Как добиться соблюдения нормативных требований в ISO 14001?
Источник: статья принадлежит перу специалиста по качеству Джона Нолана. Джон работает приглашенным лектором в британском институте ILM (Institute of Leaders and Managers, – ред.), имеет аккредитацию на деятельность в сфере применения Prince 2 (стандарт в области управления проектами, – ред.), в области хранения данных и электроники. Дипломированный инженер, Нолан имеет 15-летний опыт работы в области создания и управления системами менеджмента качества (СМК, – ред.) в Великобритании. В частности, занимался созданием СМК в структурах местных органов власти.
Каждая организация может получить выгоду от внедрения ISO 14001 и сертификации по нему. Причем получит она пользу не только для себя, но и для окружающей среды. А это, в свою очередь, сулит выгоду окружающим, всей планете. ISO 14001 гласит, что топ-менеджмент внедряющей компании должен: «сформулировать экологическую политику организации». Как часть этого, в стандарте фигурирует «приверженность соответствию требованиям законодательства и другим требованиям, имеющим отношение к организации с точки зрения выявленных экологических аспектов». Другими словами, еще до того, как вы возьметесь за идентификацию экологических аспектов, надлежит удостовериться, что организация понимает законы, в поле действия которых она функционирует, соответствует им. Также организация должна проанализировать, в достаточной ли мере она снабжена всей инфраструктурой для своевременного отслеживания обновлений норм законодательства. А теперь зададимся вопросом: как наилучшим образом достичь всего этого?
Поддержка соответствия законодательным требованиям
Заявленная область применения ISO 14001 такова, что используемые в стандарте формулировки носят намеренно абстрактный, обобщенный характер. Для большинства систем экологического менеджмента (СЭМ, – ред.) это означает, что представителям руководства компаний по СЭМ придется проделать определенную работу, чтобы интерпретировать значение термина «требования» в их случае. Правовое поле отличается от страны к стране, регуляторы, которые влияют на вашу деятельность, могут быть разными и регулировать рынок они могут по-разному. Правовая среда может быть разной не только в разных странах, но и в разных регионах одной страны. При всем при том, достичь правильного понимания требований применительно к вашем случаю, нужно очень точно – это очень сложно. Влияет не только территория, но и отрасль, в которой работает компания, некоторые сектора экономики буквально прогибаются под грузом законов, которые их регулируют. Сравните химический завод и колл-центр? Два таких разных предприятия будут иметь совершенно разный законодательный контекст. Словом, чтобы правильно применить требования ISO 14001 к конкретной ситуации, конкретной компании нужно потрудиться.
Гарантия соответствия – с чего начать?
Не должно удивлять, что при наличии таких существенных проблем внедрения ISO 14001 появились специализированные консалтинговые компании, предлагающие помощь в решении всевозможных потенциальных проблем. Однако по моему опыту, реальное улучшение работы в аспекте экологической деятельности все равно основывается на изучении и составлении твердого представления о требованиях регуляторов, актуальных для вас. Начните с составления «Реестра экологического законодательства» для вашего предприятия. Это может быть самый простой список, сделанный в Word или Excel, в котором вы соберете все законы и экологические требования, имеющие отношение к вашей СЭМ, а также освещающий следующие важные для наших целей вопросы:
- названия законов и других документов, с указанием источника информации, если применимо;
- любые важные пояснения требований;
- перечислите контрольные механизмы, которые вы используете для того, чтобы гарантировать, что информация о требованиях и изменения в законах своевременно поступает и принимается в соображение;
- некий общий обзор требований и мер по соответствию им;
- записи об ответственности и сроках необходимых мероприятий;
- дата превентивной проверки соответствия с тем или иным документом или законом.
Итак, вот мы и подошли к этапу, на котором уже можем заняться определением того, на какие законы из сформированного списка нужно обратить внимание в вашей СЭМ – не обязательно управлять всем, нужно управлять только тем, что имеет значение.
