Внутренний аудит системы экологического менеджмента

Источник: автором статьи является Марк Хаммар – сертифицированный в ASQ (American Society for Quality, – ред.) специалист по качеству и деловому совершенству. В сфере качества эксперт трудится с 1994 года. У него есть опыт работы в сфере аудитов, улучшения процессов, написания процедур для систем управления качеством и систем экологического менеджмента. Марк Хаммар – сертифицированный главный аудитор по стандартам ISO 9001, AS 9100, ISO 14001.

Как и в случае внутреннего аудита, который является требованием стандарта ISO 9001, других стандартов менеджмента, многие люди не понимают значение процесса внутренних аудитов из ISO 14001. В статье «Пять главных шагов внутреннего аудита по стандарту ISO 9001» я уже объяснял, на какие пять фаз дробится планирование, реализация и последующий анализ результатов в системе менеджмента качества (СМК, – ред.). По одинаковой схеме работает данный процесс и в СЭМ (Система экологического менеджмента, – ред.). Отличается немного цель усилий. В новом посте я рассмотрю: чем отличается процесс внутреннего аудита для системы менеджмента по экологической проблематике.

1. Программа аудита. В любом эффективном процессе внутреннего аудита любой системы менеджмента крайне важно расписать график проверок: когда аудит будет проводиться в отношении каждого из процессов, которые вы должны проверить. Обычная периодичность аудита составляет год, но вы можете проводить их так часто, как сами хотите. Потребность более частых или более редких проверок связана с критериями важности процесса: например, серьезность влияния процесса на окружающую среду, наличие несоответствий, установленных в ходе прошлой внутренней проверки. Словом, если у вас есть процесс, который связан с одним из ключевых «экологических аспектов», то я думаю, вам стоит отслеживать его чаще, чем процесс, влияющий на окружающую среду относительно слабо. Пусть программа аудита будет доступна сотрудникам и менеджерам – никто не хочет внезапных стрессовых внутренних аудитов.
2. Процесс планирования аудита. После согласования аудита с владельцем процесса внутренний аудитор может начать приготовления к самой проверке. Предварительный анализ процесса, который вы собираетесь проверять, является важнейшей мерой перед аудитом. Например, нужно изучить экологические аспекты, связанные с процессом, оказавшимся в центре внимания. В этом и заключается главное отличие внутреннего аудита СМК от аналогичного процесса в СЭМ. При аудите СМК проверяющий устанавливает: насколько соответствует реальный процесс планам по продукции и услугам предприятия. Напротив того, при аудите СЭМ оценивается соответствие процесса и планов по управлению экологическими аспектами, которые обслуживают процессы. Хороший план аудита обеспечит сбор всех необходимых данных о планах процессов, чтобы по-настоящему проверить их.
3. Проведение аудита. Возможно, самое важное непосредственно в процессе аудита – помнить, что вы не судите о соответствии законодательству. Внутренний аудит не стоит и воспринимать как аудит соответствия. Да, да, аудит на соответствие – полезный инструмент, а иногда законодательное требование. Однако не в этом цель внутреннего аудита. Сущность этого элемента СЭМ раскрыта в 4.5.2 ISO 14001. Цель внутренней проверки – удостоверить соответствие экологическим планам, которые компания создала для процессов. Действительно ли в отношении экологических аспектов проводится мониторинг, когда это возможно? Внедрены ли у вас системы мониторинга и измерений операционных процессов? Поддерживаются ли они? Все ли в порядке с устранением несоответствий, корректирующими и предупреждающими действиями? Если обобщить сказанное, то во время внутреннего аудита вы «смотрите» соответствие процесса заранее установленным требованиям и условиям, с точки зрения влияния этого аспекта на окружающую среду.
4. Отчет о проведении аудита. Для аудита СЭМ, как для любого аудита, верно утверждение, что если правильно не обработаны его результаты, то он почти бесполезен. Если в ходе внутренней проверки было доказано, что сотрудники реализуют бизнес-процессы на практике хорошо и качественно, то они имеют право знать это. Наоборот, при наличии проблем первое, что нужно сделать – это довести до персонала, в чем проблемы состоят и что нужно сделать, чтобы их решить и скорректировать ситуацию. После внутреннего аудита нужно представить работникам обнаруженные возможности по улучшению процессов, чтобы вместе обсудить их пользу. Благодаря такому образу действий и обеспечивается полезность аудита для компании. Если отчитываться о результатах аудита вы будете неправильно, то только зря потратите время.
5. Действия по результатам обнаруженных несоответствий и возможностей, и улучшений. Действия по следам внутреннего аудита, равно как и корректирующие, предупреждающие действия – это те мероприятия СЭМ, которые выполняют чаще всего наименее тщательно. Между тем, если вы не замкнете цикл внутренней проверки по плану и не используете систематически информацию о проблемах и возможностях, то ценность аудита будет потеряна, вы же понимаете. Наградой за внимательное устранение несоответствий, обнаруженных в ходе аудита, вам будет отсутствие перспективы докладывать об обнаружении одних и тех же дефектов снова и снова. Пользуйтесь процессами по результатам аудитов, чтобы сделать их лучше.

Нужно ли иметь отдельный процесс внутреннего аудита для СЭМ?

Конечно, нет! Нет никаких причин не поддерживать один процесс внутреннего аудита для разных систем менеджмента, если ваша компания стремится соответствовать нескольким стандартам в этой сфере. Использование общих процессов внутренних аудитов, корректирующих и предупреждающих действий, например, для двух систем менеджмента, СЭМ и СМК, – поможет вам сэкономить время и деньги. Только убедитесь, что организовали единый процесс таким образом, чтобы действительно удовлетворялись требования всех стандартов. Удовлетворение всех требований всех систем одним визитом внутреннего аудитора таит немало преимуществ для вас… и для бюджета вашей компании.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.