Какие процедуры документировать по стандарту ISO 14001:2004?

Источник: автором статьи является Марк Хаммар – сертифицированный в ASQ (American Society for Quality, – ред.) специалист по качеству и деловому совершенству. В сфере качества эксперт трудится с 1994 года. У него есть опыт работы в сфере аудитов, улучшения процессов, написания процедур для систем управления качеством и систем экологического менеджмента. Марк Хаммар – сертифицированный главный аудитор по стандартам ISO 9001, AS 9100, ISO 14001.

Если говорить об ISO 14001, то в системе экологического менеджмента (СЭМ, – ред.) лишь немногие виды информации подлежат обязательному документированию. Существуют обязательные требования по фиксированию на носителе некоторых типов данных, например, политик, планов, записей, но вот прямых требований о поддержке документированных процедур – нет. Встает вопрос: как определить процедуры, которые в вашем конкретном случае лучше документировать? (Читайте по этому поводу наш материал «Чек-лист обязательной документации по ISO 14001», – ред.).

А что, собственно, пишут о документированной информации в самом стандарте ISO 14001?

В подразделе e) пункта 4.4.4 ISO 14001:2004 сказано, что внедряющая компания может добавлять в свою СЭМ: «документы, включая записи, признанные организацией необходимыми для эффективного планирования, управления и реализации процессов, имеющих значение с точки зрения ее экологических аспектов». Но что это значит? В основе этого требования лежит намерение разработчиков ISO 14001 подтолкнуть внедряющие организации к оценке и тщательному анализу воздействия своей работы на окружающую среду и разработке документированного метода управления этим воздействием. Разумеется, это возможно лишь при условии, что у сотрудников, чья работа непосредственно связана с экологическими аспектами – есть общий язык и общее представление о том, какие конкретные действия совершать, чтобы избежать вреда экологии. С прикладной точки зрения важно отметить, что 4.4.4 касается только тех экологических аспектов, которые были признаны важными. Другими словами, если вы не признали тот или иной вопрос значимым, то стандарт не требует внедрения процедуры для операционного управления данным видом деятельности или процессом. К примеру, если у вас есть процесс, управляющий выводом использованной воды в канализацию, то можно создать «Руководство по менеджменту использованной воды и коллектора». Если у вас есть «электронный мусор», которым необходимо правильно распорядиться, то есть вероятность, что целесообразно создание процедуры «Руководство по управлению электронными отходами». Если у вас просто отсутствуют потенциально опасные отходы или это по каким-то другим причинам не служит важным экологическим аспектом для вас, тогда вам не нужна документированная процедура «Руководство по менеджменту потенциально опасных веществ». Любая компания решает сама, какие экологические аспекты имеют для нее значение и соответствующим образом выстраивает свою документацию.

Какие можно дать прикладные советы по разработке документированных процедур для СЭМ?

Какой можно дать совет? Лучше документировать процедуру, когда есть большая вероятность, что в реализации бизнес-процесса будут ошибки, если последовательность и шаги действий не будут зафиксированы. Например, все сказанное в полной мере относится к планированию действий в ответ на чрезвычайную ситуацию. Наличие документации может сыграть ключевую роль в том, что люди будут знать: кто и за что отвечает, какое обучение следует провести для специалистов и что делать остальным сотрудникам в случае ЧП, даже если ответственных рядом нет или какие-то вещи выходят из области их контроля.

Другим моментом, в который становится полезно подумать о введении документированной процедуры, возможно, является момент, когда вы решили проверить, насколько критерии анализа и оценки экологической деятельности логичны и корректны. Чтобы не быть голословным, вот пример. По умолчанию вам не нужны документы по процедуре идентификации и ранжирования экологических аспектов (точек взаимодействия организации и окружающей среды). Однако создание документированной процедуры может оказаться весьма полезным делом, если вы хотите гарантировать единое понимание важных экологических аспектов владельцами процессов; что еще важнее – единое понимание у сотрудников того, что является важным, а что – нет. Ниже, позвольте предложить вам список процессов СЭМ, которые предпочитают документировать обычно:

• как вы идентифицируете и ранжируете по важности экологические аспекты;
• как вы идентифицируете и поддерживаете в актуальном состоянии базу законодательных требований, имеющих к вам отношение;
• как вы осуществляете менеджмент компетентности, осведомленности и обучения;
• как у вас устроено управление документацией и записями;
• планы на случай чрезвычайных ситуаций и как их нужно выполнять, когда соответствующее ЧП все-таки случилось;
• как поступать с несоответствиями, реализовывать корректирующие и предупреждающие действия;
• как проводить внутренний аудит;
• как осуществлять процессы анализа со стороны руководства.

Документацию СЭМ не обязательно делать объемной и запутанной

Вы окажете себе огромную услугу, если документировать будете только вещи, которые действительно важны для успешного функционирования СЭМ. Так вам удастся избежать ловушки полных «водой» документов, которые вам будет тяжело поддерживать, а пользователям – тяжело читать. Помните, что если в документах не будет ничего лишнего, а только информация, которая действительно используется – есть большой шанс, что они будут полезны и сотрудники действительно станут прибегать к ним по мере надобности. Путем создания прагматичных документов вы делаете свою систему экологического менеджмента практичной, полезной и отвечающей текущим потребностям.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.