Как извлечь максимум из вашего плана по качеству?

Источник: настоящая статья представляет собой перевод статьи, принадлежащий перу Страхини Стояновича, сертифицированного в RABQSA главного аудитора по следующим стандартам: ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001. С. Стоянович принимал участие во внедрении данных нормативов более, чем в 100 малых организациях, сталкиваясь со всеми аспектами: от создания документации и организации тренингов без отрыва от производства и заканчивая поддержанием систем менеджмента в рабочем состоянии.

Новая редакция ISO 9001 имеет и новый подход к документам и записям (смотрите статью «Новый подход к управлению документами и записями в ISO 9001:2015») и этой возникшей возможностью надо пользоваться. Без такого большого количества обязательных процедур, помимо всего прочего, для организаций, которые внедряют систему менеджмента качества (СМК, – ред.) это означает, что можно другими методами делать документацию, которая продемонстрирует, что бизнес-процессы достигают намеченных результатов.

Почему план по качеству?

Основной целью планов по качеству всегда было продемонстрировать, как СМК применяется в отдельных конкретных вопросах, например, когда компания поддерживает более сложные процессы или такие процессы, которые требуют дополнительной информации. Планы по качеству (ПК, – ред.) были крайне полезны при выполнении рыночных, государственных требований и требований потребителей в таких аспектах, как: оптимизация используемых ресурсов при реализации целей в области качества, минимизация рисков несоответствий требованиям и во многих других отношениях. Главная прелесть ПК состоит в том, что это документ, который содержит огромное количество важной информации в простой и систематизированной форме и он, таким образом, оказывается более полезным, чем используемые в организации процедуры.

Как создать план по качеству?

Первым шагом, конечно, будет определение границ освещения тех или иных вопросов в плане качества и здесь главную роль играет несколько факторов:

• процессы и качественные характеристики, которые свойственны конкретному аспекту деятельности компании и которые, следовательно, нужно включить;
• требования потребителей и заинтересованных сторон (внутренних и внешних) по включению процессов, связанных с конкретной ситуацией не напрямую, но обязательных с точки зрения обеспечения уверенности в том, что предъявляемые к продукции и услугам требования – выполняются;
• степень, до которой план по качеству поддерживается документацией системы менеджмента качества.

Когда границы применения плана определены, настало время назначить человека, который будет отвечать за план по качеству. План по качеству необходимо подготовить при участии людей, которые имеют непосредственное отношение к конкретным аспектам, затрагиваемым в плане. Причем, эти профессионалы могут быть как из состава самой организации, так и, по возможности, целесообразно привлекать внешних специалистов из участвующих в работе структур. Их участие способно сыграть ключевую роль в создании такого плана по качеству, который по-настоящему будет отвечать потребностям организации.

Так как конкретная форма, в которой воплощается данный документ, не регулируется ISO 9001, можно создать какой угодно документ, лишь бы его параметры были полезны для компании. Помимо всего прочего, это значит, что план по качеству конкретной организации может включать различные входные данные: требования в специфическом, важном для компании аспекте работы, результаты процессов оценки рисков, необходимые ресурсы, информацию о потребностях других заинтересованных сторон, которые будут использовать ваш план по качеству и так далее.

Что план по качеству должен включать?

План по качеству должен показывать: как будут выполняться требуемые действия. В зависимости от организации план может делать это непосредственно или при помощи ссылок на соответствующие документированные процедуры или документы других форматов (к примеру, проектные планы, рабочие инструкции, чеклисты и формы компьютерных отчетов). Там, где то или иное требование приводит к отклонению от правил, которые устанавливают системы менеджмента организации, это отклонение должно быть обосновано и пройти процедуру одобрения.

План качества – это документ или несколько объединенных документов, формулирующих стандарты качества на предприятии. Данный документ также прописывает практики, ресурсы, спецификации, последовательность действий применительно к определенному продукту, услугам, проектам или контрактам.

Планы по качеству должны включать:

• цели, которые предполагается достигнуть (например, характеристики из спецификаций, параметры унификации, эффективности, эстетические свойства товара, время производственного цикла, цена, сырье, утилизация, доходность, надежность и так далее);
• шаги в процессах производства, которые составляют применяемые в организации производственные практики или процедуры;
• разграничение ответственности, полномочий и ресурсы в разных фазах реализации процесса или проекта;
• специальные документированные стандарты, практики, процедуры, инструкции, которые необходимо применять;
• отобранные программы тестирования образцов, инспекции, контроля и аудита на разных стадиях производства и оказания услуг;
• документированная процедура для работы с коррективами и изменениями в плане по качеству, для улучшения процессов, связанных с этим документом;
• метод измерения того, насколько достигнуты цели в области качества;
• другие действия, необходимые для достижения целей.

А теперь начинаем работать

Можно познакомить сотрудников с новым планом по качеству несколькими различными способами. Это может быть обычное текстовое описание, таблица, документ, содержащий матрицу, процессная карта, рабочая потоковая диаграмма или руководства. Что-то одно из этого или все можно довести до специалистов в электронном или бумажном виде. Будучи правильно составленным, план по качеству предоставляет всю необходимую информацию для эффективного исполнения бизнес-процессов в форме, которая максимально удобна для потребителей этой информации. Хороший план по качеству включает полный обзор всех действий, которые должны быть реализованы в рамках того или иного процесса, связанного с другими видами деятельности и ответственными за них людьми и так далее. Можно с уверенностью говорить о том, что наличие плана качества существенно снижает количество несоответствий в процессах и избавляет вас от необходимости писать объемные длинные процедуры, перегруженные информацией.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.