Управление изменениями СМК в 7 шагах

Источник: автором статьи на английском языке является Марк Хаммар – сертифицированный в ASQ (American Society for Quality, — ред.) специалист по качеству и деловому совершенству. В сфере качества эксперт трудится с 1994 года. У него есть опыт работы в сфере аудитов, улучшения процессов, написания процедур для систем управления качеством и систем экологического менеджмента. Марк Хаммар – сертифицированный главный аудитор по стандартам ISO 9001, AS 9100, ISO 14001.

В любой системе менеджмента очень важно управлять изменениями, которые вы в ней производите. Система по ISO 9001:2015 в этом смысле ничем не отличается от других. Управление изменениями СМК (change management, — ред.) может показаться вам сложной материей, но правда в том, что планировать изменения в этой концепции можно, опираясь на простые и доступные понятия, не усложняющие, а упрощающие понимание того, как этот важный процесс следует интерпретировать и применять в вашем случае. Сегодня мы побеседуем о том, что в этом аспекте требует ISO 9001:2015, как требования изменились по сравнению с предыдущей редакцией. Объяснения мы сопроводим примерами, разъясняющими процесс управления изменениями.

Что требует стандарт ISO 9001:2015?

Когда дело касается планирования изменений СМК, требования ISO 9001:2015 лаконичны и просты. Этому вопросу уделен один скромный раздел – 6.3 («Планирование изменений», — ред.) с четырьмя дополнительными замечаниями, над которыми предлагается поразмыслить. Раздел гласит:

Цитата: ‘…когда организация выявляет необходимость изменений в системе менеджмента качества, эти изменения должны осуществляться в плановом порядке’

Похоже, тут имеется в виду, что организация должна создать план изменений, когда вы их внедряете, чтобы имелась возможность удостовериться в том, что изменения сделаны как было намечено. Однако, что нужно принять в расчет при разработке таких планов?

ISO 9001:2015 выделяет в требованиях следующие аспекты, которые рекомендуется принять в расчет.

  • Цель изменений и потенциальные последствия. На этапе планирования изменений в СМК (система менеджмента качества, — ред.) вы должны знать, зачем вы это делаете. Не нужно менять СМК только ради того, чтобы что-нибудь поменять. Так, что вам нужно от этих изменений? И что не менее важно, каких последствий вы ожидаете от них, хороших или плохих, – неважно?
  • Единство цели. Вы создали СМК, чтобы соответствовать требованиям потребителей, повысить их удовлетворенность и постоянно улучшать СМК, любые изменения, которые вы делаете в системе, не должны помешать достижению этих главных целей. Если вы что-то делаете такое, что может сказаться на вашей способности повышать удовлетворенность потребителя, тогда игра не стоит свеч.
  • Доступность ресурсов. Часть любого плана перемен – оценка ресурсов, которые потребуются на их организацию. Необходимо убедиться, что ресурсы доступны, что можно их получить именно в то время, когда они понадобятся.
  • Влияние изменений на ответственность и полномочия в СМК. Вы можете не затрагивать при изменениях распределение ответственности и полномочий непосредственно, но если в них ответственность меняется или создается новая зона ответственности – это необходимо учесть в вашем плане изменений. Многие планы изменений легко опрокидываются при столкновении с жизнью, потому что никто в действительности не отвечает за них, никто не несет ответственности за то, чтобы следить и поддерживать их после внедрения в практику.

Таким образом, посыл ISO 9001:2015 заключается в том, что изменения в СМК надо планировать. В планах требуется учесть четыре важных момента, так как только тогда можно достичь успеха и получать стабильные результаты. Изменения обязательно понадобятся – ваша СМК не должна пребывать в статике, если компания на самом деле выполняет требования стандарта и движется к постоянному улучшению. Фактически, если как раз сейчас вы занимаетесь обновлением вашей СМК по ISO 9001:2008 до соответствия новому ISO 9001:2015, вы осуществляете изменения и ими нужно управлять! Так что именно в нынешних условиях требования норматива в вопросе управления изменений получают для вас огромное значение.

Как вы реализуете изменения в СМК?

Процесс управления изменениями, как он видится исходя из требований ISO 9001:2015 может состоять из семи простых шагов:

  • Идентифицируйте потребность в изменениях. Например, вы узнаете, что можете повысить удовлетворенность потребителя, если создадите собственный процесс закупки сырья вместо того, чтобы отправлять этот процесс на аутсорсинг – потребуется меньше времени на его обработку;
  • Сформулируйте цели потенциальных изменений и потенциальные последствия. В случае нашего примера, цель будет заключаться в сокращении времени обработки сырья и повышении удовлетворенности потребителя, но одно негативное следствие можно выделить. Возрастут цены. На этот риск нужно отреагировать. В плане нужно предусмотреть, что нужно нанять новых сотрудников, найти и одобрить новых поставщиков, внедрить новые процессы;
  • Ваш план должен предусмотреть возможное нанесение вреда другим аспектам СМК в случае введения в действие тех или иных изменений. Стоит задаться, скажем, вопросом, нужно ли менять процессы контроля поступающего сырья, если поставлять их теперь будут по-другому. Нужно прописать график выполнения необходимых действий, дабы производственные процессы не страдали от перебоев с сырьем – если перебои будут, то это не может не сказаться на способности компании удовлетворять потребителей, а это недопустимо;
  • Выделите ресурсы. Вычислите ресурсы, которые требуются вам для результативного выполнения плана и добейтесь выделения всего необходимого;
  • Идентифицируйте изменения в ответственности сотрудников и доведите до них информацию об этом. С появлением новых сотрудников, естественно, появляется необходимость в управлении ими. Кому будут подотчетны новые работники отдела закупок?
  • Выполняйте план. Начните претворять его в жизнь, используя выделенные ресурсы;
  • Убедитесь в эффективности внедряемых изменений. Прежде, чем считать план завершенным внимательно проанализируйте: может, быть какие-то потенциальные проблемы не учтены?

Речь идет о простом процессе и можно добавлять к нему любые шаги, которые вы сочтете нужным, учитывая вашу специфику (по наиболее важным вопросам можно добавить отдельный этап проверки, все ли запланировано верно). Планы могут быть более подробными и общими, но процесс планирования может и должен быть простым. Поддержка работы вашей СМК обязательно потребует планировать изменения, а также другие аспекты, перечисленные в статье «Как поддерживать СМК по ISO 9001:2015 после сертификации».

Планируйте, чтобы изменить СМК

Стандарт ISO 9001:2015 недвусмысленно подчеркивает, что самой важной составляющей управления изменениями в новой редакции является планирование этих изменений. Реформы не должны быть случайными и спонтанными. Планы будут варьироваться по сложности с новыми изменениями, но ключевое сообщение, которое мы видим в разделе 6.3, состоит в том, что без планирования перемены несут с собой проблемы. Они могут даже поставить под угрозу функционирование СМК. Вы тратите на изменения время, силы и ресурсы. Было бы глупо что-то менять в своей системе, не удостоверившись предварительно, что изменения будут успешными.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

Вам понравилась статья? Не хотите пропускать новые? Тогда подпишитесь на RSS или получайте новые статьи мгновенно на электронную почту


Лицензия Creative Commons

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: