Как внедрить фазу «Проверяй» (оценка деятельности) в СМК в соответствии с ISO 9001:2015?
Источник: автором статьи является Марк Хаммар, сертифицированный в ASQ (American Society for Quality, – ред.) менеджер по качеству и деловому совершенству. Марк занимался аудитом, улучшением процессов, подготовкой документированных процедур для систем качества и систем экологического менеджмента. М. Хаммар также сертифицированный ведущий аудитор по следующим нормативным документам: ISO 9001, AS 9100, ISO 14001.
«Оценка деятельности» долгие годы была важной частью стандарта ISO 9001 и важность эта нисколько не уменьшилась с выходом новой редакции стандарта (ISO 9001:2015, – ред.). Этой теме полностью посвящен один из параграфов. «Оценка деятельности» важнейший процесс в шаге «Проверяй» (Check, – ред.) управленческого цикла PDCA на котором основан ISO 9001. Только при помощи «оценки деятельности» в системе менеджмента качества (СМК, – ред.) вы выясняете: функционирует ли ваша система качества как нужно и не требуется ли каких-либо изменений, чтобы продолжать соответствовать установленным требованиям.
Во многих отношениях Параграф №9 «Оценка деятельности» включает все те же требования, которые мы уже видели в предыдущих версиях ISO 9001, просто ранее некоторые из них были иначе сформулированы и были частью других разделов. Новый стандарт в этом смысле важен только тем, что сводит все в одном месте. У параграфа есть три подраздела, разъясняющих, как именно оценка деятельности должна быть реализована в вашей конкретной СМК. Эти три составляющих оценки – путь, при помощи которого вы сможете сами ответить точно на вопрос о соответствии процессов требованиям. А этот вопрос нельзя обойти стороной, работая в системе качества. Чтобы узнать больше о цикле PDCA в ISO 9001 читайте нашу статью «Цикл Планируй-Делай-Проверяй-Действуй» в стандарте ISO 9001».
Мониторинг, измерения, анализ и оценка
Главная цель первого подраздела, раскрывающего тему «оценки деятельности» состоит в том, чтобы побудить организацию, внедрившую СМК сначала определить процессы, которые нужно измерять. В частности, решить: когда и как собирать информацию о выбранных аспектах бизнес-процессов. Наконец, здесь вы найдете требования о том, когда анализировать и оценивать результаты измерений.
Вместе с тем, вам стоит на постоянной основе осуществлять мониторинг критически важных аспектов процессов. Так информацию о том, в хорошем ли состоянии находится процесс, получит и хозяин процесса. Например, можно использовать измеримые данные о точности учета товарно-материальных запасов в процессах закупок и контроля запасов, как индикатор состояния процесса контроля запасов.
Анализ и оценка собираемых данных следующий важный момент с точки зрения уверенности в том, что процессы функционируют в соответствии с требованиями. Если этот этап упущен, то вы просто занимаетесь бессмысленным сбором информации. Это совершенно лишние издержки в вашей системе менеджмента качества. Вдобавок, надо помнить, что в ISO 9001 есть требование, что идентификация требований потребителя – ключевой показатель эффективности организации, из чего вытекает необходимость в процессах мониторинга, анализа и оценки. Для того, чтобы получить больше информации об этом познакомьтесь с нашей статьей «Анализ требований к мониторингу и измерениям в ISO 9001:2015». Чтобы выяснить, как это можно использовать в принятии решений, справьтесь со статьей «Мониторинг и измерения: базис принятия решения на основе фактов».
Внутренний аудит
Как и в прошлых редакциях, внутренний аудит в ISO 9001:2015 является важной частью оценки функционирования системы менеджмента качества. Данный процесс дает шанс более пристально всмотреться в используемые в бизнес-процессах практики и записи и как в случае с другими инструментами – оценить: в какой степени эти записи и политики соответствуют требованиям. Внутренний аудит тоже дает пищу для размышлений об эффективности системы и о том, как хорошо или плохо она поддерживается. Внутренний аудит – лучший инструмент в ваших руках для идентификации потребностей в корректирующих действиях. Но он также играет большую роль в поиске возможностей для процессов постоянного улучшения системы. Чтобы бросить беглый взгляд на весь комплекс вопросов, связанных с внутренним аудитом, добро пожаловать в статью «13 шагов внутреннего аудита СМК по ISO 9001 с использованием ISO 19011».
Анализ со стороны руководства
Если внутренний аудит – лучший способ попристальнее познакомиться с процессами СМК, то анализ со стороны руководства больше подходит для ознакомления с общей перспективной картиной СМК в общем. С «этой колокольни» наилучшим образом можно судить о том, насколько эффективно процессы связаны между собой. Процессы анализа со стороны руководства устроены так, что в центре внимания оказываются наиболее общие показатели деятельности. Топ-менеджеры благодаря этому быстро понимают, где система работает хорошо, а где есть потребность в улучшениях. Поняв это, они уже могут выделить соответствующие ресурсы, достаточные для поддержки системы, улучшений и для ее изменения.
Чтобы узнать об этом больше, читайте материал «Как сделать анализ со стороны руководства более полезным в СМК».
Важность оценки деятельности
Причина, по которой оценка деятельности так важна, состоит в том, что необходимо собрать информацию, чтобы принять решение не на основе предположений, а опираясь на факты. Правильно собирая подлинные факты об СМК, вы точно внедрите настоящие улучшения в работу и вам не придется гадать, что будет для компании лучше. «Оценка деятельности» ответит и на вопрос: работают ли внесенные в работу изменения на пользу организации и заинтересованным сторонам. Добудьте подлинные факты о работе – и вы будете знать, когда и в каком вопросе нужно будет улучшать деятельность. А для этого в первую очередь и внедряют ISO 9001.
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.