Управленческий цикл PDCA в стандарте ISO 14001:2015

Источник: автором статьи является Марк Хаммар – сертифицированный в ASQ (American Society for Quality, – ред.) специалист по качеству и деловому совершенству. В сфере качества эксперт трудится с 1994 года. У него есть опыт работы в сфере аудитов, улучшения процессов, написания процедур для систем управления качеством и систем экологического менеджмента. Марк Хаммар – сертифицированный главный аудитор по стандартам ISO 9001, AS 9100, ISO 14001.

ISO 14001 – один из самых удачных примеров перевода на язык требований к организациям удобного управленческого цикла «Планируй-Делай-Проверяй-Действуй» – PDCA. Данный цикл – очень важная концепция в мире процессного управления. И создатель стандарта – организация ISO (Международная организация по стандартизации – International Organization for Standardization, – ред.) в случае ISO 14001 поступила просто: требования стандарта следуют в тексте норматива в том же порядке, что и шаги цикла PDCA. Таким образом, просто читая и внедряя ISO 14001, вы воспроизводите PDCA у себя. Хотите получить больше информации о цикле «Планируй-Делай-Проверяй-Действуй»? Читайте о том, как это работает в стандарте ISO 9001. К вашим услугам наша статья «Цикл PDCA в требованиях ISO 9001».

Пару слов об основных понятиях цикла PDCA?

Цикл Планируй-Делай-Проверяй-Действуй (Plan-Do-Check-Act, – ред.) или PDCA – цикл улучшения, был придуман и популяризирован двумя отцами-основателями современного менеджмента качества. Речь о Уолтере Шухарте и Уильяме Эдвардсе Деминге. PDCA применяют для систематического внедрения улучшений в процессах организации. Можно привести беглый пример следования циклу улучшения на практике. Предположим, вы пытаетесь сократить использование бумаги в вашем офисе. Вы планируете сократить использование писчебумажной продукции на 10% за первый год с момента запуска программы. Делаете все как делаете обычно, внеся лишь некоторые запланированные коррективы в работу (попросили персонал печатать на обеих сторонах листа). Проверяете успех внедренных изменений, сравнивая через некоторое время желаемые результаты с действительными (вы можете, скажем, обнаружить, что уменьшили расход бумаги не на 10%, как планировали, а всего на 5%). В фазе «Действуй» вы решаете, что делать исходя из полученных фактических данных. Можно, например, поставить в принтерах режим двухсторонней печати по умолчанию, а можно обучить работников обмениваться в электронном виде новыми типами информации, чтобы не было потребности распечатывать столько бумаг, сколько приходилось ранее.

Как же цикл PDCA реализован в требованиях стандарта ISO 14001?

Пример, которым мы проиллюстрировали свои рассуждения выше, затрагивает только один аспект экологического менеджмента. Это просто пример. Текст требований ISO 14001 организован так, что цикл PDCA преобразовывает и проникает во все процессы системы экологического менеджмента (обычно называют просто СЭМ, – ред.).

Планируй. Начать следует с формирования представления о среде организации (context of the organization, – ред.), то есть об окружении, в условиях которого вы действуете. Это точка отсчета для идентификации потребностей и ожиданий заинтересованных сторон (параграфы 4.1 и 4.2, – ред.). Итак, что дальше? Дальше нужно сформулировать область применения вашей СЭМ (4.3 и 4.4, – ред.). Далее нужно:

• Определить, в чем будет заключаться приверженность руководства, применительно к вашей ситуации (5.1, – ред.);
• Зафиксируйте свою экологическую политику (5.2, – ред.);
• Предоставьте руководство по СЭМ компании, из которого будут понятны роли, разграничение ответственности и полномочия (5.3, – ред.).

