Что такое lean система менеджмента качества по ISO 9001?

Источник: компания «Bizmanualz». Организация имеет членство в американской организации ASQ (American Society for Quality, — ред.), ставящей своей задачей продвижение современных методов качества в мире. Автор исходного материала на английском языке – Крис Андерсон.

Как выглядит такая вещь, как Lean СМК по ISO?

Создать Lean СМК (Система менеджмента качества, — ред.) по ISO 9001 – это значит сфокусировать систему на чем-либо! Чем меньше вопросов попадет в фокус системы, тем лучше! Находят несколько наиболее жизненно важных (критичных) метрик, затрагивающих всех рабочих и связанных с наиболее важными аспектами бизнеса, например, с вашими клиентами. Большинство, если не все потребители хотят одного и того же: поставки в срок (OTD – On Time Delivery, – ред.), хорошую цену, высокого качества. Они хотят, чтобы продукцию им доставляли ни днем позже, чем указано в закупочном ордере. Если показатель OTD не равняется 100%, то СМК не работает, и точка. Разумеется, клиентам хочется хорошей цены. И это не значит, что отгрузка должна происходить на ночь глядя, лишь бы избежать плохих показателей OTD. Низкая цена не оправдывает брак (клиенты все равно не хотят платить за плохое качество). Никаких переделок, никаких забитых складов, никаких издержек. Lean СМК по ISO 9001 концентрируется на постоянном сокращении издержек, что влечет снижение цены товара, одновременном улучшении качества и достижении 100% OTD. Создание такой системы требует также совершенствования всех процессов, критичных с точки зрения качества.

Как это сделать?

• Можно улучшить (изменить) оргструктуру.
• Улучшить информационную составляющую, получив более четкие данные о процессах, подготовив метрики и проанализировав тенденции.
• Можно работать над повышением производительности труда.
• Выполнить цикл устранения издержек из системы.

Возможности по улучшению возможностей процесса включают: анализ с позиции поддержания эффективности, анализ управления процессом, анализ с позиции взаимоотношений работников, компетентность работников, качество (особенно такой показатель, как «Cost of Quality» – расходы на обеспечение качества), состояние склада в результате задержек, наладочное время оборудования, объем партии, эффективность в цепочках поставок.

Смысл Lean СМК по ISO 9001

Что такое lean-менеджмент? То, что он фокусируется на OTD означает, что вся работа в системе качества будет сконцентрирована на скорости и производительности организационного организма. Это одна из главных потребностей любой компании. На скорость и производительность отрицательно влияют планово-предупредительное техническое обслуживание и внеплановое предупредительное техобслуживание, брак, переделки, задержки, результативность процессов. Отлаженность организационного механизма от адресной наладки каждого процесса усиливает ваш контроль над издержками, производительностью и скоростью работы процессов компании.

Польза от Lean СМК по ISO 9001

1. Укрепляет взаимодействие внутри коллектива.
2. Снабжает пригодными для принятия решений данными.
3. Сосредотачивает внимание сотрудников на показателе CTQ – затратах на качество.
4. Помогает извлекать пользу из системы менеджмента качества.
5. Повышает уровень качества на предприятии.

Последовательность действий в Lean СМК

Как создать систему менеджмента качества с использованием lean-инструментов? Первое, что нужно сделать, это очертить границы реализации проекта. Первоначально все усилия нужно направить на трансформацию обычной СМК в Lean СМК. Оцените текущий уровень слаженности вашего персонала. Соберите и проанализируйте данные о бизнес-процессах, метрики, затраты на качество процессов, компетентность, общую результативность. Вы получите картину того, в каком состоянии вы находитесь на момент начала работы проекта.

Теперь соберите рабочую группу по внедрению СМК, которая будет отвечать за имплементацию lean-менеджмента. Группу лучше составить из ключевых сотрудников, владельцев процессов, способных практически работать над показателем затрат на качество.

Примерный состав функций, от которых в рабочую группу стоит взять людей:

1. Руководство.
2. Качество.
3. Жизненный цикл продукции.
4. Продажи, подтверждение заказа.
5. Проектирование и разработка.
6. Закупки.
7. Отгрузка, оформление, склад.
8. Человеческие ресурсы.
9. Планово-предупредительные работы.
10. Лаборатория.
11. IT.
12. Измерения, контрольно-измерительные приборы.

Сформируйте план реализации внедрения Lean СМК с ясной этапностью, результатами и описанием действий. Ясные сроки, чтобы иметь уверенность в том, что все будет завершено к нужному времени. Что касается результатов, то и тут можно предложить приблизительный их перечень:

1. Исключение ненужной документации, сбор свидетельств того, что действия, осуществленные в рамках проекта Lean СМК добавляют ценность в компании (add value, – ред.). Данные по CTQ собраны и использованы при внедрении изменений.
2. Вовлеченность сотрудников в работу, выводимая из возросшей эффективности потоков создания ценности. Этот результат, в свою очередь, проистекает от укрепления взаимодействия в коллективе, возросшей удовлетворенности сотрудников своим положением. Приободренные работники берут инициативу в свои руки и работают на общий результат компании.
3. Совершенствование целей в области качества через введение более четких критериев, по которым можно судить о производимых улучшениях. Лидеры организации волей-неволей получат эти критерии, когда будут заниматься анализом процессов, которые приносят пользу (эффективны) и не нужны для создания ценности. Такой анализ всегда проводится, когда применяются инструменты «бережливого производства». Благодаря lean в СМК налаживается обмен информацией, лучше осмысливаются границы бизнес-процессов.
4. Получение данных, по которым можно достаточно точно судить о состоянии ключевых процессов. Этот результат даст в руки менеджмента все необходимое для улучшения процессов и операции в целом.

