Что на самом деле нужно малой компании, чтобы получить сертификат ISO 9001? Часть вторая
Источник: данная статья опубликована на сайте консалтинговой компании в области систем менеджмента «CORE Business Solutions». В оригинале она вышла на английском языке.
В первой части мы остановились на нескольких самых общих вопросах о сертификации ISO 9001:
- Какова предыстория сертификации по стандарту ISO 9001?
- Почему норматив этот имеет столь противоречивую репутацию?
- Требует ли ISO 9001 увеличения документооборота?
- На чем сосредоточен сегодняшний ISO 9001:2008?
В прошлой статье мы уже отметили, что текущая редакция (ISO 9001:2008, – ред.) в большей степени сосредоточена на результатах работы системы менеджмента качества (СМК, – ред.), а не на документировании. Мы также подчеркнули, что теперь стандарт гораздо более гибок, чем предыдущие версии и, таким образом, его гораздо легче адаптировать к потребностям именно вашей организации. Смелые заявления, не так ли? Что за ними стоит?
Требования ISO 9001 к документации
Во-первых, давайте поговорим, относительно каких документов в нормативе есть буквальное требование. Многих удивляет, когда они слышат, что требует ISO 9001:2008 лишь 7 документов:
- Руководство по качеству
- Процедура управления документацией
- Процедура управления записями
- Процедура управления несоответствиями
- Процедура внутренних аудитов
- Процедура корректирующих действий
- Процедура предупреждающих действий
Руководство по качеству необходимо, так как разъясняет каким именно образом была внедрена система по требованиям ISO 9001. Обычно это документ в 20 страниц, который содержит обобщенный обзор операций, которые производит персонал и правила, по которым работает система менеджмента. Шесть обязательных процедур описывают административный аспект, то есть, они показывают, каким способом поддерживается работа системы по ISO 9001. Оптимальный объем каждой процедуры – 2-3 страницы. Любая компания, сертифицированная по стандарту ISO 9001, на самом деле, имеет одинаковый пакет документов, независимо от того, о предприятии какой отрасли идет речь.
Конечно, вы можете заводить документы помимо обязательного минимума, о котором мы здесь сказали, лишь бы данная дополнительная документация была нужна сотрудникам для эффективного выполнения их обязанностей. С другой стороны, ЭТО НЕ ЗНАЧИТ, что каждый вид деятельности и каждый процесс, который реализуется в рамках работы компании нужно снабдить процедурой или рабочей инструкцией. Создатели ISO 9001 прекрасно понимали, что все организации разные и поэтому именно менеджмент конкретной компании должен определять документацию, которая необходима для эффективной работы этой компании.
Это означает только одно: обязательными документами являются только те, которые нужны сотрудникам в работе. Если речь идет о несложном процессе, то устного объяснения сотруднику о том, что нужно делать может быть вполне достаточно. Если вы наладили качественное обучение, то, вероятнее всего, вам нужен лишь минимум документации. А, предположим, у вас маленькая компания – вы можете счесть в своих условиях, что вам лучше задавать вопросы и контактировать в режиме согласования для управления процессами. В этом случае в дополнительной документации нет нужды.
По сути дела, важнее всего в связи с документацией один вопрос: «Если вы создаете документ, кто им будет пользоваться?». Вопрос кажется простым. Хотел бы я, чтобы кто-нибудь задал его мне, когда я участвовал в своем первом проекте внедрения. А тогда мы скорее спрашивали себя: «Что хочет видеть аудитор?». НЕВЕРНЫЙ ВОПРОС! (Прошу прощения, что сорвался на крик). Лучше спрашивайте себя: «Что требуется сотрудникам, чтобы хорошо делать работу?». В обычном случае маленьким компаниям при первоначальном внедрении ISO 9001 не нужна дополнительная к обязательной документация. Достаточно организовать и подчистить где надо документы, которые уже есть.
