Каковы обязанности высшего руководства в системе экологического менеджмента по ISO 14001:2015?
Источник: настоящая статья принадлежит перу специалиста по качеству Джона Нолана. Джон работает приглашенным лектором в британском институте ILM (Institute of Leaders and Managers, – ред.), имеет аккредитацию на деятельность в сфере применения Prince 2 (стандарт в области управления проектами, – ред.), в области хранения данных и электроники. Дипломированный инженер, Нолан имеет 15-летний опыт работы в области создания и управления системами менеджмента качества (СМК, – ред.) в Великобритании. В частности, занимался созданием СМК в структурах местных органов власти.
Публикация ISO 14001:2015 в сентябре 2015 года реализовала некоторые фундаментальные изменения в том разделе стандарта ISO (Международная организация по стандартизации – International Organization for Standardization, – ред.) на системы экологического менеджмента (СЭМ, – ред.), который посвящен ответственности руководства. «Лидерство и приверженность» раскрываются в Параграфе №5 ISO 14001. В деталях изменения в этом параграфе по сравнению с прежней редакцией норматива уже нами рассматривались в одном из предыдущих материалов: «Как продемонстрировать лидерство в соответствии со стандартом ISO 14001:2015». И вот, мы снова говорим о роли топ-менеджмента в СЭМ. Дело в том, что в стандарте ISO 14001 сферы ответственности «топов» не сводятся к содержанию одного раздела. О каких новых требованиях к руководителям идет речь? Что нам нужно сделать, чтобы пользоваться всей полнотой преимуществ от применения ISO 14001:2015. Наконец, очень животрепещущий вопрос: каким конкретным новым требованиям нужно отвечать, дабы все-таки пройти аудит соответствия обновленному документу?
Ответственность руководства в СЭМ по параграфам
Возможно, наилучшим способом рассказать о том, что требует от топ-менеджмента ISO 14001:2015, является отдельный экскурс в каждый раздел стандарта и в то, как там затрагивается высшее руководство. Но сперва лучше как следует понять специальный параграф о лидерстве – Параграф №5, который нами выше уже упоминался. Лучше всего, конечно, если читатель приобретет лицензионную версию стандарта и сопоставит требования с конкретными реалиями своей организации, но если он этого еще не сделал – добро пожаловать в наш беглый и общий обзор. Давайте посмотрим какие требования, в каких параграфах правильно интерпретировать как ответственность высшего руководства в СЭМ.
Параграф №4. Среда организации (Context of the organization). Параграфа не было в ISO 14001:2004 и он сам по себе является одним из самых больших реформ версии 2015 года. Специально о разделе мы, помнится, говорили в другом нашем материале «Как идентифицировать среду организации в соответствии с ISO 14001». В двух словах в данном разделе ISO 14001:2015 требует от топ-менеджмента еще до начала внедрения СЭМ определить будущую область распространения системы менеджмента, внешние и внутренние факторы, которые будут важны для нее, а также идентифицировать заинтересованных лиц, имеют значение с точки зрения результатов СЭМ. Задачи, перечисленные в Параграфе №4 имеют центральное значение для судьбы системы и не могут быть руководством делегированы кому-либо, поскольку для такой работы нужные специфические знания о стратегии и ситуации в компании. Никто кроме «топов» ими не обладает.
Параграф №6. Планирование. Другой пример требования, успешное выполнение которого внедряющей организацией предполагает вовлеченность высшего руководства. Планирование экологических аспектов, действий в СЭМ, выполнения обязательств по соответствию требованиям, планирование экологических целей, – все эти задачи из области планирования могут быть решены без вовлеченности «топов». Понятно, что лишь у руководителей есть некоторые ответы на вопросы, которые возникают в ходе решения перечисленных задач. То же касается и процессов идентификации рисков и использования возможностей. Это одна из важнейших функций СЭМ, но ее успешная реализация возможна только с помощью топ-менеджмента. Лишь он обладает нужной посвященностью в стратегические планы предприятия.
Параграф №7. Средства обеспечения. Это очень обширный по кругу освещаемых проблем раздел ISO 14001:2015. В веренице требований попадается множество таких, где без участия топ-менеджмента нечего ждать положительных результатов. Ресурсы, компетентность, осведомленность, коммуникация, документированная информация, – здесь снова вы столкнетесь с множеством моментов, в которых особенно важно понимание руководителями стратегии компании. Нужны достаточные полномочия, чтобы одобрить, подкрепить влиянием, сориентировать участников работы из персонала.
Параграф №8. Деятельность. Я повторюсь, но в управлении бизнес-процессами, планировании реагирования на инциденты ничего не удастся без знаний, действенного участия и руководящей роли руководства, которое понимает стратегическое измерение того, что делается.
Параграф №9. Оценка результатов деятельности. Такие функции, как анализ со стороны руководства и внутренний аудит, мониторинг и измерения результатов не будут действовать должны образом без вовлеченности и действенного участия топ-менеджмента.
Параграф №10. Улучшение. Главным и общим требованием к лидерам организации, которое предъявляет стандарт ISO 14001 является отслеживание результатов. Можно сказать, что к этому требованию крепятся все остальные, ведь только у топ-менеджмента в СЭМ есть достаточные полномочия и влияние, чтобы отреагировать на неэффективные результаты. Высшее руководство, наблюдая за результатами одно может дать старт всему, что упоминалось выше. Выделить больше ресурсов? Денег? Поддержать? Улучшить ситуацию с информированностью в чем-либо? Руководство должно делать то, что потребуется, чтобы положить СЭМ на «другой курс» – ближе к запланированным ранее самими же лидерами экологическим целям.
Как, я надеюсь, мне удалось показать, Параграф №5 о лидерстве очень важен, но когда речь заходит о сферах ответственности высшего руководства в СЭМ, он открывает нам только верхушку айсберга. Что ж, не забыли ли мы чего? Быть может, можно сделать еще что-нибудь?
Ответственность высшего руководства. А где доказательства?
В предыдущей статье «Новый подход к документированной информации в ISO 14001:2015» мы уже провели обзор новых положений норматива, затрагивающих проблему документации СЭМ. Здесь скажем лишь, что, как видно из всего, о чем мы писали выше, требуются доказательства постановки задач, действий, анализа, информирования, если мы хотим на фактическом основании судить о том, правильно ли топ-менеджмент участвует в СЭМ. Исходя из этого кажется не менее важным обдумать метод сбора и представления реализации лидерами компании своих сфер ответственности в соответствии с ISO 14001. Но как быть, ведь эта ответственность касается совершенно разных по своей сути элементов СЭМ и рассеяна по всему стандарту. Как это документировать? Выбираемый формат зависит от вашей специфики, но часто удачным вариантом является совмещение свидетельств выполнения «топами» своих обязанностей в записях совещаний анализа со стороны руководства. Вне зависимости от периодичности процессов анализа, набор записей о вовлеченности руководства за разное время продемонстрирует соответствие ISO 14001. Другая важная мысль состоит в том, что из всего сказанного совершенно ясно, что ответственность лидеров компании не заканчивается и не начинается пятым параграфом. Она красной нитью проходит через всю модель СЭМ и должна быть органично и живо вплетена во все аспекты функционирования системы предприятия. Добейтесь этого, и вы очень скоро насладитесь плодами своих усилий.
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.