Как оценить эффективность поставщика в соответствии с ISO 9001:2015?
Источник: настоящая статья принадлежит перу специалиста по качеству Джона Нолана. Джон работает приглашенным лектором в британском институте ILM (Institute of Leaders and Managers, – ред.), имеет аккредитацию на деятельность в сфере применения PRINCE 2 (стандарт в области управления проектами, – ред.) в области хранения данных и электроники. Дипломированный инженер, имеет 15-летний опыт работы в области создания и управления системами менеджмента качества (СМК, – ред.) в Великобритании. В частности, занимался созданием СМК в структурах местных органов власти.
Как и в предыдущей редакции, в ISO 9001:2015 остаются требования установить критерии анализа, оценки и переоценки поставщиков. В стандарте так и сказано: «необходимо установить критерии отбора, оценки и переоценки». Также стандарт требует по этой проблеме поддерживать записи. Вот так ISO 9001 в общем виде задает параметры подсистемы управления поставщиками, в то же время, в конкретные детали он не вдается, что позволяет компаниям реализовать обобщенные требования выгодным им способом – к пользе организации. Из опыта я знаю, что есть много организаций, которые лишь на словах выполняют положения ISO 9001 в теме управления поставщиками. Но верно и то, что кроме того, что речь идет о требовании ISO, есть много других причин регулировать эти бизнес-процессы.
Оценка: а зачем?
ISO 9001:2015 не объясняет, почему вам нужно оценивать поставщиков, но есть несколько аргументов на уровне здравого смысла, почему вам следует это делать. Прежде всего, когда вы подбираете поставщика, который должен будет снабжать вас новой продукцией или новой услугой, есть ряд проверок финансовых аспектов, аспектов совместимости и ресурсов, которые организация просто захочет проверить. А полезным ли мероприятием для вас будет оценка существующих поставщиков? Хорошая ли это идея для вас. Еще вопрос: если вы все-таки осуществляете оценку подрядчиков, то нужно или нет, чтобы сами поставщики знали, что вы их оцениваете?
Лично я верю в то, что уведомление поставщиков о том, что они отбираются и оцениваются (если они уже сертифицированы по ISO 9001, то они и сами будут это знать) может быть позитивным явлением, и вот почему:
- затраты: одна из важнейших движущих сил отбора и оценки в любой цепочке поставок. Если поставщик будет знать, что его оценивают, будет всегда более чувствителен к взаимной выгоде в сотрудничестве и более чутко станет работать с ценой;
- соответствие: если ваш поставщик не соответствует требованиям, то знание о том, что оценка периодически проводится и вот-вот на подходе или этот процесс пройдет в ближайшее время, может побудить его внести необходимые изменения и достичь соответствия. Причем, этот эффект не зависит от того, о каком соответствии идет речь, требуете ли вы от подрядных организаций отвечать требованиям ISO 9001 или ISO 14001. Конечным результатом будет лучший сервис для вашей компании;
- финансовая стабильность: это важнейшая проверка, которую вы проводите у компании, которую собираетесь подрядить. Если у компании, с которой вы связались есть финансовые проблемы, то она может бросить вас на полпути в реализации вашего сотрудничества – для вашей организации это будет большой проблемой. Постоянные финансовые проверки – это способ снижения рисков;
- качество и сроки поставки: другие два важных показателя деятельности, работа с которыми может простимулировать поставщиков к улучшениям. Они просто должны будут изменяться, если знают, что в этих двух аспектах вы проводите постоянные проверки. Результат обрадует и вас и ваших конечных потребителей;
- взаимовыгодные отношения: если вы работаете с вашим поставщиком на взаимовыгодной основе, то это продуктивная среда, в которой возможен и реальный обмен знаниями и наилучшее понимание требований. Это может помочь повысить уровень оказываемых вашей организации услуг.
Вот преимущества оценки и отбора, все их могут видеть и конечно большинство организаций хотят получить позитивные эффекты, описанные выше. Но как управлять поставщиками?
Оценка: как?
Если вы оцениваете некоторое количество поставщиков в интересах вашей организации, то захотите, без сомнения, делать это на конкурентных, справедливых и прозрачных началах, насколько это возможно. Скорее всего, вас самих тоже оценивали, и вы ждали честного отношения. Большинство организаций, которые оценивают поставщиков, делают это при помощи стандартных карт балльных оценок, где прямо друг напротив друга записаны претенденты на получение контрактов. В других графах перечислены критерии, на соответствие которым и оценивают поставщиков, а в образовавшихся столбцах клеток выписывают положительные или негативные оценки будущих и настоящих подрядных организаций. Например, если поставщик хорошо отреагировал на аврал в вашей организации и поставил вам продукцию за половину оговоренного срока, чтобы оказать вам помощь, то вы захотите отметить это в записях. Но вам нужно решить, какие критерии хорошей или плохой работы вы считаете важными. Кроме того, определите, через какие промежутки времени вы будете воспроизводить процессы оценки. Удостоверьтесь, что все результаты этих процессов записаны. Что же, это все, что нужно сказать об оценивании поставщиков? Нет, не совсем. Именно вам решать, что вы будете делать, когда оценка покажет, что поставщик перестал отвечать вашим стандартам и ожидаемым результатам. Как мы отмечали выше, сотрудничество в духе справедливости и взаимопомощи оказывает практический полезный эффект на отношения и на саму работу. Но даже если вы намерены работать с поставщиком, а не избавляться от него, когда что-то не получается, нужно иметь процедуру замены поставщиков, которые поставляют некачественный продукт. Обычно это подразумевает, что новый поставщик у вас уже должен быть перед тем, как вы расстанетесь с прежним исполнителем. Таким образом, к этому вопросу надо подходить с «мышлением, основанным на оценке рисков».
Оценка поставщиков: хороший результат
Итак, подведем итоги. Дело не в том, что процессы оценки работы поставщиков необходимы в соответствии с требованиями ISO 9001:2015. Просто они приносят реальную выгоду самой компании и улучшения с точки зрения сокращения издержек, качества, аккуратности поставок в цепях поставщиков. Важный факт: очень просто проследить связь между оценкой и отбором поставщиков и новыми требованиями о «мышлении, основанном на оценке риска» из ISO 9001:2015. Предварительная оценка поставщиков, если она осуществлена правильно, служит инструментом компенсации риска несоответствий в цепочках поставок. В эти конкурентные времена кто может сказать про себя, что ему не нужна экономия издержек, соответствие выставляемым требованиям, лучшие отношения с поставщиками, хорошие отношения и сокращенные сроки поставки? Всего этого можно достичь, выполнив требования ISO 9001 по оценке и отбору поставщиков.
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.