Как структурировать документацию системы менеджмента качества по ISO 9001:2008?
Источник: данная статья написана экспертом по качеству Анной Месковской (Ana Mescovska, – ред.). Анна совмещает работу консультанта по внедрению стандартов ISO 9001, ISO 27001, ISO 20000 c должностью менеджера по интегрированной системе качества и информационной безопасности в одной из компаний. Менеджером она работает вот уже семь лет, а опыт работы консультантом составляет девять лет.
Обычно, когда люди думают о документации системы менеджмента качества (СМК, – ред.), то представляют себе кипы документов и ненужных бюрократических процедур. Все это оттого, что компании обычно впадают в раж, когда разрабатывают эти документы для обеспечения работы СМК. Впрочем, они могли бы и не перегибать палку. Да, действительно, международный стандарт на системы менеджмента качества содержит требования о внедрении некоторых документов (читайте материал «Список обязательных в соответствии с ISO 9001:2008 документов». Задачи и преимущества документации СМК многообразны: она обеспечивает ясную информационную инфраструктуру для операций компании, координирует процессы и помогает лучше понимать устройство СМК, документация предоставляет свидетельства достижения целей и реализации задач. При разработке документации системы, вам стоит сосредоточиться на практичности и эффективности, создавать процессы и документы, которые могут помочь в реальной повседневной деятельности.
Иерархия документации СМК
Документация СМК может состоять из разных типов документов. Обычно в комплекс документов системы качества входят следующие типы: Политика в области качества, Руководство по качеству, процедуры, планы качества, записи по качеству. Структура документации может быть изображена в виде диаграммы, которые вы можете увидеть ниже:
ISO 9001 предполагает документирование разной по своему характеру информации, но не для любого типа данных нужно создавать отдельный документ. Требования стандарта к документам обладают достаточной гибкостью, так что внедряющая организация может решить сама: каков должен быть в ее случае объем документированных сведений, она также определяет необходимую исходя из ее специфики степень детализации документации СМК. Например, малые компании могут сделать свои документированные процедуры частью одного документа – Руководства по качеству.
Как организовать документацию СМК вашей компании
Международный стандарт ISO 10013:2001 «Руководство по документированию системы менеджмента качества», включает некоторые положения, которые помогают предприятиям определить формат различных документов системы и степень детализации документации СМК, также там есть некоторые замечания о содержании документов. ISO 10013 предлагает пользователям ISO 9001 поразмышлять над следующими тезисами:
1) Руководство по качеству. Руководство должно быть пригодным для организации. Структура и содержание Руководства может варьироваться в зависимости от размера компании, сложности процессов, компетентности персонала. Малые компании могут совместить в одном документе – Руководстве по качеству – всю необходимую в соответствии с ISO 9001:2008 документацию системы. С другой стороны, крупные транснациональные организации могут иметь несколько различных Руководств по качеству. В стандартном случае Руководство содержит следующий контент: область применения СМК, исключения из требований стандарта, ссылки на соответствующие внешние и внутренние документы и описания последовательности и взаимодействия бизнес-процессов. Политика и цели в области качества также могут быть документированы непосредственно в Руководстве по качеству – без отдельных документов.
Структура Руководства по качеству должна включать следующие составные элементы: заголовок и оглавление, область применения системы менеджмента качества, исключения из применения требований ISO 9001, информацию о статусах версий документов и одобрении новых редакций, Политику в области качества и Цели; описание СМК, описание процессов организации, разграничение ответственности всех сотрудников, ссылки на соответствующие информационные и нормативные документы. Больше информации о подготовке эффективного Руководства по качеству вы можете найти в нашей статье «Написание короткого Руководства по качеству».
2) Политика в области качества. В Политике должна быть определенная декларация организации. Политика – это заявление, провозглашающее приверженность организации качеству и постоянному улучшению. Обычно это заявление используется в пропагандистских целях, его размещают на рекламных материалах и публикуют на веб-сайте компании. Ничего удивительного, что роль Политики диктует ее особенности. Обычно делают краткое и абсолютно понятное заявление. Политика в области качества определяет цели, к которым компания стремится в области качества. Цели в области качества должны задаваться так, чтобы быть измеримыми.
3) Процедуры. Процедуры тоже могут иметь совершенно разную структуру и разный формат. Это может быть текст, описывающий метод совершения действия, можно его структурировать, добавив таблицы, можно для наглядной демонстрации добавить еще более наглядные графические элементы, к примеру, потоковые диаграммы. Можно использовать все доступные форматы в удобных комбинациях.
Процедуры в СМК должны включать следующие структурные элементы:
- Заголовок – чтобы процедуру по нему можно было идентифицировать.
- Формулировки целей, описывающие назначение процедуры.
- Область применения – в этом разделе должно быть сказано, каких именно аспектов касается процедура и какие вопросы затрагиваются.
- Ответственность и полномочия людей, этапность функций в том аспекте, который затрагивается процедурой.
- Необходимо прописать и перечислить записи, которые фиксируют результаты выполняемых в соответствии с процедурами действий.
- Управление документацией. Идентификация изменений, даты пересмотра, механизмы одобрения и работы с версиями, – все это нужно включить в текст процедуры, с описанием установленных действий в рамках управления документацией.
- Описание действий – это главная составляющая документированной процедуры, связанная со всей остальной приведенной информацией. В данной секции описывают: какие действия и операции должны быть предприняты, кем, как, когда и где. В некоторых случаях надлежит даже объяснить, почему должны совершаться описываемые действия.
- Необходимо описать входы и выходы процессов, которых касается процедура, необходимо остановиться на ресурсах в обеспечение процессов, о которых идет речь.
- Если требуется, то стоит добавить к процедуре информационные приложения.
4) Рабочие инструкции. Рабочие инструкции иногда включают в процедуры как составную часть. В других случаях на них делаются ссылки. Обычно рабочие инструкции имеют структуру, повторяющую структуру процедур. Иногда они даже посвящены тем же аспектам, которым посвящены процедуры. Отличие состоит в том, что рабочие инструкции в большей степени фокусируются на последовательности шагов, инструментах, методах и требованиях по точному выполнению операций.
Если персонал хорошо обучен и компетентен, то этот факт может снизить потребность в детализации рабочих инструкций. Больше об этом вы можете узнать в статье «Как компетентность, обучение и осведомленность могут заменять документацию в вашей СМК».
Хорошая документация СМК имеет большое значение с точки зрения эффективности системы
Определение детализации документов СМК основано на нуждах самой внедряющей ISO 9001 организации. Сделать правильный выбор очень важно. Дело даже не только в самой системе. Адекватно организованная документация сделает операции проще. И напротив, плохие документы не принесут с собой ничего, кроме проблем.
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.