Уровни законодательства, иерархия законов – все это может представлять большую трудность. Но ваш опыт работы в отрасли станет порукой, что у вас есть все необходимые знания, чтобы счесть важными те или иные документы или пренебречь ими. Если где-то компетентности не хватает, то во многих странах в данном вопросе оказывают помощь местные отделения профильных экологических учреждений. Более того, в большинстве стран и регионов существуют локальные и общенациональные информационные ресурсы, гарантирующие доступ к законодательству всем, кто ведет соответствующую деятельность. Доступ к законам – право граждан. Возможно даже, что внедрение СЭМ стоит начать с звонка в правительственное учреждение в сфере экологии, действующее в вашей стране.
Как мы уже здесь говорили, законодательство, которое нужно учитывать может быть совершенно разным. В любой стране существуют свои нормы по управлению выбросами и отходами, обращению с опасными химическими веществами. Могут быть законы и постановления по используемым в вашей продукции материалам, если вы производитель. Подумать стоит также вот о чем. У вас в организации может быть множество «экологических аспектов» (термин из стандарта ISO 14001, – ред.), которые потенциально могут быть затронуты законодательством и регуляторами: ими могут быть газы в ваших системах отопления и кондиционирования (охлаждения). Доверьтесь вашим ушам и глазам: что может оказать влияние на экологию? Возможно, законодательство из области, которая раньше не приходила вам в голову имеет к вам отношение, хотя бы теоретически? Неплохой идеей может быть составление сравнительного списка законов, которые учитываете вы и учитывают похожие организации в вашем же регионе. Это также может помочь удостовериться, что вы ничего не упустили.
Управление вашим соответствием
Теперь, когда у вас есть достаточно полное и актуальное представление о законодательстве, вы, без сомнения, сделаете следующий шаг и определите ваши «экологические аспекты». Но берегитесь самоуспокоения! Нужно еще создать и проверить механизмы обновления информации о законах и ее проверки на предмет актуальности. Здесь мы уже говорили о правительственных учреждениях в области экологии. Во многих из них на бесплатной основе предоставляются сервисы с обновляющейся законодательной информацией. Узнайте, они могут помочь вам быстрее узнать о нововведениях и оставить больше времени на их учет в своей работе. Хорошей практикой может быть выделение фиксированного времени ежемесячно на исследование, занесение в документацию и действия в ответ на изменения требований регуляторов. Вам пойдет только на пользу, если сможете продемонстрировать органам по сертификации и другим проверяющим, что у вас есть записи, наглядно демонстрирующие, как вы действовали при изменениях правил и как меняли свою работу. Помочь удостоверить эффективность этой процедуры способны процессы внутреннего аудита. Убедитесь, что в процессе внутренней проверки поддерживается дисциплина.
Польза от самостоятельной работы с ISO 14001
Помните, выше мы уже говорили: есть бесспорные преимущества в самостоятельном поиске и анализе требований регуляторов и законодательства, которые имеют отношение к вашей СЭМ. Вы как бы обучаете таким образом сами себя. Изучаете законы в своей сфере независимо от того, имеют они отношения к проекту внедрения ISO 14001 или нет. Тем, что вы заявляете о своем соответствии ISO 14001 и сертифицируетесь по нему, вы как бы говорите, что отвечаете за все экологические аспекты, связанные с вашей продукцией или услугами. Если вы вооружитесь продвинутым пониманием законодательства, то определение соответствия экологическим требованиям вашей цепи поставок – дело техники. О том, насколько это полезно вы можете прочитать в другой нашей статье: «Как привести вашу цепочку поставок в соответствие с ISO 14001?».
В целом, благодаря внесению ясности в вопрос законодательных требований к СЭМ, существующих у вас, вы сделаете свою организацию более подготовленной к будущему и сделаете большой шаг по направлению к обеспечению ваших клиентов отличной продукцией и первоклассными услугами.
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.