Внедрение Lean СМК работы с такой материей, как взаимодействие руководителей и супервайзеров с персоналом. Начальники должны быть лидерами коллектива. Руководители занимаются анализом процессов, которые приносят пользу (эффективны) и не нужны для создания ценности. Определяют границы тех или иных бизнес-процессов, критерии результативности и способствуют созданию такой системы распространения информации в пределах компании, которая помогает улучшению внутренних цепочек создания ценности.

Все инструменты lean в СМК нужны для сбора данных, на основе которых менеджмент получает возможность предпринимать взвешенные решения. Эти данные, соответствующим образом доведенные до персонала, сосредотачивают его внимание на затратах на качество (CTQ). Это очень полезная функция, благодаря которой существенно легче извлекать пользу работы с СМК. А твердый фундамент системы качества делает путь к более высокому уровню качества продукции, новым горизонтам результативности и увеличению прибавочной стоимости – более очерченным.

План реализации проекта внедрения Lean СМК

Улучшение требует не простого воспроизводства совершаемых действий, а итераций. Действие совершено, проанализировано, сделаны изменения. Благодаря итерационным циклам организация постепенно двигается к намеченному идеалу. Система Lean ISO по стандарту ISO 9001 будет характеризоваться тем, что в ней будет устраняться все лишнее, ненужное для деятельности. Это принцип lean-менеджмента. Что касается циклов повторения действий, то в них будут совершаться итерации, а не простое воспроизводство процессов. Ключевыми принципами системы качества при использовании принципов lean становятся следующие принципы:

1. Структурные элементы организации должны приносить результаты.
2. Вы управляете на основе данных измерений.
3. Идентифицированные издержки устраняются из работы.
4. Максимизации результатов наиболее компетентных работников уделяется особе внимание.

План проекта предназначен: для создания инфраструктуры проекта, для сосредоточения внимания на результатах, для определения видов деятельности и процессов, которые не добавляют ценность (должны устраняться в соответствии с lean, – ред.). План внедрения мотивирует сотрудников на достижение результата. Информация о каждом ключевом процессе, обо всех важных критериях процессов и используемых в работе методах привлекается для работы по повышению результативности СМК.

Шесть фаз внедрения Lean СМК, которые прошли мы

Мы в «bizmanualz» внедряли у себя Lean СМК в шесть фаз в привязке к параграфам ISO 9001:2015:

1. Параграф №4. Определили заинтересованные стороны, область распространения СМК и CTQ.
2. Пункт 9.2, 8.7, Параграф №10. Запланировали действия в рамках процессов постоянного улучшения.
3. Параграфы №5-№7. Проконтролировали и направили процессы постоянного улучшения и подготовили записи обучения.
4. Параграф №8. Спланировали все действия жизненного цикла продукции (Планирование, продажи, проектирование и разработка, закупки, производство, испытания образцов).
5. Параграф №9. Спланировали процессы мониторинга и измерений.
6. Подготовились к сертификации.

На все про все у нас ушло шесть месяцев. Работа осуществлялась и на местах, и в нашем главном офисе в Сент-Луисе. В каждой фазе мы строили работу так: посещали конкретные участки, где ведется работа над элементами СМК, а затем поддерживали связь с хозяевами процессов для дальнейших действий и оценок.

Каждая фаза включала следующие мероприятия:

1. Встреча рабочей группы по внедрению стандарта для анализа прогресса в работе.
2. Этап обучения, если требовалось.
3. Индивидуальные встречи и работа с хозяевами процессов.
4. Внутренний аудит небольшого объема.
5. Анализ со стороны руководства.
6. Определение плана действий на следующий месяц.

Ожидаемые затраты и прибыль

Издержки на начало и развитие проекта Lean СМК отличаются в зависимости от размера организации. Экономическая цель проекта заключается в достижении улучшений скорости и производительности бизнес-процессов с использованием потенциала этих процессов, риск-менеджмента, отношений в коллективе и устранения издержек. 1% изменений, достигнутый в данном направлении компанией, может дать 20-кратный возврат инвестиций (ROI, – ред.).

Подходит ли нам Lean СМК?

А вы поставляете продукцию вовремя? По честной цене? С хорошим качеством? Если у вас забит склад (обороты <10), много отходов, задержек (2 недели на выполнение заказа), большие объемы партий (>1). Если ваш OTD менее 100%. Если вы тратите много времени на пуск и выверку изделия (>10). Если у вас низкий показатель налаженности процессов (Cpk <1). Если у вас есть все это, то бегите скорей! Вам нужна система качества lean.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.