Управление СМК после того, как ушел консультант
Источник: настоящая статья принадлежит перу специалиста по качеству Джона Нолана. Джон работает приглашенным лектором в британском институте ILM (Institute of Leaders and Managers, – ред.), имеет аккредитацию на деятельность в сфере применения PRINCE 2 (стандарт в области управления проектами, – ред.), в области хранения данных и электроники. Дипломированный инженер, Джон Нолан имеет 15-летний опыт работы в области создания и управления системами менеджмента качества (СМК, – ред.) в Великобритании. В частности, занимался созданием СМК в структурах местных органов власти.
Большинство из нас, особенно на ранних этапах нашего развития как профессионалов, нуждается в помощи консультантов при внедрении ISO 9001. Когда вы сталкиваетесь лицом к лицу с необходимостью взять и начать «лепить» систему качества, перекраивая и анализируя весь комплекс документации от основ, обычно подступает чувство ошеломления. В такой ситуации внешняя помощь людей, которые уже имеют практический опыт создания систем качества, всегда будет ко двору.
Однако стадия имплементации системы может загрузить вас такой занятостью, что пролетит незаметно. Вы должны успеть выучить как можно больше уроков работы с системой, в противном случае вы не будете знать, что делать, когда «наемная рука», которую привлекли на временной основе, покинет вас. Профессионализм консультанта в этом тоже должен сыграть свою роль. А тут мы предлагаем несколько советов, которые помогут понять и использовать наследие внешних поставщиков услуг.
Разделять настоящее и будущее
Когда вы участвуете в вашем первом проекте внедрения стандарта ISO 9001, чаще всего возникает страх. В том числе пугает обязательная документация, которую, в соответствии с ISO 9001 (речь о версии стандарта 2008 года, – ред.), должна поддерживаться в СМК (система менеджмента качества, – ред.). Документация настолько важный вопрос, что вы встретите его на любой странице этого сайта. Придется на каждом этапе реализации проекта имплементации ISO 9001 учиться, запускать элементы системы, следить, насколько топ-менеджмент привержен затеянным преобразованиям. Если речь идет о крупной компании, оказывающей сложные услуги или производящей продукцию высокой степени обработки, то почти наверняка придется делать массу документов, связывать их перекрестными ссылками. Почти при любом развитии событий будет необходимо осуществлять процедуры корректирующих и предупреждающих действий, осуществлять процессы оценки рисков и проводить внутренние аудиты. Все это потребуется повторять через определенные промежутки времени, определенные вашим руководством и группой специалистов по менеджменту качества. Нужно столько всего помнить. Нужно столько всего помнить и узнавать. Когда вы, наконец, пробиваетесь «сквозь тернии» аудита, то чувствуете благостное облегчение. Однако на следующее утро чувство, что кульминация позади и можно немного на «пониженных оборотах» начинать все опять с самого начала может стать слишком привычным. Как избежать этого?
Закладывая сегодняшние задачи в планы на завтра
Из моего опыта могу сказать, что наиболее практичный способ планирования на будущее при внедрении ISO 9001 – это установить «календарь событий» для первого дня вашей самостоятельной работы в системе качества. Здесь можно поместить все действия, которые необходимо осуществить для работы в штатном режиме: от встреч по качеству (Quality Meetings, – ред.) до процессов оценки рисков, процедур анализа документации, обратной связи с поставщиками и клиентами и запросов на эту обратную связь. Когда проект внедрения продвинется дальше у вас будут приказы руководства, для того, чтобы запланировать и выполнить больше задач: внутренние аудиты, возможно, придется проводить годом позже начала проекта, в зависимости от того, каким именно образом устроена ваша система.
Убедитесь, что вы учли все, что требуется в вашем «календаре событий» от Политики в области качества до того, что становится результатом встреч команды специалистов по качеству и процессов анализа со стороны руководства. Очень возможно, что задачи, с которыми вы столкнетесь в следующем году будут идентичны тому, что вы делаете сейчас. С другой стороны, цикл PDCA обеспечит попадание в прицел вашей СМК новых ситуаций и рисков. К тому же, если вы искренне будете выполнять на практике свои декларации о приверженности постоянному улучшению, то следующий год просто не может быть таким же, как этот! Можно запланировать даже сроки обслуживания автопарка вашей организации и то, когда подходит срок платить по счетам за газ.
Обеспечение соответствия на тот год и на этот
Когда вы прописываете ваши регулярные задачи в календаре событий, то убиваете сразу двух зайцев:
- проверяете, идет ли работа в направлении выполнения взятых вами на себя обязательств в области соответствия и сертификации на этот год.
- получаете удобную базу для формирования плана действий и расписания работ на следующий год.
Итак, на следующий день после аудита, вы уже можете составить расписание, которое поможет вам поддерживать соответствие ISO 9001 на следующий год. C календарем событий у вас есть список того, что нужно достичь и когда это должно быть достигнуто. Когда встречи по качеству (Quality Meetings, – ред.) и анализ со стороны руководства определят предмет и периодичность повтора задач, которые стоят перед вами, календарь событий, который мы завели, послужит источником готовых решений. Если сопоставить запланированные в календаре задачи с Политикой в области качества, то можно оценить, насколько принимаемые меры помогают реально продвигаться вперед.
Можно просматривать страницы календаря событий каждый раз перед встречами по качеству. Это поможет удостовериться, что никакие важные и фундаментальные мероприятия, которым вы уделили время в прошлом году, не выпали из поля вашего зрения в этом году. Возможно, стоит справляться с календарем перед ежемесячными или ежеквартальными встречами. Если вы все сделаете так, как мы тут обговорили, ко времени, когда прошел сертификационный аудит, у вас будет документированная и четкая картина того, какие задачи надо решать в регулярном режиме в следующем году, чтобы поддержать соответствие, по крайней мере, на том же уровне, что и в этом, с помощью консультанта.
Вот и все, махните консультанту рукой, скажите «прощай» – ему и затратам, которые связаны с приглашенными специалистами.
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.