Сколько времени занимает внедрение ISO 14001:2015?

Источник: статья принадлежит перу специалиста по качеству Джона Нолана. Джон работает приглашенным лектором в британском институте ILM (Institute of Leaders and Managers, – ред.), имеет аккредитацию на деятельность в сфере применения Prince 2 (стандарт в области управления проектами, – ред.), в области хранения данных и электроники. Дипломированный инженер, Нолан имеет 15-летний опыт работы в области создания и управления системами менеджмента качества (СМК, – ред.) в Великобритании. В частности, занимался созданием СМК в структурах местных органов власти.

Организации, принимающие решение внедрить стандарт ISO 14001:2015, делают это по нескольким причинам. Некоторые считают внедрение нового стандарта способом приспособиться после того, как они выросли, и менеджмент должен подоспеть за раздвинувшимися границами. Подобные предприятия зачастую хотят добавить СЭМ (Система экологического менеджмента, – ред.) к системе по уже внедренному ими ранее нормативу ISO 9001:2015. В некоторых компаниях увидели в ISO 14001 удобный и логичный набор механизмов, с помощью которых они могут решить свою проблему: остро стоит вопрос выполнения взятых на себя экологических обязательств. Некоторые идут на имплементацию ISO 14001, отзываясь на давление клиентов, заинтересованных лиц и общественных сил. Чтобы не побудило к этом, первый вопрос у всех один: «Сколько времени внедрение займет?». Что касаемо самого ISO 14001, то там четких временных рамок не задается. В то же время существует ряд ключевых факторов в проекте, определяющих готовность компании к переходу на те или иные этапы. На ситуацию, конечно, оказывает влияние и тип внедряющей организации. Так, какие факторы следует учитывать, прикидывая временные рамки и сроки и что держать в голове при планировании таких проектов, как имплементация стандарта ISO 14001:2015?

Процесс внедрения и из каких элементов он складывается

Когда встал вопрос о внедрении ISO 14001:2015, высшее руководство компаний начинает интересоваться тем, сколько времени потребуется, чтобы завершить проект. На данном подготовительном этапе нужно определиться с ресурсами, в том числе временными, которыми потребуется снабдить рабочую группу по имплементации стандарта. Также будущее внедрение потребует найти человека в команде, кто в наибольшей степени подходит для руководства рабочей группой, то есть, фактически, для руководства внедрением ISO 14001. Назначенный проектный менеджер должен принять работу: изучить сам стандарт, понять его. Изучить «среду организации» (понятие из ISO 14001, – ред.) и на ее основе сделать выводы о том: какой эффект среда окажет на сроки внедрения, например:

• в какой отрасли работает ваша организация? В ходе внедрения вы столкнетесь с необходимостью определить среду организации и учесть ожидания и потребности заинтересованных сторон – это важнейшие этапы проекта. Однако сделать это нельзя, не понимая своей специфики: реализация этих концепций ISO 14001 в конкретной компании будет отличаться. К примеру, среда фармацевтического производителя – это одно, а среда организации небольшого кафе – совсем другое;
• каков размер вашей компании? Мы уже частично затрагивали данный вопрос в материале «Нужно ли обучать весь персонал по стандарту ISO 14001?». Тогда мы «пробежали» положения стандарта ISO под углом обучения, однако и без этого совершенно ясно, что организации со штатом в 1000 человек понадобится больше времени на внедрение ISO 14001, нежели той, персонал которой насчитывает всего 10 специалистов. И опять как в предыдущем пункте – большим или меньшим будет данный контраст между крупными и мелкими структурами зависит от отраслевой специфики. Конечно, атомная электростанция и супермаркет будут отличаться по времени имплементации ISO 14001;
• одна или несколько у вас производственных площадок? Офисов?
• есть ли у вас внутренние человеческие ресурсы для реализации проекта, ведь специалисты должны обладать для внедрения ISO 14001 необходимыми знаниями, а может быть, вы решите нанять консультанта? В любом случае ваш выбор окажет влияние на продолжительность проекта.

Все эти слагаемые «среды организации» необходимо тщательнейшим образом проанализировать до того, как вы начнете действовать исходя из выработанного плана внедрения. Если вы руководитель группы по внедрению, то для вас жизненно необходимо привлечь высшее руководство к оценке среды, ведь ее идентификация в соответствии с новой версией стандарта – ISO 14001:2015 стала обязательным требованиям для соответствия. Это совершенно новое требование – в предыдущей редакции такого не было. В подробностях мы рассмотрели «среду организации» (context of organization, – ред.) в другой статье. Она называлась «Определение среды организации в соответствии с ISO 14001». Кстати, вовлечение руководства тоже служит важным фактором в интересующем нас вопросе. Внедрить СЭМ будет проще и сделаете вы это быстрее, если удастся заинтересовать и заставить активно участвовать «топов» в проекте. Но свою роль играет, конечно, и эффективность, и знания вашего менеджера, выбранного на роль руководителя проекта. Итак, теперь мы, похоже, поняли, как ваши особенности сказываются на сроках. Теперь давайте посмотрим, имеются ли элементы и требования самого стандарта, которые удлиняют или укорачивают процесс.

Сколько времени внедрение должно занимать?

В обычной ситуации большинство организаций укладываются в шестимесячный срок (если количество их сотрудников – 20 человек и меньше, – ред.). Предприятиям большего размера, со штатом в пятьдесят человек и больше скорее всего понадобится больше времени: от года. Как мы уже говорили, воздействует на продолжительность работ не только размер, прикидывая сроки, следует рассматривать его в совокупности с другими аспектами (отрасль, потенциальный экологический след, есть ли внешний консультант). Та же консалтинговая организация, как вы понимаете, потенциально наносит гораздо меньший вред экологии, чем промышленный завод и это нельзя игнорировать, отвечая на вопросы, которые поднимаются в этой статье.

Если ваша компания не способна нанести большого вреда окружающей среде – это не лишает ее права проявить свою экологическую ответственность. Стандарт ISO 14001 подходит для любой организации. Однако даже несмотря на еще большую гибкость, в ISO 14001:2015 по сравнению с ISO 14001:2004 есть несколько принципиальных требований. Факт внедрения вами СЭМ не будет признан аудитором, пока вы не продемонстрируете свидетельства, по крайней мере, следующего:

• процесс анализа со стороны руководства на практике реализуется;
• есть записи последнего проведенного внутреннего аудита;
• есть свидетельства внедрения корректирующих действий;
• есть примеры или свидетельства эффективной обратной связи по жалобам и обращениям потребителей;
• имеются записи встреч для обсуждения рисков и доказательства предпринятых по результатам мер.

Таким образом, хотя на первый взгляд может показаться, что упор на PDCA в последней редакции ISO 14001:2015 ослаблен, аудиторы не перестанут проверять все вышеперечисленное, и по-прежнему будут давать «зеленый свет» только когда практическое внедрение основополагающих элементов ISO 14001 было доказано.

Что может быть сделано для ускорения процесса?

Ну и очевидным фактом является то, что, чем больше экспертизы, ресурсов, учебных возможностей вы привлечете в проект, тем быстрее он может быть завершен. Стоит добавить, что на время, которое вы потратите, окажет воздействие и ваш выбор на некоторых стадиях создания системы. Какова будет частота аудитов, как интенсивно будут налажены процессы обратной связи с потребителями, риск-ориентированные меры. Естественно, если сроки внедрения отодвигаются, то вместе с датой завершения отодвигается в будущее и дата, когда вы будете готовы к сертификационному аудиту. Приведу пример, показывающий, как это важно. Если периодичность внутренних аудитов вы спланировали таким образом, что первая такая проверка пройдет только через девять месяцев спустя после окончания процессов внедрения ISO 14001, то органы по сертификации не будут проводить сертификацию до этого.

Добавлю, что некоторые компании решают поступить проще и заказывают услуги внешнего консультанта по внедрению ISO 14001. Эта дополнительная подмога способна сильно ускорить процесс и вдохновить персонал. В предыдущей статье «12 шагов перехода с ISO 14001:2004 на редакцию 2015 года» есть некоторые полезные идеи по подготовке к сертификации. Однако не теряйте из виду главное – ключ успеху внедрения только в вашем эффективном планировании. Все остальное может помочь, но заменить планирования не в состоянии. Если вы установите жесткие сроки и энергично возьметесь за реализацию проекта, коммуникацию с персоналом, обучение и другие мероприятия, то ждать завершения проекта останется совсем недолго.

Будет интересно ознакомиться: Сколько времени занимает внедрение системы менеджмента качества основанной на ISO 9001?

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.