Каковы ключевые роли и зоны ответственности в системе экологического менеджмента ISO 14001:2015?

Источник: статья принадлежит перу специалиста по качеству Джона Нолана. Джон работает приглашенным лектором в британском институте ILM (Institute of Leaders and Managers, – ред.), имеет аккредитацию на деятельность в сфере применения Prince 2 (стандарт в области управления проектами, – ред.) в области хранения данных и электроники. Дипломированный инженер, имеет 15-летний опыт работы в области создания и управления системами менеджмента качества (СМК, – ред.) в Великобритании. В частности, занимался созданием СМК в структурах местных органов власти.

Если у вас есть СЭМ (система экологического менеджмента, – ред.), сертифицированная по стандарту ISO 14001:2015, то вас не удивить тезисом, что есть целый ряд ключевых ролей и сфер ответственности, которые за кем-то должны быть закреплены и которые обязательно должны быть реализованы, потому что без этого нельзя успешно ни внедрить, ни поддерживать функционирование СЭМ. Роли и зоны ответственности, о которых тут идет речь, связаны с менеджментом разного уровня и с разными измерениями и гранями управления компанией: внутренний климат в компании, производительность, вовлеченность ежедневные операции, которые воспроизводит персонал. В отдельных случаях, в связи с СЭМ может возникнуть даже потребность в назначении ответственного по общению со СМИ и правительством, когда затрагивается экологическая проблематика. Расклад для вашего предприятия будет, скорее всего, сильно зависеть от специализации, размера и отрасли. Как бы не запутаться в этом широчайшем круге сфер ответственности? Что об этом говорит стандарт? Какую можно себе представить схему положений ISO 14001 по данному вопросу, чтобы легко уяснить возможности и альтернативы при распределении обязанностей в рамках СЭМ?

Организационные роли и ответственность. А что написано в самом стандарте ISO 14001:2015?

Если вы хотите знать, в каком разделе ISO 14001 специально «трактуется» проблема ответственности, то скажем сразу, что смотреть надо подпункт 5.3 (ISO 14001:2015, – ред.). Он имеет дело с организационными ролями, сферами ответственности, а также полномочиями. В первую очередь данная часть нормативного документа устанавливает, что топ-менеджмент предприятия ответственен за «назначение и доведение до работников в организации обязанностей, ответственности и полномочий для выполнения соответствующих функций». В тексте требований разъяснено, что менеджмент все время сохраняет ответственность за соответствие СЭМ требованиям стандарта. Стоит выделить положение, где предписывается закрепление ответственности за доведение до топ-менеджеров данных о результативности системы. С первого взгляда эти несложные нормы могут показаться простыми и на уровне здравого смысла, но не спешите. Как уже было сказано выше, нюансы их реализации в конкретных компаниях, учитывая их различия по размеру, специализации и отрасли могут быть очень разнообразны. Итак, возникает вопрос, если мы подошли к требованиям из 5.3, то могут ли быть какие-нибудь практические советы или способы проверить: удовлетворяют ли процессы внедряющей ISO 14001 компании требованиям об ответственности. Если, да, то как же понять, насколько процессы успешны? Или они могут быть лучше?

Практические примеры ролей и сфер ответственности, которые важны с точки зрения внедрения и функционирования СЭМ

С какими-то ролями для внедряющих ISO 14001 компаний существует выбор, но функция лидера компании не может быть отменена и необходимость в этой роли очевидна. В одном из прошлых постов, а именно: «Как продемонстрировать лидерство в соответствии с ISO 14001:2015?» мы обозревали требования к лидерству из ISO 14001. Что совершенно ясно, так это то, что ответственность за СЭМ на стратегическом уровне, выделение ресурсов, делегирование полномочий, поддержка, коммуникации, обеспечение процессов постоянного улучшения, – за все это могут ответственность нести только организационный лидер или команда лидеров. На это абсолютно не влияет ни размер компании, ни многие другие факторы. На проблеме величины компании стоит остановиться поподробнее. Неважно, руководителем чего вы являетесь. Сколько у вас подчиненных, пять? Пятьсот? Перечисленный выше ряд обязанностей все равно ляжет на плечи того, кто признается лидером в компании. Президент большого предприятия атомной промышленности будет налаживать коммуникации СЭМ с заинтересованными лицами, каковыми в его ситуации будут политики из правительства, политические партии и СМИ. Однако если не брать в расчет публичность – обязанности в СЭМ президента крупнейшей организации будут не так уж сильно отличаться от обязанностей предводителя коллектива в 20 сотрудников с сертифицированной по ISO 14001:2015 системой экологического менеджмента. Разница может быть только в обстоятельствах делегирования обязанностей, полномочий, ролей, ответственности за функционирование СЭМ и подготовку отчетов. Но мы пообещали остановиться на альтернативах, существующих у организаций при распределении ролей и ответственности. Давайте поговорим об этом.

