Как благополучно перенести аудит по стандарту ISO 9001?
Перевод: автор оригинала на английском языке – Эрик Шипии (Eric Shipee, – ред.), технический директор и менеджер по качеству американской компании «Service Thread». Материал опубликован на сайте «Service Thread»
«Бездействие родит страх. Действие вселяет уверенность и храбрость. Если вы хотите побороть страх, не думайте о своей проблеме, сидя дома. Нужно выйти из него и заняться делом», – Дейл Карнеги.
У нас у всех есть свои сомнения и страхи перед аудитом. В прошедшую неделю я имел возможность получить опыт прохождения ресертификационного аудита с нашим аудитором от органа по сертификации. Я убедился, что процесс аудита не столько страшный, сколько трудоемкий. Так как это был мой первый опыт – мою деятельность впервые аудитировали, я испытывал страхи в связи с тем, что не понимал, чего ожидать. Дальше я расскажу, как готовился, как все прошло и что я понял, получив этот опыт.
Подготовка к аудиту
- Нужно знать стандарты – это то, на что аудитор будет ссылаться, обсуждая требования к системе менеджмента качества (СМК, – ред.). Как ориентир в изучении требований я использовал этот сервис.
- Необходимо подготовить сотрудников к аудиту. Я довел эту информацию до всех сотрудников. Поскольку аудитор во время проверки может оценивать не только менеджмент, но и другие процессы, контактируя при этом с каждым сотрудником, то нужно и подготовить к аудиту каждого, чтобы все были «на одной волне».
- Будьте организованными! Один наиболее важный аспект подготовки к аудиту – организованность. Знайте, где найти документы и записи, которыми вы пользуетесь ежедневно, избавьтесь от документов, которыми вы не пользуетесь. Нагромождения лишних документов и оборудования препятствует аудитору в его попытке добраться до ключевых процессов вашей организации.
Аудит
- Открывающая аудит встреча. Команда руководителей и аудитор встречаются, чтобы проверяющий мог изучить записи о процессах анализа со стороны руководства и цели в области качества. Во время встречи менеджеры обсуждают с аудитором его роль и расписание запланированных в рамках недельного аудита мероприятий.
- Аудит процессов и системы менеджмента качества. После предварительной встречи аудиторы углубляются в каждый имеющий отношение к системе процесс, используя запланированный график мероприятий как руководство. Работа с некоторыми процессами занимает больше времени, чем запланировано, некоторые, наоборот, требуют меньше времени. Этот этап – главный этап, на нем руководители получают максимум информации о том, что организовано хорошо, а что предстоит улучшить.
- Заключительная встреча с аудитором. На этой заключительной встрече аудитора и руководителей обобщаются результаты проведенного аудита и проверяющий заявляет о том, что будет рекомендовать своему органу по сертификации продлить срок действия сертификата.
Усвоенные уроки
Это была наша третья ресертификация, сами понимаете, мы уже не имели глобальных проблем, нуждавшихся в исправлении. Впрочем, мы стали более организованными, стали лучше понимать стандарты и можем благодаря этому ориентировать аудитора быстрее. Мой совет тем, кто только начал работать со стандартом ISO 9001: учитесь, учитесь и еще раз учитесь, и следуйте советам аудиторов. Конечно, процесс аудита может смущать вас первое время, но он стоит затрат времени и денег, если вы выйдете из него не только с позитивным результатом для сертификации, но также вновь сверите благодаря этому аудиту курс на эффективность, объективность и качество.
Что вы делаете для подготовки и проведения в вашей организации аудита по стандартам ISO?
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.