Что такое записи по качеству с точки зрения ISO 9001?
Пункт 3.7.6 стандарта ISO 9000:2005 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» дает определение записям по качеству…
Цитата: ‘…запись: документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществления деятельности’
Стандарт ISO 9000 устанавливает терминологию для всех нормативных документов одноименной серии, то есть группы стандартов, ISO 9000 «Управление качеством». Стандарт ISO 9001 «Системы менеджмента качества. Требования» входит в эту группу. Несмотря на наличие определения, многие даже после него могут не очень хорошо представлять себе, о чем конкретно идет речь. Чтобы расставить все точки над «и» скажем, что записи – это обобщенное название для целого ряда типов документов, которые могут выполнять функции, вытекающие из определения и называться записями. В число записей могут входить: акты, ведомости, журналы, задания, заявки, карточки, отчеты, перечни, программы и многое другое. Конкретные формы, в которых будет воплощен этот концепт – «записи» в ISO 9001 оставлены на волю внедряющей организации.
Однако какие, собственно, требования к записям выдвигает сам стандарт? По тексту рассеяно множество упоминаний о записях по тем или иным аспектам системы менеджмента качества, которые должны быть введены в практику в обязательном порядке. Обязательные записи сведены в одну таблицу в документе ISO/TC 176/SC2/N 525R2 – это пакет вспомогательных документов к ISO 9001. По этому документу и по стандарту ISO 9001, должны существовать, например, обязательные записи анализа со стороны руководства, обучения персонала. Кроме обязательных записей, в ISO 9001 есть положение, исходя из которого на предприятии необходимо создать также документированную процедуру управления записями. Термин документированная процедура также довольно часто вызывает вопросы у неопытных пользователей стандарта. Между тем, все просто, это всего лишь документ или несколько документов, которые описывают методы осуществления действий. В тексте документированной процедуры могут быть определены такие подробности, как процедура архивации документов, вывода их из употребления. В нем могут найти отражение вопросы ответственности за те или иные процессы управления документацией или согласования документов, которые планируется ввести в действие. Назначение ответственных за ход процессов – принципиальная позиция ISO 9001.
Документация СМК в целом и управление записями в частности – являются одними из наиболее частых причин провала ресертификационных аудитов. Довольно обычным для российских предприятий является создание большого количества разнородных записей, каждый из которых представляет собой документ большого объема. Процедура управления этими документами становится очень сложной и не способствует работе, а препятствует ей. Из-за этого записи начинают вести задним числом или вообще параллельно совершению реальных действий. Записи представляют собой один из важнейших источников информации для получения руководством информации о состоянии созданной системы менеджмента качества. Данные, которые собираются при помощи записей, потом ложатся в основу корректирующих и предупреждающих действий, благодаря которым система совершенствуется и поддерживается в рабочем состоянии. Если этот вид документации теряет связь с реальностью, то и вся система менеджмента становится формальностью (читайте о самых серьезных ошибках при внедрении системы менеджмента качества по ISO 9001, – ред.).
Чтобы избежать проблем с управлением записями, прежде всего, нужно не создавать ничего лишнего. Это касается не только количества записей, но и их содержания. Будет только хорошо, если весь документ уместится на одной странице и не потребует большого времени на свое заполнение или на ознакомление с ним. Особое внимание при выработке процедур, связанных с записями и в процессе функционирования СМК, эксперты рекомендуют уделить таким вопросам, как анализу и актуализации документов. Нужно так организовать записи, чтобы можно было без труда идентифицировать их статус: отозванные, действующие и так далее. Необходимо обеспечить наличие актуальных версий документов у всех сотрудников, которым они нужны. Очень важно предотвратить непреднамеренное использование устаревших документов, а также организовать идентификацию документов, имеющих внешнее происхождение. Должна быть налажена их рассылка внутри организации (читайте о том, как внедрять систему менеджмента качества здесь, – ред.).