Как измерять результативность вашей СЭМ в соответствии с ISO 14001:2015?

Источник: статья принадлежит перу специалиста по качеству Джона Нолана. Джон работает приглашенным лектором в британском институте ILM (Institute of Leaders and Managers, – ред.), имеет аккредитацию на деятельность в сфере применения Prince 2 (стандарт в области управления проектами, – ред.), в области хранения данных и электроники. Дипломированный инженер, Нолан имеет 15-летний опыт работы в области создания и управления системами менеджмента качества (СМК, – ред.) в Великобритании. В частности, занимался созданием СМК в структурах местных органов власти.

Если у вас имеется опыт управления системой экологического менеджмента (СЭМ, – ред.), то вам не нужно рассказывать о том, какое влияние она оказывает и на компанию, и, шире, – на окружающую среду. Если у вас, вдобавок, есть сертификат по ISO 14001 или вы только ведете подготовку к сертификации, то у вас не может не быть и представления о важности измерения результативности функционирования СЭМ. Это полезно не только как свидетельство работы процессов постоянного улучшения для аудитора. Это также и важнейший источник информации, руководствуясь которой вы понимаете, что именно нужно делать в вашей системе менеджмента дальше. Из этого следует, что для результатов и работы СЭМ огромное значение имеют два фактора: точность измерений процессов и понимания, что именно необходимо измерять. Давайте же посмотрим, что нужно учесть, чтобы со стороны этих важнейших аспектов работы СЭМ вас не ждало никаких проблем.

Измерения. О чем следует поразмыслить

Пункт 9.1 стандарта ISO 14001:2015 посвящен «Мониторингу, измерениям, анализу и оценке» и он дает нам ряд позиций, учета которых от нас ожидают, если мы хотим соответствовать стандарту. Перечислим эти составляющие СЭМ, проанализировав которые можно убедиться в соответствии системы требованиям стандарта и в нормальном ее функционировании.

1. Что конкретно нужно измерять? Удостоверьтесь, что выходные данные по KPI фиксируются в документации точно, а также что внедрены адекватные с точки зрения оценки ситуации с СЭМ измерительные механизмы для любых проектов компании, влияющих на систему. Например, если для вашей организации это актуально, вам нужно было бы измерять каждый новый источник выбросов CO2. Или, к примеру, проводить мониторинг изменения экологической ситуации после запуска новых политик для автотранспорта и рабочих поездок организации.
2. Конкретные методы измерений. Определите конкретные методики, которыми вы будете измерять выходные данные процессов. Убедитесь, что избранные способы гарантируют логичные и правильные выводы и точны, в частности, нужно, чтобы была возможность сравнивать данные одного периода с данными за другой.
3. Подумайте о критериях, по которым корректно можно судить о вашей экологической деятельности, и исходя из которых нужно проводить измерения. Возможно это законодательство, или вы просто будете проверять работу на соответствие внутреннему набору целей предприятия. Так или иначе, важно позаботиться о том, что критерии уточнены.
4. Когда нужно проводить измерения? С точки зрения получения логичных выводов, на которые можно опираться необходимо убедиться, что периоды, когда проводятся измерения – согласованы и точно установлены. Ежемесячно, на еженедельной основе, ежеквартально вы проводите измерения, – неважно, главное, чтобы собранная информация позволяла просто и точно сравнить один период измерений с другим.
5. Когда нужно анализировать результаты? Важно. После анализа следуют действия. В любом бизнесе оценивают результаты, а затем запускают процессы корректирующих действий (если требуется), надеясь улучшить результаты в будущем. В этом контексте ключ к успеху заключается в определении регулярных периодов, когда все это делается. Нужна система.

Из всего, что мы пока обсуждали видно, что успех в измерении элементов СЭМ тесно связан с проблематикой KPI (Ключевые показатели деятельности – Key Performance Indicators, – ред.). Напомню, что мы это уже обсуждали в статье «Как назначить KPI в соответствии с ISO 14001». Будет только логично включить процессы измерения и анализа KPI в график работ вашей СЭМ, чтобы эта работа велась на систематической основе. Кстати сказать, включение в документацию СЭМ некоего «календаря событий» может быть хорошей идеей с точки зрения ее эффективности. Информацию о результатах измерений необходимо распространять в компании, чтобы любые возможные действия по улучшению можно было обсудить с командой и планировать инициативы при учете знаний всех, кто может сказать свое слово. Не стоит недооценивать роль выходных данных из процесса измерения KPI. Они могут послужить прекрасной базой и отправной точкой для внедрения и дальнейшего управления СЭМ. Это все? Или стоит принять во внимание что-то еще, чтобы точно измерять деятельность СЭМ?

Измерения. Есть ли что-нибудь еще, о чем стоило бы поговорить?

Строго говоря, если вы правильно согласовали свои KPI, точно их измеряете, то тогда вы получите достоверную картину того, насколько хорошо ваша СЭМ работает с точки зрения экологических целей и получите представление о направлении, в котором нужно действовать. Напомним, с целями в области экологического менеджмента работают в процессах анализа со стороны руководства. Мы уже как-то писали об этом в статье «Важность анализа со стороны руководства в ISO 14001:2015». Постоянное улучшение, к которому ведет чередование измерений, анализа и действий по результатам, является одним из главных принципов стандартов ISO, ISO 14001:2015 – в частности, именно этот принцип надо постоянно держать в голове, принимая решение об измерениях в СЭМ. Тогда вы не собьетесь с пути. Эту проблематику мы затрагивали в материале «Как реализовать постоянное улучшение СЭМ с помощью ISO 14001».

Несмотря на то, что не всегда возможно улучшить KPI за год – например, с точки зрения увеличения углеродного следа вашей организации по мере роста численности персонала – всегда требуется, чтобы вы демонстрировали постоянное улучшение. Обязательно ведите записи по проектам совершенствования системы менеджмента, которые запускаете. Может быть, неплохой идеей было бы ввести в вашу СЭМ «реестр постоянного улучшения»? Это нужно не только аудиторам. Если вы сделаете это, то сможете через год иметь максимально полные данные о всех проектах и инициативах по улучшению СЭМ за год. Такие данные могут даже лечь в основу нового, общего KPI, который можно обсудить на встрече в рамках анализа со стороны руководства. Такие интегральные данные помогут гарантировать, что в стремлении к желаемым KPI и улучшению функционирования СЭМ в тактическом масштабе, вы не упустили самого важного – общего постоянного улучшения. Помните, неточные или недостаточно частые измерения могут превратить даже самую эффективную СЭМ в неэффективную. Обязательно добейтесь, чтобы измерительные механизмы работали систематически, доказывали свою надежность и пользовались доверием сотрудников. Вам нужно систематически планировать процессы анализа результативности измерительных механизмов. Если все сделано правильно, лучше будет и функционирование СЭМ компании, и экологическая ситуация.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.