Какова роль представителя высшего руководства в системе экологического менеджмента по стандарту ISO 14001:2004?

Источник: автором статьи является Марк Хаммар – сертифицированный в ASQ (American Society for Quality, – ред.) специалист по качеству и деловому совершенству. В сфере качества эксперт трудится с 1994 года. У него есть опыт работы в сфере аудитов, улучшения процессов, написания процедур для систем управления качеством и систем экологического менеджмента. Марк Хаммар – сертифицированный главный аудитор по стандартам ISO 9001, AS 9100, ISO 14001.

Какова роль представителя высшего руководства в системе экологического менеджмента (СЭМ, – ред.) по стандарту ISO 14001:2004? Чем эти представители занимаются? Зачем вообще они понадобились? Эти вопросы регулярно звучат во время имплементации СЭМ. Это происходит оттого, что в ISO 14001:2004 немного подробностей об организационной роли представителя руководства. Все что есть, скупо сгруппировано в несколько требований раздела 4.4.1, который посвящен ресурсам, ролям, ответственности и полномочиям. Кстати, специально об этом разделе ISO 14001:2004 мы уже писали, если хотите больше деталей о 4.4.1, то почитайте «Как понять требования ISO 14001 к идентификации ответственности и полномочий». Нужно поговорить о том, что человек должен будет делать и за что отвечать, если топ-менеджмент выбрал его свои представителем по СЭМ.

Зачем вообще в СЭМ потребовалась такая организационная роль, как представитель высшего руководства?

Начать нам стоит с разъяснений по поводу того, зачем вообще нужны представители руководства. На самом деле требования об этом – привычный атрибут стандарта на системы менеджмента от ISO (Международная организация по стандартизации – International Organization for Standardization, – ред.). На практике требования ISO 14001:2004, которые стали темой этой статьи означают: в системе менеджмента должен быть специальный менеджер, который несет персональную ответственность и обладает полномочиями в вопросе обеспечения эффективности работы СЭМ. Нет, этот человек не должен делать все в системе по ISO 14001, его роль раскрывается пословицей «если не я, то кто». Этот человек – последняя инстанция системы и средоточие воли к изменениям. Положения ISO 14001:2004, связанные с представителем, по сути дела, можно свести к двум основным требованиям – для простоты. Во-первых, назначенный топ-менеджментом человек, должен самолично убедиться в том, что СЭМ внедрена и продолжает функционировать, во-вторых, представитель должен следить за тем, чтобы высшее руководство знало, что происходит с системой менеджмента. Не имея полной информации о состоянии системы, руководители не смогут расставлять приоритеты, регулировать выделение ресурсов и корректировать планы, если нужно. Конечно, эти вещи никто, кроме топ-менеджмента в СЭМ, сделать не в состоянии.

Обеспечьте разработку, внедрение и поддержку функционирования системы экологического менеджмента

Мы уже говорили, что если руководство в соответствии с требованиями ISO 14001 назначило своего представителя, то это вовсе не значит, что всю работу в СЭМ за весь коллектив должен делать именно этот сотрудник. Его функция именно проверить, знать точно, что система внедрена и работает, другими словами, представитель распределяет необходимые для достижения этой цели задачи среди сотрудников и «ставит отметку», что эти задачи были успешно реализованы. Однако многие скажут, что это общие слова и будут правы. Так как же именно представителю выполнять свою работу. Ниже прилагаются некоторые возможные методы, которые вы можете использовать на своем предприятии:

Система разработана: по требованиям ISO 14001:2004 все точки, в которых компания взаимодействует с экологией (на языке стандарта это называется «экологические аспекты») должны быть «идентифицированы». Также организация должна иметь – это еще одно требование стандарта – систему мониторинга ситуации с этими экологическими аспектами. Чтобы реализовать роль представителя руководства при выполнении компанией этих двух требований вы можете провести анализ того, как были выполнены идентификация и классификация экологических аспектов для каждого из видов деятельности, которые поддерживает ваша компания. При внедрении СЭМ это делается обязательно, и вы – как представитель топ-менеджмента – должны убедится в том, что все необходимое действительно было сделано. Больше информации об этой стороне вопроса читайте в нашей статье «Классификация и идентификация экологических аспектов». Следующая вещь, которую следует проверить: все ли процессы, требуемые стандартом ISO 14001:2004 есть у вашей компании. Дам небольшую подсказку. Если абсолютно все бизнес-процессы предприятия, с которыми могут быть связаны экологические аспекты были проанализированы, а сотрудники знают, как их деятельность сказывается на ситуации с тем или иным аспектом, то это надежный признак того, что система разработана правильно и все процессы, нужные для доказательства своего соответствия стандарту – имеются.

