О чем аудитор по ISO 14001:2004 спросит вас во время сертификации?
Источник: настоящая статья принадлежит перу специалиста по качеству Джона Нолана. Джон работает приглашенным лектором в британском институте ILM (Institute of Leaders and Managers, – ред.), имеет аккредитацию на деятельность в сфере применения PRINCE 2 (стандарт в области управления проектами, – ред.) в области хранения данных и электроники. Дипломированный инженер, имеет 15-летний опыт работы в области создания и управления системами менеджмента качества (СМК, – ред.) в Великобритании. В частности, занимался созданием СМК в структурах местных органов власти.
Говорят, в жизни ничего не может заменить опыт. Это в полной мере относится к внедрению и сертификации по стандарту ISO 14001 и прохождению аудита системы экологического менеджмента (СЭМ, – ред.). Прежде, чем я продолжу, прочтите нашу статью «Какие процедуры документировать в СЭМ?». Если вы не знаете, как сформулировать роль представителя руководства по СЭМ, то добро пожаловать в нашу статью «Какова роль представителя руководства по СЭМ?». Прежде, чем вы решитесь на аудит по ISO 14001, как можно лучше отработайте все, с чем приходится сталкиваться в экологическом менеджменте: идентифицируйте экологические аспекты, какие из них затрагиваются в законодательстве и что нужно сделать, чтобы ему соответствовать. Установите экологические цели, займитесь обучением. Ресурсами для СЭМ, распределением ответственности в системе. Вы сможете сказать, что готовы к аудиту только когда сами поймете, что соответствуете стандарту. Последнее достигается тем, что вы некоторое время работаете с системой и с разных сторон из разных процессов СЭМ вам поступают подтверждения: все в порядке. Технически, даже при этом вы можете что-то пропустить. Поэтому оставим в стороне требования ISO 14001 и «зайдем на цель» с другой стороны: а какие вопросы может задать вам сертификационный аудитор, когда явится с внешней проверкой?
Подготовка к вопросам аудитора
Большая часть стандарта ISO 14001, как большинства других стандартов ISO, очень точная и недвусмысленная. Там прямо написано, каким требованиям нужно соответствовать. Но по моему опыту, подвох будет поджидать не с этой стороны. Самые острые вопросы аудитор задает от себя. За примерами далеко ходить не нужно. Например, в стандарте написано, что «топ-менеджмент должен быть привержен соответствию законодательству и другим требованиям, чтобы предотвратить загрязнение окружающей среды и постоянно улучшать свою деятельность». Опираясь на это, аудитор почти наверняка спросит, а, собственно, ради чего ваша организация стремится получить сертификат? Надеюсь, что компания хочет при помощи ISO 14001 защитить экологию для будущих поколений и повысить эффективность своих экологических мероприятий в цепочке поставок, а также удовлетворить своих клиентов, работая максимально экологичными методами. Если настоящая причина в том, что на вас давят партнеры или вашей единственной целью сертификации ISO 14001 служит попадание на тендер, то это не то, что захочет услышать сертификационный аудитор.
А какие еще вопросы?
Надвигающаяся новая редакция ISO 14001 (2015 года – ред.) должна выдвинуть еще более категорические требования относительно приверженности топ-менеджмента системам экологического менеджмента и способности лидеров организации устанавливать цели в области экологического менеджмента. Когда приедет аудитор, важно продемонстрировать свидетельства реализации процессов анализа со стороны руководства и их выходные данные. Также необходимо фактами подтвердить внедренные в работу улучшения. С большой вероятностью для аудитора это будет достаточным подтверждением стандарту. Еще одно, аудитор захочет поговорить с представителями высшего руководства, чтобы убедиться: они хорошо информированы и осведомлены в вопросах, связанных с СЭМ, имеют отчетливую стратегию. Важно помнить, что сертификационный аудит ISO 14001 – это не только работа с документацией. Вас будут судить по тому, что вы говорите и какие знания вы демонстрируете.
В долгосрочной или в краткосрочной перспективе, вот в чем вопрос!
В прошлые годы аудитор по стандарту ISO 14001 в первую очередь интересовался бы тем, как вы управляете внутренними вопросами: как снижаете углеводородный след, какие выбросы делаете в систему коммунального хозяйства, – какой эффект оказываете на экологию. Времена изменились, и сегодня проверяющие смотрят шире и имеют более широкое понимание экологических взаимосвязей. Если вы сможете представить свидетельства того, что приносите окружающей среде меньший вред, чем в среднем приносят организации вашей отрасли, которые с вами конкурируют – тогда у вас есть решающий довод при убеждении не только аудитора, но и своих клиентов. Иронично, что именно прямая и честная экологическая политика избавит вас от многих вопросов аудиторов.
Поступки, действия и вопросы
Настало время сделать некоторое резюме для сказанного. Чтобы убедить аудитора в том, что вы соответствуете требованиям и вам нужно выдать сертификат ISO 14001, нужно сделать две вещи. Первое. Убедитесь, что в компании выполняется каждое требование ISO 14001, неважно, идет ли речь о действующей редакции 2004 года или о новой версии, которая вот-вот выйдет – в 2015 году. Второе. Нужно, чтобы ваша команда могла в разговоре показать знания, достаточные, чтобы понять не букву, а суть ISO 14001. Не пытайтесь создать для аудитора видимость, не думайте о том, что он скажет и подумает. Просто будьте тем, кто вы есть и постарайтесь ответить на вопросы так хорошо, как вы можете. Если вы не знаете ответ, просто скажите, что узнаете, как правильно. Продемонстрируйте открытый взгляд на проблемы и покажите, что вам не безразлично, как ваша работа отражается на экологии. Готовьтесь к вопросам сертификационного аудитора так же, как вы готовились к самому проекту внедрения ISO 14001. Удачи вам!
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.