать, чтобы лучше себе представлять протяженность ваших «мучений».

Сколько времени потребуется?

Временные рамки внедрения будут отличаться в зависимости от вашей специфики. С другой стороны размер компании почти предрешает ответ на вопрос о сроках адаптации ISO 9001:2015. Вот, на что стоит обратить внимание:

• малые организации, штат которых составляет не более 50-ти человек, могут внедрить СМК (Система менеджмента качества, – ред.) за 6-8 месяцев;
• средние компании – до 500 сотрудников потратят, скорее всего, от 8 до 12 месяцев;
• у самых крупных структур уйдет, вероятно, от 12 до 15 месяцев.

Данные подсчеты, впрочем, не учитывают то время, в течение которого вы должны будете управлять СМК уже после того, как все ее элементы были внедрены. Органы по сертификации обычно требуют выжидать какое-то время между имплементацией стандарта и сертификационным аудитом – из соображений объективности сертификационной проверки. Просто поддерживая работу функционирующей системы, вы накопите записи по качеству, которые будут более основательно говорить о состоянии вашей СМК. Сроки таких периодов «выдержки» отличаются. Разные ОС (Органы по сертификации, – ред.) имеют разную политику по данному вопросу. Могу назвать нижний порог. Мне не доводилось слышать, чтобы соглашались провести сертификацию до истечения шестимесячного срока со времени успешного завершения проекта внедрения ISO 9001.

А можно ли как-то ускорить создание системы качества?

Самым важным фактором ускорения воплощения в жизнь проекта системы качества по ISO 9001 служит поддержка его со стороны высшего руководства. Когда топ-менеджеры действительно поддерживают СМК, вы вдруг с удивлением видите, что препятствия, которые казались непреодолимыми вдруг куда-то улетучиваются, а внедрение системы движется скоро и просто. Затем, время на внедрение сокращается, если многие необходимые процессы у вас уже были – это обычная ситуация. Играет роль еще и то, есть ли у вас какая-нибудь другая система менеджмента (ISO 14001 или ISO 27001, – ред.). Они похожи и если у вас есть одна, то другую создать будет легче. Сейчас мы перечислим еще несколько переменных уравнения, которые надо учитывать, когда вы озабочены сроками создания системы качества:

Полный gap-анализ – важнейший инструмент, позволяющий обозреть, что вообще нужно сделать. С этого лучше всего начать. Принцип gap-анализа состоит в том, что вы сравниваете то, что у вас уже есть с тем, что требуется по стандарту ISO 9001:2015. Так вы узнаете, чего не хватает. Если компания уже в значительной степени исповедует процессную модель управления, а не управляется реактивно, то это тоже скажется на времени, которое предстоит потратить.

Хорошо узнайте все этапы внедрения СМК. Хорошо в деталях знать, что в рамках проекта внедрения вы будете делать, даже если вы пока не дошли до этого этапа. Наряду с инструментом для gap-анализа у нас для вас приготовлена диаграмма внедрения ISO 9001, надеемся, она вам даст этапность, которая нужна, в том числе для определения сроков требуемых работ. Без этого невозможно что-то планировать. Вместо определенности вас ждет, какая-нибудь работа, которая «вылезет» внезапно, потребует вашего внимания и растянет внедрение ISO 9001.

Есть ли у вас настоящий менеджер проекта? Лучший способ достичь успеха во внедрении ISO 9001:2015 состоит в том, чтобы относиться к этому процессу, как к проекту. Если так, то вам нужен настоящий проект-менеджер. Насколько подходит на эту роль тот, кто возглавляет проект сейчас? Хорошо ли он понимает системы менеджмента качества и ISO 9001:2015? Если у лидера проекта есть соответствующий опыт и нужные качества – он поможет вам сделать все необходимое быстрее. Больше информации об этом вы можете узнать в нашей статье «Как выбрать руководителя проекта для внедрения ISO 9001:2015».

Вы начинаете с нуля или воспользовались внешней помощью? Разумеется, в том случае, если вы будете самостоятельно искать нужную информацию, все станете делать сами, вам нужно будет очень много времени. Дорогим способом дополнить вашу собственную деятельность и ускорить процесс внедрения СМК является заказ услуг консультанта. Можно найти шаблоны процедур и адаптировать их для своей организации. Это ускорит документирование. Таким образом, и на само внедрение у вас уйдет меньше времени.

Гонитесь за выгодой, но уделите нужное время

«Продать» топ-менеджменту идею внедрения ISO 9001 непросто. Но очень важно получить-таки нужное количество времени и не форсировать некоторые процедуры. Эти вещи нужно сделать тщательно, чтобы получить выгоду от использования ISO 9001. Например, совершенно недостаточно, что 90% персонала в курсе изменений в связи с СМК понимают их. Каждый должен понимать, какова его роль в системе и как она работает. Если уж на то пошло, настоящая причина создания системы качества – усилить сотрудников, чтобы они смогли отыскать возможности для улучшения, справились с достижением удовлетворенности потребителей. Если только вы хотите получить все эти завидные преимущества, о которых мечтают многие компании – уделите необходимое время.

Будет интересно ознакомиться: Сколько времени занимает внедрение ISO 14001:2015?

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.