Насколько дорого внедрять ISO 9001?
Источник: автором статьи является Марк Хаммар, сертифицированный в ASQ (Американское общество качества – American Society for Quality, – ред.) менеджер по качеству и деловому совершенству. В сфере качества Марк работает с 1994 года. Автор статьи имеет практический опыт в области аудита, улучшения процессов, подготовки процедур для систем качества (СМК, – ред.) и систем экологического менеджмента (СЭМ, – ред.). Также Марк Хаммар – сертифицированный ведущий аудитор по стандартам ISO 9001, AS 9100 и ISO 14001.
Стоимость создания системы менеджмента качества (СМК, – ред.) по ISO 9001 – одна из первых тем, которые приобретают остроту, когда вы решились начать этот проект. И именно проблема стоимости часто удерживает от внедрения, так как крайне тяжело дать в начале проекта точную оценку необходимых затрат. Цена имплементации СМК зависит от большого количества различных факторов. Чем ближе вы знакомитесь со стандартом, тем легче вам будет оценить разброс затрат, которые вы можете понести, вы даже можете получить точные цифры. Именно изучение ISO 9001 поможет сформировать бюджет под проект внедрения.
Что оказывает влияние на стоимость создания СМК?
Затраты на СМК проистекают из разных источников. Речь идет о различных, так сказать, типах затрат. Будут ли присутствовать те или иные типы издержек в вашем случае, определяется набором возможностей, используемых вами при внедрении. Возможных стратегий в этом смысле может быть немало. На стоимость имплементации СМК в очень значимой степени повлияет размер организации и сложность ее процессов. Однако верно и то, что небольшая компания в большинстве случаев будет иметь менее сложные процессы и технологии, чем крупная. Соответственно, ее затраты на создание СМК будут меньше. Давайте же перечислим типы издержек с указанием факторов, которыми они вызваны. Так мы сможем лучше понять, что конкретно провоцирует колебания цены внедрения от одной конкретной компании к другой.
Приобретение технологий внедрения ISO 9001. Наиболее важная вещь, напротив которой нужно поставить галочку «Достигнуто» в ходе внедрения – знания. Они необходимы не столько даже для самого внедрения, сколько для поддержки работающей СМК. Ваши сотрудники или те, кто будут заниматься внедрением, должны будут отправиться на обучение и почитать некоторое количество специальной литературы. Расценки на такое обучение во многих местах достаточно высоки, но если вы проведете небольшое исследование рынка, то, без сомнения, вам удастся найти более экономичные решения, отвечающие вашим потребностям и сэкономить, таким образом, свои средства. Аналогична ситуация с приобретением специальной литературы по СМК.
Посторонняя помощь. Для запуска проекта внедрения ISO 9001 в большинстве случаев недостаточно обучения. Вам понадобится дополнительная поддержка, чтобы продвинуться в своих начинаниях. Если нет работников с опытом создания СМК, то кто-то такой вам все равно будет нужен. Помощь может прийти от консультантов по СМК и из других источников. Источники опыта и полезной информации по созданию систем менеджмента становятся день ото дня более популярными из-за их доступности и низкой стоимости. Наибольшая польза от профессиональной внешней поддержки заключается в том, что вы не будете буксовать в ходе создания СМК. Вас обойдет стороной перспектива тратить уйму времени на действия, которые не двигают вас к цели или разрабатывать уйму ошибочной документации, которая не требуется на самом деле по стандарту и не нужна вашей компании. Но прибегая к внешней помощи нужно избежать ловушки уверенности, что люди или он-лайн решения, которые придут со стороны выполнят внедрение ISO 9001 за вас. По-настоящему систему способны создать только вы и ваши сотрудники.
Издержки внедрения, связанные с оплатой времени сотрудников. Частенько этот факт выпадает из поля зрения по одной простой причине: компании уже платят своим сотрудникам зарплату. Они редко рассматривают время работников, как дополнительные издержки проекта внедрения ISO 9001. Однако подумайте о том, что ваши люди вместо выполнения своих обычных обязанностей станут участвовать в деятельности по созданию системы качества – это одна из скрытых издержек на внедрение. Конечно, меньше всего вы хотите платить менеджеру или инженеру зарплату за то, что они разберутся в том, какие обязательные документы нужно создать для работы системы по ISO 9001. Вас интересует их непосредственная производственная деятельность. Вот почему так важно уравновешивать в правильной пропорции привлечение внешних и внутренних человеческих ресурсов в проекте.
Затраты на сертификацию. Проект внедрения еще нельзя считать завершенным, если компания не прошла сертификационный аудит. Сертификат нужен как доказательство того, что вам удалось успешно внедрить ISO 9001 и как залог вашего дальнейшего стремления к улучшениям. То, насколько дорого для вас будет стоить сертификация находится в зависимости от размера организации – численности сотрудников, количества филиалов, которые попадают в область распространения СМК (читайте статью «Как определить область применения СМК в соответствии с ISO 9001:2015»). Чтобы уменьшить затраты можно сузить количество процессов и филиалов, находящихся под управлением системы качества и ограничиться парой самых важных производственных офисов. Скорее всего, позднее можно будет расширить область применения, но будьте осторожны – это возможно не всегда. Необходимо подумать и об органе по сертификации (ОС, – ред.), который вы выбираете. Некоторые ОС, которые являются ведущими, выставляют более высокий ценник на свои услуги, чем конкуренты. Только вам решать, остановить свой выбор на сертификационной компании, опирающейся на международное признание или удовлетвориться ОС с локальной репутацией.
После внедрения. Это, конечно, уже нельзя отнести к цене внедрения, но мы говорим об этом здесь, потому такие затраты тоже нужно принимать во внимание еще на этапе внедрения. Вы должны будете проходить инспекционные аудиты в последующие за сертификацией три года, а по прошествии трех лет понадобится еще «пережить» ресертификационную проверку. В обычном случае цена на инспекционные аудиты и ресертификацию ниже, чем цена первоначального сертификационного аудита, но так бывает не всегда. При переговорах с вашим ОС, убедитесь, что заранее прояснили данный вопрос. Если все в порядке, то других дополнительных затрат, кроме времени сотрудников, которое требует на поддержку процессов СМК по стандарту, у вас не будет.
Хорошая предварительная прикидка затрат – ключ к успеху
В двух словах – будьте осторожны! Последняя вещь, которую вам можно пожелать – это проделать половину пути в проекте внедрения ISO 9001 и посередине обнаружить, что у вас нет средств, чтобы довести дело до конца. Многие вопросы по мере имплементации ISO 9001 потребуют вашего внимания, вас ждет немало препятствий. Почти ежедневно будут возникать кризисные ситуации определенного рода. Скрытые издержки могут потопить проект и, похоже, единственный шанс избежать этого – провести доскональный анализ, вовремя побеседовать с нужными людьми и найти наилучшие из возможного решения по контролю затрат.
Качественная подготовка – ключ к успеху. Это значит, что нужно хорошо подготовить людей к реализации проекта и обдумать, хорошо сформулировав, область применения СМК. Для вашей команды все это означает необходимость обучаться, заново познавая собственную организацию и такую область, как менеджмент качества. Последнее по порядку, но не по значению, что необходимо сказать: нужен кто-то, кто возглавит проект (менеджер проекта, обладающий всеми необходимыми качествами и знаниями). Нужен также спонсор (выделяющий ресурсы, несущий издержки и обладающий весом в организации для того, чтобы проталкивать проект вперед).
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.