Как осуществлять обмен экологической информацией, которая связана с системой экологического менеджмента (СЭМ)?
Источник: настоящая статья принадлежит перу специалиста по качеству Джона Нолана. Джон работает приглашенным лектором в британском институте ILM (Institute of Leaders and Managers, – ред.), имеет аккредитацию на деятельность в сфере применения Prince 2 (стандарт в области управления проектами, – ред.) в области хранения данных и электроники. Дипломированный инженер, имеет 15-летний опыт работы в области создания и управления системами менеджмента качества (СМК, – ред.) в Великобритании. В частности, занимался созданием СМК в структурах местных органов власти.
ISO 14001 точен и конкретен в вопросе организации обмена экологической информацией (communication, – ред.). В требованиях говорится, что необходимо установить процедуру, причем, как для внутренней циркуляции информации, так и для внешней. Кроме того, имеется оговорка, возлагающая на саму организацию задачу определить: нужно ли и в какой степени доносить до внешних заинтересованных сторон информацию о своих экологических аспектах. Необходимо также «разработать и внедрить» метод, путем которого это будет реализовано.
Уже из беглого знакомства с требованиями совершенно ясно, насколько «коммуникации» важны для системы экологического менеджмента (СЭМ, – ред.). С точки зрения внедрения и функционирования СЭМ крайне существенными являются и внешний и внутренний аспект экологического обмена информацией. Если для вас этот вывод неочевиден, представьте, что ваша организация имеет «экологический аспект» (термин из ISO 14001, – ред.), способный оказать на окружающую среду большое воздействие, если не будет находиться под управлением (угольные шахты, атомные электростанции, химические заводы). Понимая всю степень угрозы, вы сами захотите наладить эффективную связь по экологическим вопросам между членами вашей команды. Велика вероятность, что в вашей компании почувствуют пользу и от эффективного обмена информацией с внешними заинтересованными лицами. Вопросом данной статьи будет: как организации сохранить баланс между своими интересами и соответствием стандарту ISO 14001 в контексте требований к обмену информацией?
Обмен информацией: делаем это правильно
Хорошим практическим решением будет создать два «реестра коммуникации» – для внутренней циркуляции информации и для внешней. Практика поддержки резервной копии каждого из реестров тоже доказала свою практичность. Продумайте каталогизацию обращений и ответов на них (из этих данных будут состоять реестры). Содержанию архивов нужно присвоить такие индексы и нумерацию, которые позволят обеспечить прослеживаемость записей. Для соответствия ISO 14001 придется «извлекать» из реестров конкретный документ по дате, теме обращения, способу, благодаря которому оно было получено. Соответственно, это должно быть технически осуществимо. Как в любом подобном деле лучше всего предусмотреть оставление подписей теми сотрудниками, которые будут обрабатывать данные. Это полезно для управления процессом, я уже не говорю о визите сертификационного аудитора. Но, вот задача: коммуникация может иметь различные степени важности. Отсюда вопрос: важно ли, кто именно в условиях внедряющей ISO 14001 организации будет отвечать на те или иные обращения?
Обмен информацией: кому реагировать на обращения внутри организации?
В этом аспекте циркуляции информации имеется два важных момента, которые нельзя не учесть в СЭМ вашего бизнеса. Одна сторона вопроса – ответственность за коммуникацию, другая – выход новой редакции ISO 14001, 2015 года. Начнем с первого аспекта. Несмотря на то, что организационная роль «представителя руководства» из стандарта в новой версии будет удалена, я все же советую закрепить за конкретным человеком из состава руководства обязанности по контролю за коммуникацией. Это исключит неопределенность. Выбранный руководитель будет отвечать за принятие решений по вопросам оборота информации в системе экологического менеджмента. Будет нести ответственность за предоставление обратной связи и сохранение истории сообщений в специальных реестрах, о которых мы уже поговорили.
Особое внимание нужно уделить вопросу о том, кто и на какие внутренние и внешние обращения будет реагировать.
С одной стороны, сотрудники должны чувствовать благодаря обмену информацией СЭМ, что руководство показывает пример и думает о соответствии требованиям ISO 14001, что оно серьезно относится к улучшениям с помощью стандарта. Тогда и они сами будут вести себя по-другому. С другой, назначение «свадебного генерала» на роль ответственного за коммуникацию не будет практичным решением. Коммуникацию нужно устроить так, чтобы она действительно могла эффективно функционировать в ежедневном режиме. Хорошим вариантом будет разделить ответственность за обработку и реакцию на внутренние обращения между представителем руководства по СЭМ и топ-менеджментом. Думается, тогда будет достигнут удачный баланс между лидерством и практическим решением вопроса обмена информацией по СЭМ.
Обмен информацией: кому поручить реагировать на внешние обращения?
Внешние коммуникации представляют собой одну из тех сфер, при помощи которых высшее руководство может выпукло продемонстрировать выполнение требований к лидерству ISO 14001. В обновленном стандарте ISO 14001:2015 ужесточились требования к лидирующей роли топ-менеджмента в управлении рисками и процессах стратегического планирования. В этих условиях у вас появилась возможность показать заинтересованным лицам увеличение веса «топов» в СЭМ, путем их участия во внешнем обмене информацией по экологическим аспектам. Для этого нужно найти способ продемонстрировать, что внешние обращения попадают «наверх» и действительно изучаются и учитываются «капитанами бизнеса».
Если у вас есть экологический аспект, который влияет на местные сообщества (живущие вокруг вашей производственной площадки люди, например), то тем более вам следует обратить на это внимание.
Необходимо участие первых лиц компании в обсуждениях, процессах оценки рисков, встречах с заинтересованными в экологической стороне вашей деятельности лицами из местных жителей. Не забывайте, что в этом вопросе все не сводится только к защите окружающей среды. То, как вы организуете более плотное участие «топов» в коммуникации СЭМ является вашим пиаром. Вы делаете свою репутацию и налаживаете хорошие отношения, что, в конечном счете, скажется не только на экологической стороне работы организации, а на успехе организации в целом, в достижении стратегических целей. К сожалению, по моему опыту «топы» с радостью хватаются за идею сообщать широкой публике хорошие новости об экологической ситуации, но более мрачные известия для внутренней аудитории компании перепоручают представителю руководства. В любом случае, не забывайте заносить все важное в реестр коммуникации!
Обмен информацией: в чем его конечная цель?
Конечная цель обмена информацией СЭМ состоит в том, чтобы убедиться, что все заинтересованные лица правильно проинформированы. Без этого невозможно соответствие ISO 14001. Информированность также является залогом реализации принципа «постоянного улучшения». Прозрачная и точная информация – важнейшие условия улучшений. Давайте не забывать об этом и относиться к процессам коммуникации соответствующе. Экологические обращения управляются ответственным из состава руководства, который отвечает, в том числе, за ведение необходимых записей. На основе корректной информации топ-менеджмент может давать ситуации с коммуникацией правильные оценки. Основываясь на прочном фундаменте полноты фактов, менеджеры принимают решение о тонкой настройке процессов: содержании и периодичности обмена данными. Если все это о вашей организации, то нет сомнений, что выглядеть СЭМ компании будет серьезно. На всех вы будете производить впечатление людей, серьезно относящихся к своим заявлениям и обязанностям по информированию. Если все, в том числе представитель руководства, выполнят свои обязанности и реализуют организационные роли – персонал и заинтересованные лица будут довольны доступностью нужных им фактов. Такие вещи выгодны всем, в том числе вам и… экологии.
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.