Из каких этапов состоит процесс закупок в соответствии с ISO 9001?
Источник: автором статьи является Марк Хаммар – сертифицированный в ASQ (American Society for Quality, – ред.) специалист по качеству и деловому совершенству. В сфере качества эксперт трудится с 1994 года. У него есть опыт работы в сфере аудитов, улучшения процессов, написания процедур для систем управления качеством и систем экологического менеджмента. Марк Хаммар – сертифицированный главный аудитор по стандартам ISO 9001, AS 9100, ISO 14001.
Как требования к закупкам стандарта ISO 9001 на системы менеджмента качества (СМК, – ред.) могут изменить процесс закупок продуктов и услуг вашей компании? Ответ на вопрос: в большинстве случаев изменят не сильно. Дело в другом. Когда вы выполняете требования в рамках внедрения СМК, вы утверждаете четкие правила в некоторых ключевых элементах процесса закупок. Речь идет о тех аспектах, в отношении которых необходимо проводить мониторинг, дабы удостовериться в том, что приобретаемые услуги и продукты отвечают нуждам компании. Как с любым процессом в концепции ISO 9001, вам необходимо в первую очередь изучить «входные данные» процесса закупок. В основном «входы» в закупки «приходят» из связанного с ними процесса проектирования.
Содержание закупочного процесса
Определение требований компании к закупаемой продукцией
Одно из наиболее важных требований к процессу проектирования и разработки в стандарте ISO 9001 заключается в том, что нужно снабдить достаточной информацией из этого процесса процесс закупок. С получения требований от проектирования по сути дела и начинается закупочный процесс. Если корректные данные на входе не были получены, то закупки с самого начала обречены на неудачу и результат не будет соответствовать нуждам предприятия. А предположим, ваша компания ничего не проектирует, что тогда? Все равно вы, так или иначе, должны убедиться, что персонал, отвечающий за закупки, снабжен всей необходимой информацией. Это делается на стадии анализа требований к продукции.
Выбор поставщика и согласование условий заказа
В чем главная цель процесса закупок? Выяснить насколько то, что вы получите от поставщиков, отвечает вашим потребностям. Поскольку на практике любая организация закупает не один какой-нибудь вид товара, а много, степень контроля над конкретным закупочным направлением будет напрямую зависеть от эффекта, который данный конкретный закупаемый товар оказывает на собственный производственный процесс закупщика и конечный результат его работы. Представьте, например, что вы купили винты с поврежденной головкой. Когда такой винт попадет в руки вашего сотрудника, занятого сборкой, он не сможет не заметить, что что-то не так и просто возьмет другой, исправный винт. Как мы видим, последствия дефекта не будут слишком тяжелы, следовательно, и в строгом тщательном управлении поставками на этом направлении нет большой нужды.
Поставщиков по ISO 9001 нужно выбирать на основе их способности поставлять продукцию и услуги, соответствующие требованиям. Поэтому частью СМК неизбежно будет процесс оценки того, насколько потенциальный подрядчик может произвести комплектующие в нужном количестве и с заданным уровнем качества. Вы устанавливаете критерии оценки и поддерживаете записи по этому вопросу. Чтобы закрыть этот вопрос нужно также определить условия сотрудничества, цены и сроки, обсудив и согласовав их с самими поставщиками.
Делаем заказ и обеспечиваем достаточный уровень информированности
Самая важная информация в случае закупок обычно отражается в документе, который называют «закупочным ордером». В сегодняшнем бизнесе слабо устоялись единые подходы к тому, что должна включать закупочная информация. С другой стороны, некоторые наиболее общие руководящие указания по этому поводу можно найти в стандарте. Закупочная информация описывает собственно продукт, который предстоит производить поставщику, затем, она должна содержать критерии приемки готового товара. Необходимо включить в документацию такие детали, как процедуры, производственные процессы оборудование, требуемый уровень квалификации персонала подрядчика, требования к поставкам системы качества компании-закупщика. Стоит обязательно прописать также особые требования к оборудованию. Если вы считаете, что вашему поставщику нужно использовать только фрезерный станок ЧПУ под управлением компьютера типа CNC и не более старый, то стоит обязательно прописать это в закупочной информации. Перед отправкой всех ваших требований поставщику проверьте, не упустили ли вы чего-нибудь, о чем он должен обязательно знать. Помните, что если подрядчик не произвел именно ту продукцию, которая вам нужна по причине отсутствия у него информации о чем-либо, то это, безусловно, не его вина. Дать понять, чего вы хотите должны именно вы.
Получение, проверка и передача закупленной продукции в следующие внутренние процессы вашего бизнеса
Мы переходим к последним шагам закупочного процесса. Теперь вашу закупленную продукцию нужно проверить на соответствие требованиям компании. Существует много вариантов реализации этого шага. Компания-закупщик может проверять отгруженный товар и заполнять приемочную документацию. Некоторые компании проводят у поставщиков регулярную сертификацию, чтобы избежать лишних проволочек и направлять закупки прямиком на склад. Есть множество других стратегий. Выбор между ними – дело ваше, главное – убедиться, что приемочный процесс вами предусмотрен и осуществляется на практике. Если контроль продукции, поставляемой по закупкам, передан поставщику, то закупщику надлежит прописать используемые при этом методы в закупочном ордере. Когда верификация закупщиком осуществлена, проверенная продукция направляется в собственные производственные процессы организации.
Главные составляющие процесса закупок
Компания, исходя из своих особенностей, может предусмотреть много промежуточных шагов среди тех главных этапов реализации закупок, которые мы наметили в этой статье. Можно, к примеру, внедрить подпроцесс идентификации способа проверки достаточности информации для поставщика. Однако каковы бы ни были детали, главные составляющие процесса закупок видятся такими, какими мы их описали. Концентрация ваших усилий на них гарантирует получение требуемой продукции, с минимальным количеством брака и к нужному времени. Это поможет выполнить собственные обязательства предприятия-закупщика перед его клиентами. Остается подчеркнуть, что удовлетворенность ваших собственных клиентов находится в очень большой зависимости от сотрудников отдела закупок и от эффективности работы поставщиков.
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.