Как реализовать компетентность и осведомленность из ISO 9001:2015?
Источник: настоящая статья принадлежит перу специалиста по качеству Джона Нолана. Джон работает приглашенным лектором в британском институте ILM (Institute of Leaders and Managers, – ред.), имеет аккредитацию на деятельность в сфере применения PRINCE 2 (стандарт в области управления проектами, – ред.) в области хранения данных и электроники. Дипломированный инженер, имеет 15-летний опыт работы в области создания и управления системами менеджмента качества (СМК, – ред.) в Великобритании. В частности, занимался созданием СМК в структурах местных органов власти.
Подраздел 7.2 и 7.3 стандарта ISO 9001:2015 посвящен обучению, компетентности, осведомленности. В редакции 2015 года термины и требования по этому вопросу не претерпели изменения по сравнению с предыдущей версией. Сама важность компетентности и осведомленности самоочевидна. Стоит лишь сказать, что не имеет значения, как хороши процессы и документация. Если люди просто не знают о существовании инструментов СМК (Система менеджмента качества, – ред.), то эффективной она не будет. Вопрос материалов для обучения по ISO 9001, как их подготовить, что они должны содержать, – все это мы рассматриваем в другой нашей статье. Сейчас, если только вы не против, сосредоточимся целиком на компетентности и осведомленности.
Компетентность и осведомленность: с чего начать
Не каждый человек в вашей компании обязан знать каждое положение стандарта ISO 9001, некоторые школы его внедрения даже основываются на том, что не каждый человек должен даже просто читать норматив. Что, касается меня, то я не согласен с подобными подходами. Когда я начинаю внедрение СМК в организации, я открываю процесс с обучения, на котором обычно прошу в конце всех прочитать ISO 9001. Конечно, где это применимо в силу размера организации. Затем мы собираем свидетельства того, что стандарт действительно все прочитали и поняли, чтобы сделать записи по качеству с результатами обучения.
В очень больших компаниях круг людей, которые читают стандарт, разумеется, сужается до размеров рабочей группы по внедрению ISO 9001. Мне кажется, что очень важно владеть требованиями в той степени, в которой это реализуемо. В конце концов, как можно надеяться добиться соответствия и действительной эффективности в использовании какого бы то ни было стандарта, если некоторые участники работы просто не знают, что требует стандарт. Если приходит новый сотрудник, то его тоже нужно ввести в курс дела. Предположим, мы добились первоначального соответствия требованиям по компетентности и осведомленности, но что дальше?
Компетентность и осведомленность: как поддерживать
Неважно, на каком этапе подготовки к сертификации ISO 9001 вы находитесь. А может, вы просто пытаетесь сохранить работоспособность вашей СМК, после успешно пройденного аудита. В любом случае, убедитесь что компетентность и осведомленность занимают место в первоочередной повестке дня. Не существует единственного верного рецепта, как в этом вопросе постоянно отвечать требованиям ISO 9001. Следующие способы могут подойти вашей компании:
- создайте периодическую рассылку для информирования работников о важных для СМК аспектах по почте;
- спросите ваших начальника производства и менеджера по качеству, можно ли выделить по пять минут в конце регулярных планерок персонала по качеству и производству, для доведения материалов об обновлениях в СМК;
- составьте легко поданный опросник сотрудников, проверяющий их знания – планируйте график и содержание на базисе обнаруженных «разрывов» в системе;
- можно посоветовать показывать на экранах компании в зоне ресепшена материалы об успехах компании в развитии системы по модели ISO;
- необходимо убедиться, что руководители организации включены в коммуникацию по вопросам СМК, об этом подробнее можно почитать в нашей статье «Как соответствовать обновленным требованиям к лидерству в ISO 9001:2015»;
- критически важно вести записи в форме матрицы обучения, чтобы иметь уверенность в том, что получение знаний для системы менеджмента качества покоится на стабильной основе.
Ваша способность отобрать необходимые меры, которые нужно предпринять, чтобы обеспечить компетентность и осведомленность на приемлемом уровне, будет зависеть от знания организации. И еще одно. В случае каких-либо изменений во внешних документах, влияющих на СМК, например, предстоящие изменения в связи с выходом редакции ISO 9001 2015 года, проследите, чтобы детали изменений были до всех доведены. Необходимо ответить на все возникающие в связи с переменами вопросы и делать записи обучения в связи с ними.
Компетентность и осведомленность: требуются свидетельства?
Если вы работаете над таким аспектом системы качества, как компетентность и осведомленность в процессе подготовки к аудиту, тогда вам понадобятся свидетельства, которые подкрепят работу, проделанную вами. Мы уже говорили об этом. Предоставление аудитору документарных свидетельств работы над поддержанием компетентности и осведомленности на приемлемом уровне имеет важнейшее значение, однако, любой аудитор сможет «замерить» что на самом деле знает персонал, просто поговорив с сотрудниками. Поэтому важно и снабдить персонал полноценными знаниями и материалом по важным аспектам в связи с СМК и ISO 9001. Учитывая, что знание целей, ожиданий и требований в СМК и в стандарте ISO 9001 – важнейшее условие, позволяющее начать работу, не может быть никакого постоянного улучшения без компетентности и осведомленности. Нет постоянного улучшения – нет соответствия стандарту ISO 9001.
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.