Анализ документации ISO 9001: должен ли я это делать?

Источник: статья написана экспертом по качеству Мариам Будро специально для журнала «Quality Digest». М. Будро – президент консалтинговой фирмы «Mireaux Management Solutions». Направления работы этой структуры, помимо всего прочего, – консалтинг по системам менеджмента качества (СМК, — ред.), обучение, помощь в проведении внутренних аудитов по стандарту ISO 9001.

Решить, как управлять документами СМК (система менеджмента качества, – ред.) бывает сложно. ISO 9001, стандарт на системы качества Международной организации по стандартизации (ISO – International Organization for Standardization, – ред.) требует, чтобы вы поддерживали в компании точные и актуальные (обновляемые) процедуры, но не дает сколько-нибудь подробного руководства о том, как это реализовать на практике. Где-то на отрезке между требованиями и внедрением требований лежит серая зона неопределенности, ошибок и путаницы, в которую вынуждены входить пользователи ISO 9001 на своем пути. Давайте попробуем разобраться, что требуется стандартом, а что является практическим ноу-хау для анализа документации в жизни.

Когда я говорю «процедуры», что сюда следует включать?

Процедура – это метод совершения действия, проще говоря, она объясняет, кто должен делать, что должно делаться, где и когда. Речь идет о документе, который раскрывает различные аспекты процесса. ISO 9001 требует, чтобы процедуры, рабочие инструкции и так далее были точны и отражали реальную этапность реализации бизнес-процессов компании. Как вы определяете эту «точность» процедур оставляется нормативом на ваше усмотрение. Процедуры могут, к примеру, описывать бизнес-процесс получения обратной связи от потребителя вашей продукции (устанавливать расписание исследований мнения клиентов, планы звонков клиентам с целью сообщить определенную информацию рекламного характера). Проанализируйте ваши процедуры и убедитесь, что рабочие-исполнители обладают актуальной, полной и точной информацией, чтобы эффективно делать свою работу.

Надо ли проводить ревизию процедур раз в год?

Если говорить об ISO 9001, то там не написано, что вам нужно анализировать процедуры раз в год. Частота ревизий этого типа документов увязана в стандарте со сложностью и спецификой вашего бизнеса. Менеджмент одних компаний может прийти к выводу, что процесс анализа документации СМК имеет смысл запускать раз в год, менеджмент других, возможно, придет к выводу – достаточно и одного раза в три года. В принципе, в компаниях, где процессы очень динамичны и процедуры неизбежно постоянно пересматриваются, может не быть надобности в формальной процедуре анализа документации совсем, так как документированные процедуры анализируются одномоментно с постоянными редакциями.

Непонятно, так должен ли я анализировать процедуры с заданной периодичностью?

Если организация не обновляет процедуры с достаточной периодичностью или не поддерживается достаточная дисциплина: изменяется реальный процесс – изменяется и документированная процедура, то введение формальных совещаний анализа документации через установленные промежутки времени может дать положительные результаты. Как-то я проводила аудит в компании, процедуры которой не обновлялись целых три года. Просто, она меняла свои фактические процессы достаточно часто и команда не успевала возвращаться к документации и корректировать ее. Это дало свои негативные плоды. Значительная часть информации из процедур уже была не применима к практике. В компании, о которой я говорю, ответили на проблему внедрением процесса официального анализа документации раз в год – по определенным датам.

Другой случай. Однажды я работала в организации, где не обновляли процедуры 7 лет, однако они были в порядке, поскольку специфика бизнеса позволяла долго не управлять документами, они работали на нединамичном рынке. Даже при этом вторая организация назначила совещания анализа документации один раз в три года. Это тоже может быть очень полезно, например систематические процессы подобного рода могут стимулировать улучшить работу с документами, а без новых процессов для этого не было стимула. Примите в расчет, что технологии могут измениться и мера второй компании покажется очень своевременной.

Еще совет: проводите регулярные проверки сотрудников. Пользуются ли они процедурами, насколько они доступны и понятным тем, кому адресованы. Назначьте график мониторинга и анализа процессов, предназначенных для измерения деятельности и результативности процессов идентификации возможностей улучшения.

Заключительные слова

Надеюсь, вы поняли мою основную идею. Нет правильного или ошибочного способа управлять документами. Главное, убедиться, что процедуры, рабочие инструкции, формы, – соответствуют реальной деятельности компании. Главное – именно это. Вам решать, как достичь этого.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Leave a Reply

You must be logged in to post a comment.

Вам понравилась статья? Не хотите пропускать новые? Тогда подпишитесь на RSS или получайте новые статьи мгновенно на электронную почту


Лицензия Creative Commons

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: