Документы СМК, необходимые для сертификации по стандарту ISO 9001
При сертификации системы менеджмента качества (СМК, – ред.) по стандарту ISO 9001 в органе по сертификации у вас с самого начала потребуют предоставить документацию внедренной системы, наряду с другими документами. Документарная проверка проводится до внешнего аудита и ее успех – залог того, что аудит вообще состоится. Какой должна быть документация СМК? Есть требования стандарта ISO 9001, например, что для управления записями должна быть установлена документированная процедура, однако, требования ISO во многих случаях оставляют пространство для двух мнений. Это сознательная политика, поскольку только так удается обеспечить столь большую универсальность и всеохватность ISO 9001. А ведь именно это качество сделало его самым популярным стандартом СМК в мире и одним из самых востребованных нормативных документов Международной организации по стандартизации (ISO – International Organization for Standardization, – ред.). Наличие разных точек зрения о том, как лучше выполнять требования стандарта приводят к тому, что разные профессионалы порой могут придерживаться зеркально противоположных точек зрения о том, как должна быть организована документация СМК. Это усложняет жизнь предпринимателям, которые входят в этот дремучий лес не по своей воле и испытывают простое человеческое желание знать «как надо». Поэтому, для экономии вашего времени мы не будем излагать здесь палитру мнений по спорным вопросам, а остановимся на содержании стандарта ISO/TR 10013 «Руководящие указания по документированию системы менеджмента качества». Держась в его фарватере, вы всегда будете иметь, по крайней мере, тот довод, что действуете в вопросе документации, согласуясь с углубленными рекомендациями той же организации, которая выпустила сам ISO 9001.
В ISO/TR 10013 предостаточно положений, вроде «организация должна сделать то-то и то-то в зависимости от ситуации, в которой она находится», но есть и очень полезные замечания, касающиеся содержания документации СМК, иерархии документов. Особенно полезен параграф №5, который «расчехляет» некоторые вопросы процесса подготовки документации системы менеджмента качества. В нем говорится, что документы должны быть разработаны персоналом, вовлеченным в выполняемую деятельность, потому что только так удается сделать внедрение СМК делом всей компании (5.1, – ред.). Среди некоторых консультантов есть мнение, что, наоборот, документацию системы должен разрабатывать один человек, который имеет опыт и знания в этом деле. В пункте 5.2 предлагается алгоритм создания документации, начинающийся с идентификации процессов. Параграф №6 дает несколько полезных пояснений относительно того, как должны быть организованы процессы внесения изменений в документы и их рассылки. Например, для того, чтобы нужные документы оказывались в нужных руках в стандарте ISO/TR 10013 дана рекомендация о присвоении учетных номеров каждому экземпляру того или иного документа. Из пункта в пункт следуют указания о важности назначения ответственных за процедуры работы с документами лиц. «Приложение А» дает представление о типовой структуре и иерархии документации СМК. «Приложение B» содержит образец рабочей инструкции, одного из документов, который занимает нижнюю ступень в иерархии документов системы.
В стандарте нет, и не может быть психологических аспектов, которые позволят вашей документации расположить в свою пользу тех, кто будет ее изучать в сертификационной компании. Здесь уже мы вынуждены обратиться к мнениям и опыту консультантов по внедрению ISO 9001. Согласно рекомендациям некоторых из них, очень полезно сосредоточиться на прослеживаемости документов, особенно документированных процедур. Речь идет о ясности места документов в СМК и прозрачности их назначения и дальнейшей судьбы. Проще говоря, беря в руки документ, специалист должен понимать, зачем он нужен, что с ним делать, и с чем он связан. Немало очков в глазах специалистов органов по сертификации может придать еще одна деталь. Документы должны производить впечатление созданных не для аудиторов и кого бы то ни было еще извне, а для сотрудников предприятия, для их повседневной работы. Стоит обратить пристальное внимание «Руководству по качеству» – этот документ необходимо составить таким образом, чтобы из него была хорошо ясна структура системы и ее состав.