Внедрение ISO 9001: начиная путь к сертификации ISO

Источник: сайт компании «Bizmanualz». Это компания, располагающаяся в городе Сент-Луис, штат Миссури, США. Основное направление деятельности Bizmanualz – создание стратегической и рабочей документации для заказчиков, стремящихся соответствовать положениям стандартов. Организация имеет членство в американской организации ASQ (American Society for Quality, – ред.), ставящей своей задачей продвижение современных методов качества в мире.

Создание системы менеджмента качества (СМК, – ред.) может кому-то показаться пугающей задачей. Но к этой проблеме не обязательно приступать с таким настроем. СМК, основанную на стандарте ISO 9001, нужно внедрять так же, как реализуется любой обыкновенный проект. Должны быть определены приоритеты, назначены исполнители, прописаны этапы решения задачи. Но, какие приоритеты? С чего начать? Это вопросы, на которые мы будем отвечать в серии статей посвященных применению стандарта ISO 9001 (Читайте статью «Внедрение ISO 9001. Этап 2. Постоянное улучшение», – ред.). Чтобы облегчить восприятие статьи, условно разделим внедрение стандарта на четыре основных этапа и опишем их здесь.

Мы в Bizmanualz оказывали помощь малым и средним предприятиям в прохождении пути от отсутствия настоящей СМК к получению сертификата ISO 9001. Это процесс, который обычно занимает около шести месяцев. Очень маленькие компании могут успеть выполнить все необходимое за гораздо меньший срок: от трех до четырех месяцев. Мы помогаем компании, с которой работаем, внедрить все элементы, которые требует ISO 9001 и помогаем новой СМК заработать.

Одним из возможных способов установления приоритетов и этапов внедрения системы менеджмента качества является использование самой текстовой организации требований из стандарта ISO 9001 в  качестве «рыбы» проектного плана. Проект, который мы описываем, сильно зависит от порядка, в котором рассматриваются требования. Конечная цель внедрения СМК по ISO 9001 – это постоянное повышение качества. Так, чтобы получить выгоду от внедрения ISO 9001, организация должна поддерживать и развивать свою систему менеджмента качества, лучше приспосабливать ее к нуждам предприятия. Создание СМК – только начало.

Создание плана внедрения ISO 9001

Раз мы решили, что лучше всего относиться к внедрению СМК как к обычному проекту, следует начать с проектного плана, в котором дана оценка необходимым ресурсам для достижения результата (люди, материалы, знания, – ред.), включая график реализации проекта от начала и до сертификационного аудита. Если вы располагаете опытом и знаниями работы с ISO 9001, то можете сразу приступить к gap-анализу (анализ разрывов – понятие из менеджмента, – ред.). Gap-анализ – это термин, который обозначает сравнение существующей документации и других элементов управления качеством с требованиями стандарта ISO 9001. Если вы не знакомы с этим нормативным документом, то, возможно, первым шагом должно стать обучение для вас, рабочей группы или Руководящего комитета ISO по стандарту ISO 9001. Руководящий комитет ISO на предприятии состоит из руководителей отдела качества и представителей других отделов, например, отдела продаж и маркетинга, проектов и строительства, отдела кадров, производственного отдела или бухгалтерии. Руководящий комитет ISO обеспечивает разработчиков плана внедрения надежной информацией о функциях и процессах в компании. Представители это структурного подразделения систематизируют задачи и события (actions items, – ред.). Они также способствуют распространению по организации информации важной для СМК. Однако помните, вовлечение Комитета может отобрать больше времени, так как необходимо ждать, чтобы Комитет смог собраться в полном составе для принятия решений и определения дальнейших действий. Заложите эти задержки в свой проектный план.