Даже когда все это у вас уже есть, этап планирования пока не завершен. Необходимо подумать о рисках и возможностях, существующих в системе. Проанализируйте и тщательно исследуйте характер взаимодействия организации с окружающей средой, кроме того, не забудьте собрать сведения по проблеме соответствия вашей деятельности требованиям законодательства (6.1, – ред.). Но и это еще не все. Именно на этапе планирования ведется постановка экологических целей, при достижении которых СЭМ будет улучшаться (6.2, – ред.). Финальная стадия планирования. В этом шаге вы занимаетесь поддерживающими процессами, создаете их, в качестве примера можно предложить процессы выделения ресурсов на работу СЭМ (7.1, – ред.), устанавливаете требования по компетентности (7.2, – ред.), определяете, что системе менеджмента требуется «по статье» «осведомленность» (7.3, awareness, – ред.). Не забудьте в этой связи про 7.4 – процесс для внутренних и внешних коммуникаций СЭМ, а также про 7.5 – создание и внедрение документированной информации.

Делай. Параграф №8 посвящен операционным процессам и освещению вопроса о том, какие процессы необходимо внедрить и поддерживать, чтобы СЭМ по ISO 14001 была успешной и надежной. Раздел прежде всего другого требует разработать и внедрить контрольные механизмы управления и анализа операций (8.1, – ред.). От данных механизмов нужно, чтобы они обеспечивали уверенность: негативное влияние на окружающую среду находится под управлением. Под завязку восьмой раздел гласит, что внедряющей организации надлежит внедрить планы по подготовке и реагированию на чрезвычайные ситуации (8.2, – ред.).

Проверяй. Весь следующий по счету параграф создатели ISO 14001 уделили «оценке деятельности» (Параграф №9, – ред.). В подпункте 9.1 перечисляются методы оценки: мониторинг, измерения, анализ, оценка. Требования внедряющее предприятие должно применить ко всем ключевым показателям работы компании, которые могут иметь существенное значение с точки зрения оценки соответствия экологическим требованиям и влияния на экологию. Дублирующим и комплементарным способом собирать информацию о происходящем в системе экологического менеджмента является процесс внутренних аудитов (9.2, – ред.). Такие проверки представляют собой методику анализа процессов СЭМ, при помощи которой можно удостоверить соответствие или несоответствие показателей вашей системы заранее установленным вами же требованиям. Конец раздела «трактует» проблематику «анализа со стороны руководства» (9.3, – ред.). Этот процесс нужен для менеджмента, чтобы собранная на стадии «Проверяй» разными способами информация была проанализирована и учтена в совершенствовании СЭМ.

Действуй. Простой и понятный заголовок носит последняя «секция» текста ISO 14001 – «Улучшения». Она распадается по затрагиваемым вопросам на требования к управлению несоответствиями и корректирующими действиями (10.2, – ред.). Благодаря этим мерам предпринимаются действия, направленные на решение тех проблем, которые были обнаружены в процессах оценки деятельности. Кроме того, полученная информация делает возможным учесть некоторые вещи еще на стадии планов, путем внесения изменений и в них также. Достигнута одна цель – что ж, можно установить новую. Если в достижении цели имеются проблемы, то нужно осуществить ревизию ресурсов, выделенных под программу реализации целей. Скорее всего, потребуется изменить некоторые вещи. Последний подраздел, где затрагивается проверка ресурсов – 10.3 – «постоянное улучшение». Если бы в механизме ISO 14001 не было этого узла, то было бы невозможно получить уверенность в том, что система на самом деле улучшается. Весь шаг «Действуй» цикла PDCA позволяет изменить планы, чтобы на следующей «итерации» цикла СЭМ смогла опять стать лучше.

Как использовать PDCA в вашей системе экологического менеджмента?

PDCA может использовать любой для улучшения процесса и достижения большей его результативности. Как только вы научитесь видеть в PDCA основу СЭМ, которая пронизывает всю систему сверху и донизу – можно будет успешно применять эту технологию менеджмента для общего и всестороннего улучшения процессов системы. С одной стороны – так повышается ее результативность, с другой – вы реализуете цель – уменьшение вреда, наносимого вашей деятельностью окружающей среде. Защита экологии это одна из главных причин, из-за которой вы вообще взялись за работу с СЭМ и ISO 14001. Общий смысл работы не стоит упускать из виду.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.