Понадобится ли нашему предприятию переписывать всю документацию?

Нет. Стандарт ISO 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования» обязывает внедряющего лишь соответствовать своим требованиям. Эти требования в общем виде заключаются в том, что необходимо разработать политику и цели в области качества, Руководство по качеству, документированные процедуры, рабочую документацию; учесть внешнюю документацию имеющую отношение к системе менеджмента качества предприятия. Виды деятельности, которые существуют на предприятии, должны быть идентифицированы, документально оформлены, документация должна поддерживаться в рабочем состоянии. В организации нужно вести записи, эти документы фиксируют результативность функционирования системы менеджмента качества (СМК, – ред.), отражают данные, необходимые для анализа ситуации системой. Поскольку конкретная форма, в которой должны быть выполнены документы, а также степень документированности процедур – не установлены, то им вполне может отвечать уже существующая в организации документация. Последнее, согласно ISO 9001, руководство предприятия вправе определять в зависимости от ряда параметров, в частности, от размера организации. Документация системы менеджмента качества по ISO 9001 у многих пользователей стандарта ассоциируется с самой системой менеджмента. На самом деле, это не совсем так.

В практике внедрения систем менеджмента качества в России, иерархия документации СМК обычно состоит из пяти ступеней.

На ее вершине находятся документы, которые предоставляют общую характеристику внедренной системы менеджмента качества (Руководство по качеству, – ред.), устанавливают направления и показатели деятельности системы (документированные цели и политика в области качества, – ред.).

На второй ступени – документированные процедуры, обеспечивающие методологическую и нормативную основу процессов СМК. По ISO 9001 среди обязательных к документированию отмечены лишь некоторые виды деятельности, например, внутренние аудиты.

На третьем уровне следует рабочая документация, где дано, в основном, описание конкретных процедур, которые выполняются на предприятии.

Четвертая ступенька – записи, фиксирующие достигнутые результаты и свидетельства осуществления деятельности, пятая ступень – внешняя документация, имеющая отношение к СМК: законы, стандарты и многое другое.

Последовательность запуска в работу различных уровней документации систем менеджмента никак не регулируется стандартом. Это зависит от конкретных условий конкретной организации. После создания Политики и Целей в области качества может следовать документирование процедур, выпуск форм записей и только потом написание Руководства по качеству. Может быть и наоборот. Важно, чтобы в составе руководства предприятия был ответственный за документирование, который бы следил за тем, чтобы соблюдалась актуальность документов, поддерживалась их постоянная ротация.