Как сделать анализ со стороны руководства в СЭМ более эффективным?

Источник: автором статьи является Марк Хаммар – сертифицированный в ASQ (American Society for Quality, – ред.) специалист по качеству и деловому совершенству. В сфере качества эксперт трудится с 1994 года. У него есть опыт работы в сфере аудитов, улучшения процессов, написания процедур для систем управления качеством и систем экологического менеджмента. Марк Хаммар – сертифицированный главный аудитор по стандартам ISO 9001, AS 9100, ISO 14001. Этот текст представляет собой перевод статьи Марка Хаммара.

Вы не одиноки, если думаете, что анализ со стороны руководства – пустая трата времени для вашей СЭМ (Система экологического менеджмента, – ред.). Во многих компаниях так думают. Что такое – этот анализ? Да, по сути, ревизия собранных в результате мониторинга деятельности данных. Обидно, что к процессу, о котором здесь идет речь, так относятся, ведь при правильном подходе анализ данных может стать мощнейшим инструментом постоянного улучшения СЭМ. Большинство компаний подходят к анализу со стороны руководства шаблонно: внедряют жесткий график встреч анализа со стороны руководства в ответ на необходимость соответствовать ISO 14001. На практике это выглядит просто: вдруг, нужно проводить совещание анализа со стороны руководства, о котором успели все забыть и к которому не знают, как готовиться. Но есть другие и лучшие пути, например, можно сделать процесс менее спорадическим, более постоянным и как следствие, результативным. Ключ к решению проблемы – не соответствие требованиям, а улучшение системы менеджмента (больше о том, как наладить стабильный вы можете узнать в нашей статье об анализе со стороны руководства в ISO 9001, – ред.) – «Как сделать анализ со стороны руководства более практическим инструментом?».

Какие для процессов анализа со стороны руководства нужны входные данные?

Анализ со стороны руководства требуется по стандарту ISO 14001, потому что данный процесс позволяет удостовериться в том, что система экологического менеджмента функционирует нормально. Также на совещаниях анализа данных руководители вместе определяют перспективные пути улучшения системы на основе фактов о СЭМ, которые были представлены им. Условием эффективной организации совещаний в рамках анализа со стороны руководства являются правильные входные данные процесса (см. Процессный подход, – ред.). Все необходимые «входы» перечислены в стандарте ISO 14001 (Восемь типов входных данных, – ред.). Однако это совсем не значит, что вы обязаны ограничиваться только теми входами, которые прописаны в нормативы, вы вольны добавить что-то исходя из своей специфики. Ниже я перечислил восемь входов и присовокупил к ним некоторую информацию от себя о том, что следует обдумать и вопросы, которые следует раскрыть, размышляя о состоянии дел с каждым из них у вас:

• Результаты аудитов и соответствие законодательству. Целью аудитов, которые компания проводит у себя, обычно является установление того, насколько работа процессов соответствует запланированным требованиям. Тут важно забеспокоиться, если эта основная функция внутреннего аудита по каким-то причинам не реализуется. Нужно обратить внимание на то, насколько быстро были обнаружены и решены проблемы в системе, которые привели к неэффективным аудитам и соответствует ли скорость потребностям вашего бизнеса. Затем, примите в расчет еще такой момент: как обстоят дела с соответствием СЭМ и деятельности вашей компании внешним по отношению к ней требованиям, требованиям законодательства.
• Обратная связь с заинтересованными лицами. Обратная связь и обмен информацией (communication, – ред.) имеет в СЭМ огромное значение. Обследуя процессы коммуникации, постарайтесь установить, удовлетворены ли внешние заинтересованные лица контактами с вами. Уменьшается ли количество жалоб? Растет ли количество позитивных откликов? Можно ли повлиять на работу так, чтобы действия по незначительным жалобам следовали до того, как они сделаются значительными (Жалобы жителей окрестных по отношению к заводу мест на дурной запах, к примеру, – ред.). И самое важное. Есть ли некоторые отклики на вашу работу со стороны госслужб или муниципальных властей?
• Экологическая деятельность. Как осуществляются ваши процессы в рамках экологических мероприятий? Есть выбросы в атмосферу? Увеличиваются ли они в сторону превышения лимитов или сокращаются? Если есть потребность в улучшении на каком-либо направлении, обеспечены ли улучшения достаточным количеством ресурсов?
• Статус достижения целей и задач. Насколько успешны и хороши ваши планы достижения целей и задач в области экологического менеджмента? Движетесь ли вы в направлении достижения поставленных задач? С какими результатами вы подошли к промежуточной дате реализации проекта? По этому вы можете судить о том, насколько оправдываются ваши ожидания от него. Если к определенному моменту вы подходите с неудовлетворительными результатами, то, что тогда нужно делать: выделить в программу достижения целей большие ресурсы, скорректировать поставленные задачи или сдвинуть даты? Напротив, если вы двигаетесь быстрее, чем ожидали, то не следует ли сменить цели на более смелые и радикальные?
• Статус корректирующих и предупреждающих действий. Поймите, вы вкладываете реальные деньги в разработку и внедрение корректирующих действий. Вы платите за устранение «корневых причин» проблем – платите за то, чтобы проблемы не только были устранены, но и больше не давали о себе знать никогда. Отслеживать статус корректирующих и предупреждающих действий крайне важно. Если действие в рамках процессов корректирующих и предупреждающих действий отнимает слишком много времени или на него уходят большие суммы, тогда что-то не в порядке. Своевременное исправление ситуации может быть равносильно разнице между успешным решением проблемы и пустой тратой ресурсов. Больше по этому вопросу читайте в нашей статье «Корректирующие и предупреждающие действия для поддержки экологического менеджмента предприятия».

