Как изменится документация СМК в редакции ISO 9001:2015?
В проекте новой редакции широко распространенного стандарта ISO 9001:2015 есть много текстуальных изменений по сравнению с действующей пока версией ISO 9001:2008. Не в последнюю очередь реформы коснулись документации системы менеджмента качества (СМК, – ред.). И это не удивительно. Международная организация по стандартизации (International Organization for Standardization, – ред.) на регулярной основе собирает мнения пользователей ISO 9001 о проблемах, которые связаны с его использованием в организациях. Документация же давно была одной из болезненных тем в обсуждениях, касающихся эффективности стандарта. Например, обычной жалобой предпринимателей было: «наша СМК обернулась формалистикой, так как поддержание огромного количества документов, требуемых ISO 9001, отнимает у сотрудников много времени, не давая при этом никаких существенных преимуществ. Сторонники самого известного стандарта качества в мире, цитируя стандарт, доказывали, что он вовсе не подталкивает к созданию избыточной документации, тормозящей работу. Так или иначе, уже сам факт возникновения такого спора показывал, что требования стандарта относительно документации понятны и доступны далеко не всем, а редакторам ISO 9001 есть к чему стремиться.
Если доступный сейчас публике проект ISO 9001:2015 будет опубликован в качестве официальной новой редакции ISO 9001, то организациям больше не надо будет создавать в обязательном порядке Руководство по качеству. Пропадают и требования о 6-ти обязательных процедурах и 20-ти обязательных записях. С Руководством по качеству никакого подвоха – в ходе перехода на обновленный стандарт и ресертификации по нему можно будет избавиться от этого документа, если он был избыточен. Впрочем, одной из функций Руководства является ориентация в СМК, прослеживаемость процессов системы. Именно по Руководству внешние аудиторы ориентируются в системе при проведении сертификационного аудита. Сотрудники из отдельных подразделений также знакомятся с Руководством по качеству для того, чтобы составить себе более четкое представление о других подсистемах СМК, не имеющих прямого отношения к их работе. Ведь как-то разбираться в системе надо, вот и получается, что если Руководство по качеству больше не нужно, то его функции просто берут на себя другие документы. Чтобы в СМК можно было ориентироваться без специальных документов они должны быть еще более понятны, а система управления документации должна быть отлажена еще лучше. ISO 9001 избавляется не от концепций, которые ранее эксплуатировал, а от форм, в которых они воплощены. Это и имеют в виду отечественные и зарубежные специалисты, говорящие о том, что, если судить по проекту ISO 9001:2015 – он стал еще более абстрактным и обобщенным, чем действующая на данный момент редакция.
Что касается обязательных процедур и записей, то здесь тоже можно говорить только о формальных изменениях, поскольку эти два термина были заменены еще более абстрактным термином «документированная информация» и в большинстве случаев там, где в стандарте было указание, что нужно «внедрить и поддерживать документированную процедуру» теперь говорится о том, что необходимо иметь документированную информацию по соответствующему процессу.
Хотя сама модель СМК по ISO 9001 с выходом новой редакции не меняется и об этом можно говорить вполне уверенно – более абстрактные и в меньшей степени формализованные требования новой редакции представляют собой настоящий вызов для специалистов по внедрению ISO 9001 и сертификации. Некоторые специалисты, например, называют формулировки проекта ISO 9001:2015 неаудитопригодными. Дело в том, что свободные формулировки, которые, с одной стороны, открывают перед пользователями стандарта новые возможности по приспосабливанию модели СМК по ISO для своей специфики, с другой – отнимают у аудиторов более или менее твердые формальные критерии, по которым можно судить о соответствии предприятия стандарту. По крайней мере, в вопросе документации от появления ISO 9001:2015 в выигрыше пользователи, так как имея созданный по ISO 9001:2008 пакет документов они смогут сертифицироваться и по ISO 9001:2015, если при выработке документации соблюдался дух, а не только буква серии ISO 9000. Более того, те для кого, ранее обязательные документы были лишними теперь смогут от них избавиться. Гибкость, которую приобретает ISO 9001 полезна предпринимателям еще и тем, что в таком виде он отходит от своего прошлого, связанного с кипами печатных форм, бланков и инструкций и теперь в большей степени подходит для подвижной эры цифровой документации и автоматизации управленческих процессов компании. Похоже тенденция ISO 9001 – поменьше формальностей, зато верность принципам.