Система внедрена: ключевую роль в определении того, что система была действительно «внедрена» (входит в ответственность представителя руководства) играют данные первого внутреннего аудита СЭМ. Внутренняя проверка обследует все процессы, разработанные ранее для СЭМ и вы получите полную картину того, были ли они внедрены (работают ли на практике). Чтобы реализовать свою роль представителя руководства, проанализируйте документацию по результатам внутреннего аудита, включая отчеты обратной связи по корректирующим действиям. Так вы получите все сведения, которые нужны, чтобы убедиться в реальном внедрении системы управления. Смотрите также нашу статью «Внутренние аудиты в СЭМ: пять главных шагов».

Система поддерживается в рабочем состоянии: очень важная функция представителя руководства. Все тяжкие усилия по идентификации экологических аспектов, созданию процессов и выделению ресурсов пропадут втуне, если вы не убедитесь в том, что организация по-прежнему действует и меняется вместе с изменениями потребностей организации. В этом вопросе для представителя первостепенное значение приобретает «анализ со стороны руководства». В этом процессе из ISO 14001:2004 топ-менеджмент знакомится со всеми данными мониторинга и измерений в СЭМ. Эта информация показывает, сохраняет ли система эффективность и продвигаются ли улучшения именно так, как было ранее запланировано.

Донесение до руководства информации о том, как работает система экологического менеджмента

Представителю руководства по СЭМ недостаточно самому достоверно знать о положении дел. В его функции входит доведение этой информации до топ-менеджмента. Именно вы должны объяснить им, чего заинтересованные стороны ожидают от СЭМ компании, т.е. каковы требования к ней, которые нужно учитывать, именно от вас зависят: будут ли они знать: насколько хорошо система реализует поставленные задачи по улучшению работы. Тут вновь на помощь приходит процесс анализа со стороны руководства из ISO 14001. Анализ в соответствии с требованиями стандарта подразумевает анализ данных о состоянии системы, что включает в себя:

1. Результаты внутренних аудитов и аудитов соответствия.
2. Коммуникацию с внешними заинтересованными в СЭМ сторонами.
3. Отчет о ситуации с реализацией корректирующих и предупреждающих действий.
4. Отчет о прогрессе в достижении экологических целей и о том, как реализуются экологические задачи.
5. Разработка и изучение рекомендаций по улучшениям.

Как видите, процесс анализа со стороны руководства позволяет вам практически реализовать все те функции представителя, которые на вас накладываются нормативом ISO 14001. В основном именно на совещаниях Анализа «топы» узнают как хорошо или плохо работает система и решают, что делать, чтобы ресурсы системы работали эффективно. Больше информации об анализе со стороны руководства ищите в нашей статье «Как сделать процесс анализа со стороны руководства СЭМ более полезным?».

Почему роль представителя руководства по СЭМ важна?

Вы же знаете реальность большинства компаний: топ-менеджмент не имеет возможности вникать в каждый документ и в каждый процесс, даже если он важен для компании. Для этого и назначается представитель руководства. Его функция – убедиться, что те данные, которые «топам» предлагаются в концентрированном и «разжеванном» виде проверены и корректны. Если человек, которого назначили представителем, сделает свою работу как надо, то система будет иметь работающий механизм мониторинга, будет меняться, подстраиваясь под меняющиеся требования к ней, и продолжит функционировать после первоначального внедрения. Да просто логично, что руководство, которое выделило ресурсы на разработку и внедрение СЭМ, назначит кого-либо, кто проверит, имели ли понесенные жертвы смысл.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.