1. Убедиться, что СЭМ реализует требования стандарта. За это направление работы может отвечать один сотрудник при условии, что он обладает необходимыми знаниями и навыками. Независимо от размера вашей компании, работу лучше поручить одному или двум ключевым работникам – во избежание ошибок и недоразумений. Поддержание в актуальном состоянии реестра законодательных требований, имеющих значение для вашей СЭМ лучше – так показывает опыт – доверить одному сотруднику, а не нескольким.
2. Отчитываться о состоянии функционирования СЭМ перед топ-менеджментом. Это еще одна ключевая сфера ответственности в вашей СЭМ. Можно поручить одному компетентному сотруднику, но в реальности этот процесс будет неизбежно зависеть от нескольких людей. Процесс может работать хуже, чем мог бы, если вам не удастся выявить и назначить четкие и корректные показатели деятельности.
3. Отвечать за ежедневное поддержание СЭМ в рабочем состоянии. Если говорить об этой сфере, то здесь различия в зависимости от размера и специализации организации могут быть существенны. Есть о чем поразмыслить. Если у вас предприятие крупного бизнеса, пожалуй, вам может потребоваться большое количество компетентных и обученных сотрудников для многочисленных отдельных функций СЭМ. Мы об этом уже говорили в статье «Компетентность, Обучение, Осведомленность ISO 14001. Почему они важны для СЭМ?». Что касается малой фирмы, то тут с подобной работой, теоретически, может справиться один компетентный сотрудник. Но это будет соответствовать ISO 14001 только если вы убедитесь, что остальные сотрудники в требуемой степени проинформированы о СЭМ и ее работе, достаточно компетентны и обучены, чтобы работать с ней: владеют целями СЭМ, знают о ее работе и мероприятиях, а также понимают результаты.

Итак, теперь мы видим, что есть несколько вариантов действий в СЭМ из которых можно выбрать наилучший. Могут быть еще советы?

Распределение ролей и ответственности в вашей организации

Обычно никто лучше не понимает требования организации, чем она сама и поэтому она должна решать, как распределить роли и ответственность. Впрочем, есть общие моменты. Можно смело призвать каждую компанию подумать об этом. Подробнее в нашей статье «Как определить область применения СЭМ в соответствии с ISO 14001:2015?». Тема среды организации в связи с рассматриваемой нами темой приобретает такое большое значение, так как дает вам общее представление о будущем системы, прикинув по которому вы можете сделать вывод о том, сколько вам нужно людей. Один? Много? Целая команда специалистов для поддержки ежедневного функционирования СЭМ? Например, многие дизайнерские и маркетинговые компании предпочитают нанять внешнего консультанта и поставить себя в зависимость от этого приглашенного специалиста. Как правило, у них просто нет в штате специалистов с навыками управления СЭМ. Напротив того, в промышленных компаниях обычно есть много специалистов, владеющих соответствующими знаниями и навыками. Что бы ни выбрали вы, делегирование ответственности и полномочий в сертифицированной СЭМ по ISO 14001 будет одной из ваших наиболее важных задач. Если допустите ошибку и ваш выбор падет на неверных людей без ключевых навыков, то эффективность работы вашей СЭМ пострадает прямопропорционально. Выберете верную конфигурацию ролей и делегирования ответственности – СЭМ компании от этого выиграет.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.