Как добиться вовлечения сотрудников в проект внедрения ISO 9001:2015?

Источник: настоящая статья принадлежит перу специалиста по качеству Джона Нолана. Джон работает приглашенным лектором в британском институте ILM (Institute of Leaders and Managers, – ред.), имеет аккредитацию на деятельность в сфере применения PRINCE 2 (стандарт в области управления проектами, – ред.) в области хранения данных и электроники. Дипломированный инженер, имеет 15-летний опыт работы в области создания и управления системами менеджмента качества (СМК, – ред.) в Великобритании. В частности, занимался созданием СМК в структурах местных органов власти.

Имплементация системы менеджмента качества по стандарту ISO 9001:2015 обычно требует много работы, распределенной между многими сотрудниками в компании, тем не менее, один из аспектов, которые можно прозевать в этом процессе заключается в участии работников в создании СМК – «вовлечение персонала». В предыдущей нашей статье «Как соответствовать обновленным требованиям к лидерству, которые предъявляет ISO 9001:2015» мы показали, что ничего не получится без участия руководства. Но вопрос завоевания сердец и умов ваших работников при создании СМК тоже очень важен и может переместить чашу весов в пользу приносящей выгоду и практичной системы качества. Вы получите эффективные операции вместо системы, которая только добавила трудностей и разочаровала. Привычки, отношения, дисциплина, которые будут вам заложены при имплементации СМК могут определить, какой будет работа компании завтрашнего дня. Давайте же ответим на вопрос, как добиться вовлечения персонала?

Вовлечение сотрудников: как этого добиться

Вовлечение персонала – один из Принципов менеджмента качества, упомянутых в ISO 9001:2015. Параграф №7 включает требования к «ресурсам» и объясняет роль сотрудников и среды, в которой они осуществляют бизнес-процессы в функционировании СМК. Что стандарт не затрагивает, так это инструменты, которыми пользователь норматива может добиваться вовлечения персонала и тем увеличить результативность его работы и радикально поднять эффективность системы качества. Итак, каковы же могут быть эти инструменты, способные сообщить работникам энтузиазм и дать им знания, достаточные для безболезненного и гладкого внедрения стандарта ISO 9001…

1. Уделите внимание первоначальной коммуникации: первый шаг на пути информирования и вовлечения сотрудников состоит в том, чтобы озаботиться этим с самого начала процесса внедрения. У вас есть только один шанс, чтобы подать СМК в привлекательном свете, если этим шансом не воспользовались, то вернуть потерянное может быть крайне сложно.
2. Понятно объясните преимущества. Большинство людей консервативны и не любят перемен. Объясните плюсы работающей системы менеджмента и сертификации на соответствие ISO 9001:2015: довольные клиенты, возросшие возможности по получению новых заказов, репутация, сертификат, который известен всем, а потому ломает языковые барьеры в бизнес-сообществе. Покажите, что все эти аспекты доказывают: ISO 9001:2015 играет важную роль в сохранении рабочих мест.
3. Демонстрируйте и вовлекайте. Делегируйте работникам функции на каждой стадии внедрения системы. Вовлекайте их в любые поддерживающие процессы, связанные с СМК. Показывайте: «почему сделано то, а почему это, как сделано». Учитывайте мнение, которое выражает ваш персонал. Принимая во внимание, что когда система внедрена ее нужно поддерживать, чтобы сохранять соответствие ISO 9001:2015, помните, что никто лучше сотрудников не знает процессы, ведь они их выполняют каждый день.
4. Посвящайте в цели и результаты. Сотрудники должны видеть результаты – это очень важно. Постоянное улучшение означает постоянные хорошие новости для заинтересованных в работе организации лиц, акционеров, клиентов и поставщиков.
5. Позволяйте высказывать мнения открыто. Процессы вроде корректирующих действий – это сердце системы качества и очень важно, чтобы персонал к разработке этих действий привлекался и мог свободно выражать свое мнение. Предложения, сделанные снизу обязательно принесут результат.
6. Радуйтесь с персоналом. Заботьтесь, чтобы работники тоже чувствовали ободрение от историй успеха, которые связаны с вашей системой, способствуйте тому, чтобы они тоже испытывали радость от достижений. Растущая вовлеченность в процессы – это растущее чувство ответственности. Это большое дело.

Но вот вопрос, если мы добились всего того, о чем пишем выше, что же мы получим?

Успешное вовлечение потребителей: выгоды

Наиболее явное преимущество – гладкое и безболезненное внедрение ISO 9001:2015. Есть скрытые, но более существенные плюсы, которые станут очевидны по прошествии некоторого времени. Во-первых, со временем, благодаря достигнутому результату можно будет повысить эффективность системы почти в любых аспектах. Горящий энтузиазмом и знающий сотрудник, который понимает, что имеет отношение к СМК, а что не имеет, который понимает зачем система и зачем сертификация по ISO 9001 поможет в этом. В будущем, когда в ваш офис придут клиенты, с вовлеченностью персонала вам будет легче показать, что работники разделяют ваше видение качества. Это важно и когда вы принимаете аудиторов. Поработайте над тем, чтобы заинтересовать сотрудников с самого начала и преимущества этого не замедлят себя продемонстрировать.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.