Перечень документов, которые должна предоставить компания для прохождения сертификации

Документы, которые требуется предоставить в орган по сертификации до проведения самой процедуры оценки соответствия, всецело зависят от особенностей объекта сертификации. Многое может определяться и конкретной системой добровольной и обязательной сертификации, в которой вы решили пройти сертификацию. Да, действия в последних тщательно регулируются внутренней нормативной документацией системы, но в той же системе ГОСТ Р – нет универсального для всех работающих в ней сертифицирующих органов перечня документов, которые они запрашивают у заявителя. Конечно, такая ситуация вполне обычна и для добровольных систем.

Рассмотрим возможные требования по подаче документов в орган по сертификации на примере систем менеджмента. Довольно распространенными, например, являются система менеджмента качества (СМК, – ред.) и система экологического менеджмента (СЭМ, – ред.) экологии. Их сертифицируют по стандартам Международной организации по стандартизации (International Organization for Standardization, – ред.) ISO 9001 и ISO 14001. Стоит отметить здесь и OHSAS 18001, на соответствие этому нормативу проверяют систему менеджмента безопасности труда и охраны здоровья. В случае с системами менеджмента пакет требуемых документов можно условно разделить на две части: документация системы менеджмента и уставные документы предприятия. Первые запрашиваются, поскольку компания должна внедрить систему менеджмента до того, как подавать заявку на сертификацию: необходимо проверить их правильность. Вторые обычно включают в себя: устав, свидетельство о государственной регистрации, выписку из ЕГРЮЛ, ИНН, структурную схему подразделений, описание функциональных обязанностей подразделения, документы о компетентности сотрудников предприятия. Как не трудно догадаться по характеру документов, они нужны органу по сертификации, чтобы познакомиться с деятельностью и характеристиками компании. Что касается документации системы менеджмента, то она должна иметься у предприятия вся, но многие органы по сертификации ограничиваются тем, что запрашивают часть этой документации. Например, при оценке соответствия по стандарту системы менеджмента качества ISO 9001, интересуются наличием документов в иерархии: Руководства по качеству, Политики и Целей в области качества. Впрочем, это не значит, что другие документы можно не создавать, отсутствие любого из них или невыполнение того, что написано в документах – является критическим несоответствием, и сертификат не может быть выдан, пока это несоответствие не устранено. Это, конечно, касается и документированных процедур. Кстати, в стандарте ISO 9001 написано, что организация сама выбирает область распространения своей СМК (система менеджмента качества, – ред.). Область сертификации будет описана и в сертификате. Поэтому в орган по сертификации нужно подавать не документацию 6 обязательных по ISO 9001 процедур, а всех процедур, которые имеют отношение к заявленной области распространения СМК (определить область распространения – требование ISO 9001, – ред.), так как без них орган по сертификации не может составить себе достаточное представление о реальной области распространения системы.

Перечень уставных документов, которые понадобятся предприятию при сертификации по другим стандартам систем менеджмента, скорее всего, будет похож на список ISO 9001, а вот документы самой системы, в каждом случае будут свои, положенные по стандарту. Впрочем, и у первого правила могут быть исключения. Так, в случае с OHSAS 18001 и ISO 9001 (чтобы проверить реализацию пункта 6.4, – ред.) могут потребоваться документы о завершении аттестации рабочих мест (карта аттестации и сводная ведомость результатов аттестации рабочих мест, – ред.).

Отметим еще один важный в связи с подачей документов на сертификацию систем менеджмента момент. В связи с развитием интегрированных систем менеджмента, многие органы по сертификации предлагают скидки в том случае, если вы уже сертифицировали одну систему менеджмента и собираетесь сертифицировать другую. Это, очевидно, связано с тем, что многие популярные стандарты на системы менеджмента содержат довольно большой процент близких или одинаковых требований. Соответственно, сертифицируя свою СЭМ (систему экологического менеджмента, – ред.), соответствие ее части вы уже подтвердили, получив сертификат ISO 9001. Отсюда скидка. Но для ее получения еще понадобится предоставить сертифицирующей организации действующий сертификат ISO 9001.

Теперь о сертификации продукции. Если систем добровольной сертификации систем менеджмента уже достаточно много, то системы добровольной оценки соответствия продукции только начинают появляться. Пока непререкаемым авторитетом в этой сфере пользуется система ГОСТ Р – самая крупная, государственная система сертификации, созданная для обязательной оценки соответствия отечественных и импортных товаров. Существует возможность проходить сертификацию в ГОСТ Р добровольно, чем и пользуется большое количество предпринимателей. Документы, которые от вас потребуют при сертификации по правилам системы зависят от схемы сертификации. В системе их десять. К примеру, при схеме №9 необходимо представить в сертифицирующий орган:

• свидетельство о регистрации, постановке в налоговую инспекцию заявителя;
• контракт на поставку;
• инвойс;
• паспорт изделия с техническими характеристиками;
• декларацию о соответствии от изготовителя.

В нормативных документах ГОСТ Р, вопрос о документах, которые предприятия-кандидаты на сертификацию подают в орган по сертификации не уточнен, сказано только, что сертифицирующие организации должны собрать всю необходимую «доказательственную базу». Поскольку в системе могут работать несколько органов по сертификации, аккредитованных в ГОСТ Р и занимающиеся одними и теми же видами деятельности, то теоретически возможна ситуация, когда при оказании одной и той же услуги разные органы запросят несколько отличающиеся перечни документов. Но списки вряд ли будут принципиально отличаться, ведь всем нужна одна и та же «доказательственная база».