Нацеленность на результат
Вместо создания кип бесполезных документов, которые никто не будет использовать на практике, ISO 9001 концентрируется на постоянном улучшении и результатах. Это означает, что из всех концептов стандарта центральное место достается измерениям и действию (часть управленческого цикла PDCA, – ред.). Также особое внимание в стандарте уделено топ-менеджменту, который должен установить цели в области качества (для измерения деятельности), которые будут значимы для компании и ее клиентов. Большинство организаций начинают с 3-5 целей. Так система менеджмента и работает, установленные единые цели являются мерилом для оценки работы, сверка ведется на систематической основе. Подобный режим работы постоянно напоминает руководителям и сотрудникам о том, что важно, а что – нет.
Благодаря такой работе удается и ясно увидеть какие именно улучшения требуются. Посредством механизма корректирующих действий (одна из требуемых процедур, – ред.) управленцы внедряют изменения в производственные процессы. В первую очередь именно те, которые окажут наибольшее влияние на измеримые результаты. Последующая сверка с ранее заданными общими целями компании в области качества поможет понять, работают ли произведенные изменения. Работают или нет – затем в рамках системы можно предпринять дополнительные действия, которые обеспечат, наконец, достижение запланированных результатов.
Весь систематический подход к внедрению улучшений в работу управляется процессом, который называется на языке ISO 9001 «анализ со стороны руководства». В обычном случае процесс анализа со стороны руководства в системе менеджмента качества осуществляется под руководством президента или исполнительного директора. Обычно в компаниях на первых порах проводятся ежемесячные совещания по анализу со стороны руководства. Я бы сказал, что процесс анализа со стороны руководства можно рассматривать как сердце ISO 9001.
Гибкость ISO 9001, позволяющая внедрить его в вашей организации
Модель системы менеджмента качества по ISO 9001 задумана так, чтобы подходить для любой компании в любой отрасли, со всей ее спецификой. Грубо: ISO 9001 является набором рекомендаций и «лучших практик», которые могут быть применены в вашем бизнесе для более эффективной работы. В частности, это означает, что, на самом деле, есть много одинаково правильных способов применить стандарт к конкретным организациям. Даже в пределах компаний одинакового типа нет единственно верной тактики.
- Сколько документов должна иметь ваша компания? – Сколько нужно.
- Сколько совещаний анализа со стороны руководства? – Сколько нужно.
- Сколько необходимо проводить внутренних аудитов? – Сколько нужно.
- Что позиционировать в качестве целей организации в области качества? – Это зависит от ваших нужд.
- Нужно ли организации держать все документы в одном месте? – А как лучше будет работать в вашем случае?
Улавливаете идею? Если требования интерпретированы правильно, что вы будете наблюдать улучшения в организации – тогда система менеджмента качества у вас внедрена и вы легко получите сертификат. Еще раз: не существует одинакового универсального рецепта внедрения, который подошел бы всем.
Суть дела
Для некоторых все сказанное выше будет откровением. Они могут иметь свою устоявшуюся точку зрения на ISO 9001. Может быть, даже работали в организациях с внедренной СМК или слышали чего-либо. Они получили негативный опыт и не сертифицировались до сих пор, потому что боятся того, что проект внедрения может сделать с вашей компанией.
Я призываю обратиться к правде. ISO 9001 изменился и будет дальше меняться со временем. Пользуйтесь ресурсами нашего сайта, чтобы улучшить компетентность по этому вопросу среди вашего руководства или позвоните нам, и мы постараемся прояснить для вас вопросы, которые все еще удерживают вас от прохождения сертификации. Мы работали с малыми организациями в десятках отраслей на протяжении 14 лет. Скорее всего у вас нет таких проблем, с которыми бы мы не сталкивались десятки раз в своей практике. Вы можете воспользоваться всевозможными консалтинговыми программами, которые предусмотрены у нас для малого бизнеса.
А можете распечатать эту статью и положить перед вашим главным руководителем, может быть это поможет проломить некоторые барьеры, которые до сих пор останавливают вашу компанию на пути к эффективной системе менеджмента качества.
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.