Управление изменениями СМК в 7 шагах

Источник: автором статьи на английском языке является Марк Хаммар – сертифицированный в ASQ (American Society for Quality, – ред.) специалист по качеству и деловому совершенству. В сфере качества эксперт трудится с 1994 года. У него есть опыт работы в сфере аудитов, улучшения процессов, написания процедур для систем управления качеством и систем экологического менеджмента. Марк Хаммар – сертифицированный главный аудитор по стандартам ISO 9001, AS 9100, ISO 14001.

В любой системе менеджмента очень важно управлять изменениями, которые вы в ней производите. Система по ISO 9001:2015 в этом смысле ничем не отличается от других. Управление изменениями СМК (change management, – ред.) может показаться вам сложной материей, но правда в том, что планировать изменения в этой концепции можно, опираясь на простые и доступные понятия, не усложняющие, а упрощающие понимание того, как этот важный процесс следует интерпретировать и применять в вашем случае. Сегодня мы побеседуем о том, что в этом аспекте требует ISO 9001:2015, как требования изменились по сравнению с предыдущей редакцией. Объяснения мы сопроводим примерами, разъясняющими процесс управления изменениями.

Что требует стандарт ISO 9001:2015?

Когда дело касается планирования изменений СМК, требования ISO 9001:2015 лаконичны и просты. Этому вопросу уделен один скромный раздел – 6.3 («Планирование изменений», – ред.) с четырьмя дополнительными замечаниями, над которыми предлагается поразмыслить. Раздел гласит:

Цитата: ‘…когда организация выявляет необходимость изменений в системе менеджмента качества, эти изменения должны осуществляться в плановом порядке’

Похоже, тут имеется в виду, что организация должна создать план изменений, когда вы их внедряете, чтобы имелась возможность удостовериться в том, что изменения сделаны как было намечено. Однако, что нужно принять в расчет при разработке таких планов?

ISO 9001:2015 выделяет в требованиях следующие аспекты, которые рекомендуется принять в расчет.

• Цель изменений и потенциальные последствия. На этапе планирования изменений в СМК (система менеджмента качества, – ред.) вы должны знать, зачем вы это делаете. Не нужно менять СМК только ради того, чтобы что-нибудь поменять. Так, что вам нужно от этих изменений? И что не менее важно, каких последствий вы ожидаете от них, хороших или плохих, – неважно?
• Единство цели. Вы создали СМК, чтобы соответствовать требованиям потребителей, повысить их удовлетворенность и постоянно улучшать СМК, любые изменения, которые вы делаете в системе, не должны помешать достижению этих главных целей. Если вы что-то делаете такое, что может сказаться на вашей способности повышать удовлетворенность потребителя, тогда игра не стоит свеч.
• Доступность ресурсов. Часть любого плана перемен – оценка ресурсов, которые потребуются на их организацию. Необходимо убедиться, что ресурсы доступны, что можно их получить именно в то время, когда они понадобятся.
• Влияние изменений на ответственность и полномочия в СМК. Вы можете не затрагивать при изменениях распределение ответственности и полномочий непосредственно, но если в них ответственность меняется или создается новая зона ответственности – это необходимо учесть в вашем плане изменений. Многие планы изменений легко опрокидываются при столкновении с жизнью, потому что никто в действительности не отвечает за них, никто не несет ответственности за то, чтобы следить и поддерживать их после внедрения в практику.

Таким образом, посыл ISO 9001:2015 заключается в том, что изменения в СМК надо планировать. В планах требуется учесть четыре важных момента, так как только тогда можно достичь успеха и получать стабильные результаты. Изменения обязательно понадобятся – ваша СМК не должна пребывать в статике, если компания на самом деле выполняет требования стандарта и движется к постоянному улучшению. Фактически, если как раз сейчас вы занимаетесь обновлением вашей СМК по ISO 9001:2008 до соответствия новому ISO 9001:2015, вы осуществляете изменения и ими нужно управлять! Так что именно в нынешних условиях требования норматива в вопросе управления изменений получают для вас огромное значение.

Как вы реализуете изменения в СМК?

Процесс управления изменениями, как он видится исходя из требований ISO 9001:2015 может состоять из семи простых шагов:

• Идентифицируйте потребность в изменениях. Например, вы узнаете, что можете повысить удовлетворенность потребителя, если создадите собственный процесс закупки сырья вместо того, чтобы отправлять этот процесс на аутсорсинг – потребуется меньше времени на его обработку;
• Сформулируйте цели потенциальных изменений и потенциальные последствия. В случае нашего примера, цель будет заключаться в сокращении времени обработки сырья и повышении удовлетворенности потребителя, но одно негативное следствие можно выделить. Возрастут цены. На этот риск нужно отреагировать. В плане нужно предусмотреть, что нужно нанять новых сотрудников, найти и одобрить новых поставщиков, внедрить новые процессы;
• Ваш план должен предусмотреть возможное нанесение вреда другим аспектам СМК в случае введения в действие тех или иных изменений. Стоит задаться, скажем, вопросом, нужно ли менять процессы контроля поступающего сырья, если поставлять их теперь будут по-другому. Нужно прописать график выполнения необходимых действий, дабы производственные процессы не страдали от перебоев с сырьем – если перебои будут, то это не может не сказаться на способности компании удовлетворять потребителей, а это недопустимо;
• Выделите ресурсы. Вычислите ресурсы, которые требуются вам для результативного выполнения плана и добейтесь выделения всего необходимого;
• Идентифицируйте изменения в ответственности сотрудников и доведите до них информацию об этом. С появлением новых сотрудников, естественно, появляется необходимость в управлении ими. Кому будут подотчетны новые работники отдела закупок?
• Выполняйте план. Начните претворять его в жизнь, используя выделенные ресурсы;
• Убедитесь в эффективности внедряемых изменений. Прежде, чем считать план завершенным внимательно проанализируйте: может, быть какие-то потенциальные проблемы не учтены?

Речь идет о простом процессе и можно добавлять к нему любые шаги, которые вы сочтете нужным, учитывая вашу специфику (по наиболее важным вопросам можно добавить отдельный этап проверки, все ли запланировано верно). Планы могут быть более подробными и общими, но процесс планирования может и должен быть простым. Поддержка работы вашей СМК обязательно потребует планировать изменения, а также другие аспекты, перечисленные в статье «Как поддерживать СМК по ISO 9001:2015 после сертификации?».

Планируйте, чтобы изменить СМК

Стандарт ISO 9001:2015 недвусмысленно подчеркивает, что самой важной составляющей управления изменениями в новой редакции является планирование этих изменений. Реформы не должны быть случайными и спонтанными. Планы будут варьироваться по сложности с новыми изменениями, но ключевое сообщение, которое мы видим в разделе 6.3, состоит в том, что без планирования перемены несут с собой проблемы. Они могут даже поставить под угрозу функционирование СМК. Вы тратите на изменения время, силы и ресурсы. Было бы глупо что-то менять в своей системе, не удостоверившись предварительно, что изменения будут успешными.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.