Как управлять внешними поставщиками в соответствии с ISO 14001:2015?
Источник: статья принадлежит перу специалиста по качеству Джона Нолана. Джон работает приглашенным лектором в британском институте ILM (Institute of Leaders and Managers, – ред.), имеет аккредитацию на деятельность в сфере применения Prince 2 (стандарт в области управления проектами, – ред.) в области хранения данных и электроники. Дипломированный инженер, имеет 15-летний опыт работы в области создания и управления системами менеджмента.
Публикация ISO 14001:2015 обрушила на нас множество изменений по сравнению с предыдущей редакцией. Теперь организации должны будут учесть их в своей СЭМ, разработав меры, чтобы система соответствовала обновленным требованиям. Одно из нововведений, которое, может быть, не так заметно с первого взгляда касается услуг и поставок, которые организация закупает у внешних поставщиков – необходимо убедиться, что элементы вашей системы менеджмента в этом аспекте по-прежнему соответствуют ISO 14001.
Запомните, что когда стандарт упоминает «внешних поставщиков», имеются в виду третьи лица, поставляющие по договору вашей компании важные с точки зрения результатов вашей работы продукты и услуги. Часто, хотя и не всегда, важнейшие для вас процессы осуществляются на территории поставщика. Что же нам нужно понять про «внешних поставщиков» и какие действия предпринять, дабы СЭМ организации сохраняла соответствие ISO 14001 в его новой редакции?
Что означают изменения в стандарте?
ISO 14001:2015 гласит, что организация должна «определить экологические требования к оперативному планированию и управлению, результатом которого становятся соответствующие продукция и услуги». Конечно, это не очень сильно отличается от того, с чем мы имели дело в ISO 14001:2004, но кое-что уяснить нужно. Приложение A (Annex A) к стандарту позволяет войти в детали. В нем читаем, что в организации должны определить уровень контроля за внешними поставщиками, который будет оптимален в ее ситуации. Стандарт лишь предлагает факторы, которые следует учесть в принятии решения. Среди них компетентность, техническая компетентность поставщика, важность, которую для продукта самой компании имеют производимые по аутсорсингу товары и услуги. Также необходимо решить, насколько закупочный процесс предприятия с СЭМ способен при своем нормальном функционировании отбирать поставщиков, которые соответствуют перечисленным выше и другим требованиям компании-закупщика. Далее Приложение A разъясняет, что, хотя степень контроля за поставщиками может находиться в зависимости от ряда аспектов, организация в любом случае должна принять на себя полную ответственность за деятельность поставщиков, которых она выбрала. Вопрос для нас стоит так: как нам реализовать все эти требования наилучшим для внедряющей организации способом?
Прежде, чем сотрудничать, удостоверьтесь, что поставщик вообще вам подходит
В статье «Продвижение соответствия ISO 14001 в своей цепочке поставок» мы проследили: как отбор только сертифицированных по ISO 14001 может облегчить управление вашей организацией и цепочками поставок и дать экологические преимущества. С выходом ISO 14001:2015 в этом смысле ничего не меняется. С другой стороны, есть другие вопросы, на которые, в связи с рассматриваемой нами проблемой, полезно ответить.
- Какова вероятность, что отобранные поставщики сумеют выполнить KPI, которые вы им установите?
- Если потенциальный партнер не сертифицирован на соответствие ISO 14001:2015, имеет ли он вообще экологическую политику? Если имеет, то это безусловный плюс, хотя и не понятно, согласуется ли политика вашего будущего поставщика с вашей собственной.
- Существует ли у претендента на сотрудничество с вами программа внутренних аудитов, можно ли получить ее результаты и ознакомиться с ними?
- Ваш будущий подрядчик полностью осведомлен о законодательстве, которое имеет отношение к вашей продукции и ее производству?
- Имеются ли у претендента на сотрудничество с вами свидетельства реализации мышления, основанного на рисках и наличия процессов идентификации экологических аспектов, без чего невозможно себе представить снижение влияния на окружающую среду?
Какие шаги может предпринять ваша организация, чтобы убедиться, что у поставщика есть все необходимое оборудование, чтобы управлять экологической результативностью в русле требований ISO 14001:2015? Давайте рассмотрим варианты действий.
Вы можете настаивать при выборе поставщика на установлении для его процессов KPI, результаты которого должны поступать в вашу компанию.
Необходимо каким-то образом убедиться, что поставщик сам для себя производит закупки, руководствуясь, среди прочего, экологическими критериями. Охрана окружающей среды должна быть в числе первых приоритетов их повестки дня.
Попросите у потенциального поставщика свидетельства работы процесса оценки рисков, идентификации экологических аспектов и реальных действий, направленных на улучшение работы.
Попросите предоставить реестр законодательства, которое имеет отношение к поставщику, а заодно и доказательства, что у поставщика понимают экологическое законодательство в своей сфере и соответствуют ему.
Настаивайте на том, чтобы будущий внешний поставщик в случае экологических инцидентов составлял отчеты и вел записи в той полноте, которая диктуется вашей Политикой готовности к чрезвычайным ситуациям (один из документов, который поддерживается в соответствии с требованиями ISO 14001:2015, – ред.). Обратите внимание, есть ли у компании, с которой вы собираетесь сотрудничать полноценный процесс работы с экологическими чрезвычайными ситуациями: поступают ли в реальности отчеты об инцидентах руководству, осуществляются ли корректирующие действия. Очень важно, чтобы другая компания «открывалась» вам, чтобы вы ясно и полно донесли до них, как экологические процессы должны функционировать, ведь вы приняли на себя ответственность за результат. Больше об этом вы можете узнать в статье «Как удовлетворить требования к реагированию на чрезвычайные ситуации из ISO 14001:2015?».
Удостоверьтесь, что ваши процессы согласуются с ритмами внутренних аудитов и анализа со стороны руководства. Очень важно поднимать некоторые вопросы именно тогда, когда у партнера они оцениваются и проходят аудит. Практика показывает, что в этом случае поставщик принимает наиболее действенные меры по беспокоящим вас обстоятельствам. Обычно этот вопрос можно согласовать при заключении коммерческого договора, закрепив все соответствующим образом в этом документе.
Принятие на себя ответственности за результаты внешних поставщиков
Осуществляя менеджмент своих поставщиков, не забывайте, что главную ответственность за экологическую результативность, влияние на экологию вашей продукции или услуг (и внешний, и внутренний аспект этого влияния, – ред.), – вы приняли на себя. Помните, что чем более тщательно вы реализуете руководящие указания из Приложения A ISO 14001:2015, тем большей управляемости вы добьетесь от своей цепочки поставок. Тем лучше, в конечном счете, будет ваша экологическая результативность. В некоторых секторах экономики, например, в электронике, передача процессов и производства на аутсорсинг – уже давно норма жизни. Для подобных отраслей уже не новость содержать даже отдельного сотрудника на полный день, который занимается исключительно отслеживанием соответствия деятельности подрядчиков установленным требованиям. Если в ваших условиях такой устоявшейся практики нет, то удостовериться в экологической результативности и эффективном менеджменте поставщика можно при помощи этапов отбора подрядчика, описанных выше. Таким же образом вы убедитесь, что требования ISO 14001:2015 выполнены и перевыполнены.
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.