Как выбрать руководителя проекта по внедрению ISO 9001:2015?
Источник: настоящая статья принадлежит перу Страхини Стояновича, сертифицированного в RABQSA главного аудитора по следующим стандартам: ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001. С. Стоянович принимал участие во внедрении данных нормативов более, чем в 100 малых организациях, сталкиваясь со всеми аспектами: от создания документации и организации тренингов без отрыва от производства и заканчивая поддержанием систем менеджмента в рабочем состоянии.
Внедрение ISO 9001:2015 – сложный проект, который окажет влияние на все элементы вашей организации. Оно потребует много ресурсов: в основном денег и времени, только тогда можно будет иметь уверенность в успехе. Наилучший способ организации внедрения состоит в подходе к нему, как к обычному проекту, следовательно, вам нужен руководитель проекта, который будет держать руку на пульсе и обеспечивать достижение цели. Однако, что это должен быть за человек? Боюсь, не существует единственно верного ответа на этот вопрос, который подошел бы любой компании. Тип и размер организации оказывает на принятие решения в этом вопросе большое влияние. Можно предложить некоторые критерии, которые помогут определиться в выборе.
Кого же выбрать?
Прежде всего, прожект-менеджер для внедрения ISO 9001 должен быть представителем среднего звена менеджмента (при условии, что отдела менеджмента качества еще не существует). Именно такой выбор обусловлен тем, что отобранный управленец должен быть способным ставить задачи персоналу, а также необходимо наличие у него достаточно авторитета и полномочий, чтобы контролировать ход достижения целей как было запланировано. Стоит также сказать, что если вы ставите у руля руководителя, то для персонала это определенный сигнал, что проект для вас действительно важен и относиться к нему следует серьезно. Рядовые сотрудники сразу понимают, что речь идет не о схоластике со скрещенными за спиной пальцами, которой можно уделить время иногда на досуге. Обеспечить нужный авторитет можно, если у менеджера среднего звена будет активно демонстрирующий свою поддержку представитель топ-менеджмента, который будет помогать выделять ресурсы под проект. Должность руководителя проекта внедрения ISO 9001 играет исключительно большую роль с точки зрения вовлечения персонала (узнайте об этом больше в статье «Как добиться вовлечения сотрудников в проект внедрения ISO 9001:2015»).
Откуда взять хорошего руководителя проекта?
Второй важный критерий: из какого именно отдела должен быть руководитель в соответствии с его непосредственными обязанностями или хозяином какого процесса будет лучше, если он будет? Достаточно часто руководителя проекта внедрения ISO 9001 назначают из бухгалтерии или из юридического отдела. На первый взгляд может показаться, что это крайне удачная идея, но зачастую эти специалисты слабо знакомы с другими процессами компании, не связанными с их прямыми функциями. Или знакомы, но не понимают все в комплексе в достаточной степени. Это значит, что для успеха проекта им придется уделить больше усилий или они его завалят. Наилучший выбор главы группы по имплементации ISO 9001 скорее лежит где-то в области ключевых производственных процессов организации, составляющих ее основную деятельность. Подойдет тот, кто напрямую «добавляет ценность» компании, а потому хорошо понимает важность качества. Это выглядит, как ответ на вопрос, выведенный в заголовок, но от практического решения проблемы мы по-прежнему далеки. Производственники слабо понимают организационные вопросы, а потому пренебрегают такими важными составляющими, как создание политик, конкретизация ответственности, подготовка процедур. Вам же нужен тот, кто хорошо будет понимать производственные процессы, но, несмотря на это, не утрачивать представление о важности оргвопросов.
Если такой человек и правда существует, то он уже где-то в становом хребте вашей команды и, скорее всего, уже перегружен задачами, так как на нем многое держится. Соответственно, новый вызов состоит в возможности для этого человека уделить внимание проекту внедрения СМК. Особенно часто такая ситуация возникает в маленьких компаниях, которые по определению скудны человеческими ресурсами. Одним словом, назначая проджект-менеджер (Project Manager, Менеджер проектов, — ред.), подумайте о том, хватит ли у него на все времени. В небольшой компании, в среднем, сотруднику-локомотиву внедрения ISO 9001 надо 1-2 часа на управление им ежедневно. В компании с несколькими тысячами сотрудников ваш руководитель проекта не сможет не посвящать 100% времени СМК на протяжении всего срока его реализации.
Какими еще качествами он должен обладать?
У человека, назначенного вами, должен иметься опыт запуска проектов, чтобы он мог эффективно организовать людей, разъяснять и назначать задачи, решать другие вызовы в связи с проектом. Еще одним навыком, который по-настоящему облегчит решение задач и укрепит проект, будет наличие у главы группы внедрения опыта внедрения ISO 9001 или других стандартов на системы менеджмента. Скорее всего, такой идеальный кандидат вам не подвернется. Чаще руководителю внедрения придется сначала пройти обучение по внутреннему аудиту и основным понятиям и требованиям ISO 9001. Хорошее знание стандарта и смежных вопросов тоже способно сыграть заметную роль в достижении успеха СМК.
Передавать иль не передавать… на аутсорсинг
Что ж, теперь мы поняли, что нам нужен компетентный человек, связанный с ключевыми производственными процессами, с достаточными властью и авторитетом и свободным временем для работы над проектом. Скорее всего, вам уже пришло в голову, что найти подобного специалиста – сверхзадача. Возможно, вы уже нацелились передать руководство внедрением «на аутсорс» (магический ответ на любые сложности в наши дни), но подумайте еще раз! Чрезвычайно важно, чтобы лидер внедрения был из состава организации, приглашенный специалист не знает всех деталей вашей работы, слабо ориентируется в корпоративной культуре. Когда дело пойдет туго, а с такого рода проектами, как внедрение ISO 9001, это всегда случается, вам нужен у руля человек, который знает к кому прибегнуть, как найти подход к персоналу, а чего лучше не допускать.
Когда становится тяжело
Я знаю, что на практике задача руководителя проекта кажется прогулкой по минному полю, однако, есть свет в конце тоннеля. Многие люди рассматривают для себя участие в рабочей группе по внедрению СМК, как шанс продвинуться по карьерной лестнице. Возможно, ISO 9001 для вас шанс открыть какой-нибудь нераскрытый талант в вашем штате. Быть частью чего-то нового, что ни много ни мало, улучшает организацию – колоссальная мотивация для многих сотрудников. Ее может хватить на тяжелые последние метры дистанции, на которых надо продержаться и вырвать победу.
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.