Начинайте с параграфа №4 из ISO 9001

Система менеджмента качества по-настоящему начинается там, где начинаются Общие требования из стандарта – в параграфе №4 (ГОСТ ISO 9001-2011 пункт «Общие требования – 4.1, – ред.). Именно в этом пункте сосредоточены требования, которые нужны на подготовительном этапе внедрения ISO 9001. Известно, что стандарт ISO 9001 основан на процессном подходе в менеджменте. И подпункты Общих требований это ясно показывают:

1. Определить процессы, необходимые для системы менеджмента качества
2. Определить последовательность и взаимодействие этих процессов
3. Определить критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности, как при осуществлении этих процессов, так и при управлении ими.
4. Обеспечивать наличие ресурсов и информации, необходимых для поддержки этих процессов и их мониторинга
5. Осуществлять мониторинг, измерение, там, где это возможно, и анализ этих процессов
6. Принимать меры, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения этих процессов

Первые два пункта находятся в центре внимания при начале работы с ISO 9001, когда система менеджмента качества только создается, остальные четыре оказываются в центре внимания, когда вы поддерживаете СМК для улучшения работы с качеством на предприятии.

Определите ваши процессы

Итак, первый шаг к созданию системы менеджмента качества – понять и определить процессы. Понимание процессов в вашей компании является ключом к работающей СМК. Есть целый ряд вопросов, на которые должна ответить каждая организация (они будут в конечном итоге отражены в Руководстве по качеству, – ред.). Какие процессы станут частью системы менеджмента качества? Система менеджмента качества может охватывать один конкретный производственный объект или даже одну единственную производственную линию.

Одним из возможных действий при определении процессов может быть выяснение того, какие из видов деятельности на предприятии являются основными (верхнего уровня), такими, которые преобразуют поставки и ресурсы (материалы, знания, средства производства, – ред.) в продукцию для потребителя. На рисунке 1 показаны основные процессы типичной организации. После того, как определены ключевые процессы, в случае надобности, можно выделить подпроцессы, которые оказывают влияние на основные. Обратите внимание, что на рисунке 1 также показано взаимодействие процессов верхнего уровня.

Рисунок 1: Процессы организации

Удостоверьтесь, что определены и владельцы процессов, лица, которые несут конечную ответственность.

Далее следует создание первого уровня документации ISO 9001, в частности, Руководства по качеству.  Первый уровень документации системы менеджмента качества состоит из Руководства по качеству, Политики и Целей в области качества.

Определив процессы СМК, вам будет легче составить проект Руководства, потому что вы уже определили многое из его ключевого содержания. Помните, что описание процессов и их взаимосвязь не обязательно должны быть в виде больших объемов текста. Диаграммы, карты процессов, блок-схемы могут описывать процессы так же, если не лучше, чем словесные описания. Убедитесь, что в Руководстве по системе менеджмента качества перечислены все исключения из стандарта ISO 9001, которые организация вынуждена сделать при его применении в своем случае.

Завершающая часть первой фазы внедрения СМК. Политика и Цели в области качества, Управление документацией

Вы уже сделали два ключевых шага на пути к соответствию международному стандарту ISO 9001 – определили процессы важные для СМК и создали проект Руководства по качеству. Следующий шаг – создание проектов Политики и Целей в области качества. Не забывайте, что цели в области качества должны быть измеримы и реализовывать в себе принципы, прописанные в Политике в области качества. Последний шаг при первой фазе внедрения системы менеджмента качества заключается в создании системы управления документацией/записями СМК: как они пересматриваются, обновляются, хранятся, распространяются. Эти задачи нужно решить таким образом, чтобы в результате выполнялись требования управления документацией и записями, изложенными в подпунктах 4.2.3 и 4.2.4. Среди прочего, они требуют, чтобы были созданы процедуры СМК Управление документами и Управление записями.

Сейчас, в конце первой фазы внедрения ISO 9001 вы уже выполнили большую часть требований ISO 9001 из параграфа №4, а также заложили основу для удовлетворения требований других параграфов ISO 9001. Пускай у вас есть на этом этапе только проекты Руководства по качеству, процедуры управления документами и записями, хорошие проекты этих документов – это уже полдела. Возможно, вам потребуется лишь внести в проекты некоторые незначительные коррективы и сделать небольшие дополнения, прежде чем продолжить свой проект внедрения ISO 9001.

В следующей статье мы обсудим второй этап внедрения, в центре внимания будет постоянное улучшение СМК, отраженное в параграфе №8 стандарта ISO 9001 «Системы менеджмента качества. Требования».

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.