Что такое документированная информация из ISO 9001:2015?

В пункте 4.2.1 стандарта ISO 9001:2008 говорится, что для системы менеджмента качества (СМК, — ред.) необходимы Политика в области качества, Цели в области качества, Руководство по качеству, а так же документированные процедуры, требуемые стандартом. Необходимые документированные процедуры перечислены в пунктах 4.2.3 «Управление документацией», 4.2.4 «Управление записями», 8.2.2 «Внутренние аудиты (проверки)», 8.3 «Управление несоответствующей продукцией», 8.5.2 «Корректирующие действия», 8.5.3 «Предупреждающие действия». Проект ISO 9001:2015 использует термин «документированная информация» для обозначения сразу и документов, и записей. Нужно смотреть на требование в контексте, чтобы понять: что именно требуется в конкретном случае. Например, подпункт 4.3 устанавливает, что область применения системы менеджмента качества должна быть доступна как «документированная информация» – подразумевается документация, а не записи. Кстати, раздел, посвященный вопросу об области применения СМК – это все, что осталось от положений, касающихся Руководства по качеству из действующей редакции. Пункт 5.2 проекта ISO 9001:2015 утверждает, что Политика организации в области качества должна быть доступна в качестве «документированной информации», то же самое сказано в пункте 6.2 по поводу целей в области качества.

Проект новой редакции ISO 9001 2015 года не требует явно создания каких-либо документированных процедур, однако многие из них все равно придется поддерживать, только уже под вывеской «документированная информация». Например, пункт 8.8 «Несоответствующие товары и услуги» (замена для пункта «Управление несоответствующей продукцией», — ред.) гласит, что документированная информация должна храниться и использоваться в зависимости от характера несоответствий, вытекающих из них действий и других обстоятельств. Такая постановка вопроса, как и раньше, подразумевает записи, а не требование по документированной процедуре.

Редакторы стандартов на системы менеджмента, включая ISO 9001, должны придерживаться структуры параграфов из Приложения SL (Annex SL, — ред.) к Директивам Международной организации по стандартизации (ISO – International Organization of Standardization, — ред.). Это означает, что в редакцию ISO 9001:2015 будут включены термины менеджмента качества, для лучшего понимания стандарта, но они будут изменены позднее, когда будет отредактирован стандарт ISO 9000 «Основные положения и словарь». Определение 3.17 из проекта ISO 9001:2015 определяет аудит, как «документированный процесс», но пункт 9.2 из новой редакции, посвященный внутренним аудитам не согласуется с этим определением. В нем говорится о «документированной информации» только в месте, где говорится о доказательствах аудита (записях, — ред.).

Развернутое интервью для сайта компании «The 9000 Store» по поводу изменений в документировании системы менеджмента качества по ISO 9001 в связи с принятием новой редакции стандарта дал Д.П. Рассел (J.P. Russell, — ред.), член американской технической консультационной группы (TAG – Technical advisory group, — ред.) – он участвовал в разработке еще ISO 9001:2008, находится в центре событий и сейчас. «Введение такого понятия, как «документированная информация», я считаю, даст пользователям стандарта большую гибкость в использовании типов и форматов документов для СМК по ISO 9001», — считает эксперт. «Вы теперь сможете использовать диаграммы, видеозаписи, простые чек-листы. Однако это правда, вы не должны будете теперь формально документировать процедуру, если в организации не чувствуется реальной потребности в этом». «Сейчас пока рано говорить о том, больше или меньше контроля принесет с собой стандарт ISO 9001:2015. Могу только сказать, что язык стандарта стал более открытым, более дружественным к организациям сферы услуг, теперь больше гибкости в вопросе документации», — заявил Рассел Д.П. «Общая картина», – добавил член технической консультационной группы, – «такова, что если у вас есть нормальная система менеджмента качества сейчас, то почти во всем она будет отвечать требованиям обновленного стандарта и тот набор документов, который у вас имеется, будет отвечать этим требованиям. Появится только возможность окинуть документацию критическим взором и, может быть, трансформировать формат некоторых документов, например, в видео. «В том, что касается коммуникации (communicating, — ред.) в системе менеджмента, стандарт стал менее предписывающим, соответствие требованиям в этом аспекте может толковаться теперь более широко», – сказал Д.П. Рассел. К своим словам он добавил: «Мне, как аудитору, интересно кто выйдет и скажет, что организация соответствует стандарту на буквальном, дословном уровне. Документация СМК для этого не годится, потому что контролироваться должен сам менеджмент. Чтобы контролировать, вы должны располагать тем, что я называю «предопределяющие методы» (predetermined methods, — ред.) и менеджмент должен иметь возможность верифицировать выполнение работниками деятельности при помощи этих «предопределяющих методов»», — полагает Д.П. Рассел. «При всем при том организации должны будут документировать то, что они делают. К счастью, новый стандарт сделает это дело более легким. Я видел документированные процедуры, подготовленные таким образом, что в них не был предусмотрен контроль менеджмента вообще. Что-то вроде: «сделайте это как надо, сделайте то как нужно»», — поделился эксперт. «Эти процедуры были написаны так обще, что оказались абсолютно бесполезны. Я хочу сказать, что произошедшие изменения создадут проблемы при обучении аудиторов, некоторые параграфы нужно будет понять и разобраться в некоторых специфических словоупотреблениях».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Вам понравилась статья? Не хотите пропускать новые? Тогда подпишитесь на RSS или получайте новые статьи мгновенно на электронную почту


Лицензия Creative Commons

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: