Важность анализа со стороны руководства в ISO 14001:2015
Источник: статья принадлежит перу специалиста по качеству Джону Нолану. Джон работает приглашенным лектором в британском институте ILM (Institute of Leaders and Managers, – ред.), имеет аккредитацию на деятельность в сфере применения Prince 2 (стандарт в области управления проектами, – ред.) в области хранения данных и электроники. Дипломированный инженер, имеет 15-летний опыт работы в области создания и управления системами менеджмента качества (СМК, – ред.) в Великобритании. В частности, занимался созданием СМК в структурах местных органов власти.
Самым важным изменением в новом черновике DIS ISO 14001:2015 стало ужесточение требований, касающихся приверженности руководства. Не менее значительно изменяются, насколько можно судить по DIS, положения, которые относятся к формулированию экологической политики, распределения ролей в СЭМ, ответственности и полномочий. По сути своей, изменившиеся требования означают, что роль «топ-менеджмента» теперь четко очерчена. Требования теперь сформулированы так, что понятно, каковы обязанности именно высшего руководства в определении экологических целей и задач для СЭМ. Одним из элементов СЭМ, в котором значительную часть работы должно сделать именно высшее руководство, является анализ со стороны руководства. В этом месте ISO 14001 есть и положение, что топ-менеджмент «должен продемонстрировать…» и что нужно практическое выполнение им своих обязанностей по стандарту подтвердить поддержкой записей. В общем, редакторы норматива ввели в него максимум требований о подтверждении менеджментом реального выполнения ряда функций и это не случайно. Для успеха проекта внедрения ISO 14001 большое значение имеет уверенность заинтересованных в приверженности команды управленцев экологическим улучшениям. Зададимся вопросом: что конкретно по стандарту ISO 14001 делают руководители, чтобы эта уверенность у заинтересованных лиц была и почему весь этот вопрос так важен, что занимает заметное место в обновленных требованиях ISO 14001:2015?
Анализ со стороны руководства. Сейчас более важен, чем когда-либо
Требованиям к процессу анализа со стороны руководства в ISO 14001:2015 отведен Пункт 4.6. В нем, в частности, говорится о том, что требуется иметь в своей СЭМ, чтобы соответствовать требованиям стандарта в данном аспекте. Также в этом пункте приведены критерии, по которым можно оценить, была ли приверженность СЭМ руководства продемонстрирована в соответствии с ISO 14001. Ожидаемо, в 4.6 отведено значительное место постановке экологических задач и целей, ведь процесс анализа со стороны руководства – начальный этап их формирования, на котором в СЭМ запускаются многие изменения. Уж в формировании целей никто не может играть более важную роль, чем руководство. Во-первых, топ-менеджмент должен, исходя из обновленных требований к лидерству, не только сформулировать цели, но и быть способным объяснить аудитору процессы измерений и улучшений в системе экологического менеджмента компании, а также обосновать эффективность предпринятых ранее в компании мер в этих сферах. Таким образом, можно сделать вывод, что важность точных, логичных и обоснованных задач и целей в СЭМ возрастает с появлением новой редакции. Сертификационный аудитор по ISO 14001:2015 будет ожидать более бесспорных доказательств лидерства в ходе оценки соответствия, чем это было ранее.
Как все эти изменения меняют анализ со стороны руководства?
Новые требования с точки зрения анализа со стороны руководства означают, что топ-менеджмент организаций должен теперь уделять больше внимания задачам, целям и полномочиям в СЭМ. Может ли команда лидеров компании продемонстрировать лидерство во внедрении и функционировании СЭМ – от постановки экологических задач до коммуникации, выполнения планов, анализа результативности, наконец, до анализа возможностей постоянного улучшения их использования в работе? Теперь это вопрос ключевой. Все ли заинтересованные лица и сотрудники понимают поставленные руководством экологические цели? Понимают ли они, что должно быть сделано для их достижения? Как часть одной из других наших статей, мы рассматривали, как сотрудники в СЭМ вовлекаются в постановку задач (Читайте по этому поводу наш материал «Как по ISO 14001 сформулировать задачи для вашей организации?», – ред.), но для этого нужен соответствующий уровень лидерства. Ваша система и ваше высшее руководство демонстрирует его?
Формализуйте все эти грани ответственности руководства, организуйте их в документах к совещанию анализа со стороны руководства – это поможет ничего не упустить. Этому же поспособствует знакомство с вашими записями вашей команды и заинтересованных лиц, если вы откроете для них доступ. Они могут предоставить обратную связь, полезную для выработки взвешенных решений. Если все, о чем мы здесь пишем, будет реализовано, то не останется двух мнений об истинных целях топ-менеджмента, будет прозрачной его позиция относительно распределения ответственности и, что самое главное, никто не усомнится в том, что само высшее руководство готово принять на себя ответственность. Не останется сомнений в том, что организационные лидеры поддержат СЭМ и обеспечат ее всем необходимым для реализации возможностей постоянного улучшения, установив работающий канал анализа ситуации и обратной связи для получения реальной картины происходящего.
Анализ со стороны руководства. План действий на год
Ну хорошо, ваш топ-менеджмент успешно справился с постановкой экологических целей. Возможно, руководители перед этим изучили мнение работников. Был установлен канал коммуникации: ваши заинтересованные стороны понимают свои обязанности в СЭМ и знают, что она получит реальную поддержку топ-менеджмента, когда придет время работать на достижение поставленных целей. Допустим, все это сделано. Но остается еще вопрос периодичности проведения совещаний анализа со стороны руководства. Многие организации придерживаются политики одного такого совещания в год. Но достаточно ли этого для достижения задач и реализации постоянного улучшения? Если у вас есть сформированная живая структура, в которой все существенные элементы систематически реализуются, анализируются и улучшаются, то на этот вопрос можно ответить «да». Впрочем, совещания СЭМ могут производиться на еженедельной или ежемесячной основе – это решают в организации исходя из своих потребностей. На совещаниях руководители обсуждают возможные действия в СЭМ и принимают решения, ведутся записи, являющиеся свидетельством фактического выполнения важных процедур из ISO 14001.
Кстати о записях, мы все люди и имеем обыкновение забывать вещи. Во многих компаниях собранные данные об экологической результативности транслируют в фойе или на ресепшн при помощи электронных табло или стенгазет. KPI, по которым высчитываются эти данные, вырабатываются как раз на совещаниях анализа со стороны руководства. Почему таким же образом не обобщить данные записей этого важнейшего процесса и не познакомить с ними персонал так же, как с экологическими KPI? Каждый время от времени нуждается в напоминании, к чему коллектив стремится и чего он, в конечном счете, намерен достичь.
На что направлены изменения в процессе анализа со стороны руководства из ISO 14001:2015?
С обновленными требованиями руководство будет более ответственно относиться к постановке целей и определению ответственности. Благодаря этому и сотрудники получат более четкую картину СЭМ и ее целей. Перестроив свою систему в соответствии с ISO 14001:2015, вы получите разделяемую всей командой организации философию СЭМ, будет внесена ясность в то, кто и за что отвечает. Все как один вы двинетесь к достижению общих целей. Их достижение, в свою очередь, обычно связано с довольными руководителями, преданными делу сотрудниками и приятно удивленным аудитором, когда вы выйдете на сертификационный аудит ISO 14001:2015. Хорошо будет и окружающей среде, которую защищают системы экологического менеджмента.
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.