Проверка результативности действий, предпринятых по результатам предыдущего совещания анализа со стороны руководства

Не понимаю, зачем вообще что-то делать, беспокоиться, если не получить окончательного ответа на вопрос: были ли предпринятые действия результативными? Проверочные мероприятия вслед за изменениями в работе СЭМ нужны, чтобы понять насколько оперативно все было сделано и точно ли удалось избавиться от потенциальных проблем. Не это ли главная причина добросовестно анализировать проделанную работу? Или вы делаете работу, потому что кто-то вам сказал ее делать?

• Изменение обстоятельств. Если вы отслеживаете изменения конъюнктуры вокруг вас, то знаете о предстоящих изменениях законодательных требований к вашим процессам. Гораздо проще вводить необходимые новшества в свою работу по своему графику, а не плетясь в хвосте событий, когда вы вынуждены в спешке, узнав в последний момент о наличии нового закона, что-то предпринимать. Если вы аккуратно анализируете предстоящие изменения внешних обстоятельств, то на уровне менеджмента получаете шанс адекватно принять необходимые решения и эффективно распределить ресурсы, а также время их предоставления исполнителям. В конечном счете все это должно сэкономить ваше время и ваши деньги при реализации процессов СЭМ.
• Рекомендации по улучшениям. Вы когда-нибудь получали рационализаторские предложения от сотрудников и предложения по улучшениям от внешних заинтересованных в вашей работе сторон? Если так, то была неизбежна фаза их оценки на предмет, применимы ли они и могут ли они сэкономить издержки. Что тут надо сказать, так это то, что при отрицательном решении по инициативе важно ответить тому, кто ее подал.

Каковы требуемые выходные данные из процессов анализа со стороны руководства СЭМ?

По вопросу анализа со стороны руководства в стандарте на системы экологического менеджмента существует полная ясность: «Выходные данные должны содержать любые решения и действия, имеющие отношение к изменениям в экологической политике, целях, задачах и в других элементах СЭМ, которая функционирует в соответствии с принципами постоянного улучшения». Резюмируя это, можно свести требование ISO 14001 к тому, что выходными данными является все, что делается и используется вами для улучшения СЭМ.

Анализ со стороны руководства может быть мощным драйвером улучшения

Помните, что в ходе совещаний анализа со стороны руководства вы пытаетесь установить не только то, что СЭМ подходящим для вас образом внедрена и служит организационным хребтом, к которому крепятся ваши экологические мероприятия, но и определяете работоспособность этой СЭМ – насколько ее функционирование поддерживается в каждодневной практике. Вот зачем вам анализ со стороны руководства в системе. Но улучшение самих процессов анализа руководства – тоже часть поддержки работы СЭМ, в том числе снабжение программ улучшения достаточными ресурсами. Если вы хорошо управляете ресурсами организации, то ничто не может вам помешать через управление СЭМ делать инвестиции в улучшение и пожинать оправдывающие их обильные плоды.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.