Три ключевых момента в успехе внутреннего аудита

Источник: англоязычная статья Крэйга Кохрана, вышедшая на сайте журнала «Quality Digest». К. Кохран – автор книги «Семь уроков: инструменты менеджмента для успешного бизнеса» (The Seven Lessons: Management Tools for Success, – ред.).

Держите их в голове, если хотите достичь успеха

Внутренние аудиты – один из самых привычных инструментов, находящихся в руках у менеджмента организации. Подчас мы настолько привыкаем к этим аудитам, что аудиторы забывают основополагающие его принципы. Внутренние проверяющие должны время от времени вновь напоминать себе о них, иначе аудит не только не даст ничего полезного, а даже наоборот – окажет негативное действие. Помните об этом и тогда ваш внутренний аудит почти всегда будет обречен на успех.

Принцип №1. Клиентом внутреннего аудитора является тот, кого аудитируют

Это правда, люди у которых вы осуществляете аудит и есть ваши потребители. Внутренний аудит – это работа, направленная на то, чтобы помочь сделать организацию более успешной и идентифицировать проблемы до того, как они вышли из-под контроля. Качество продукции зависит от того, как хорошо подготовлен план аудита, от характера обучения, которое прошли аудиторы, среди прочего: вовлеченность топ-менеджмента и поведение внутреннего проверяющего во время проверки. Тот факт, что вы проводите именно внутренний аудит сам по себе ничего не значит. Нужно проводить его с не меньшим профессионализмом, чем если бы вашу работу заказала сторонняя организация. Что ж, вот несколько признаков, по которым вы можете судить, что специалисты по внутренним аудитам забыли, кто потребитель их работы:

Тот, кто проводит аудит относится к нему, как к охоте за ошибками коллег. Что вы! Никогда нельзя показывать удовлетворение и радость от найденных несоответствий. Нужно максимально обезличить процесс, насколько это возможно. На нынешние ошибки нужно смотреть под углом возможностей на будущее.

• Тот, кто проводит аудит не смог скорректировать план аудита под потребности потребителей. Могут случиться чрезвычайные обстоятельства в следствие этого: инциденты, остановка конвейера. Нужно, чтобы была возможность отдать срочные распоряжения. Аудиторский план должен быть достаточно гибким, чтобы осуществлять изменения на лету.
• Тот, кто проводит аудит придерживает все «сюрпризы» на самый конец. Аудитируемую сторону нужно ставить в известность о результатах проверки по мере того, как они будут поступать. Не впадайте в заблуждение, оставляя какую-нибудь «бомбу» на закрывающее совещание аудита для максимального эффекта. Аудитору необходимо вовремя учитывать обеспокоенность потребителя и разговаривать со всеми необходимыми подтверждающими данными.
• Тот, кто проводит аудит концентрируется на второстепенных вопросах в ущерб важному. Аудит обычно и так обстоятельное дело, но все же не забывайте постоянно анализировать эффективность всей системы внутреннего аудита. Аудиторы должны спросить себя: «Какой эффект то или другое их действие оказывают на организацию и на потребителей?». Из ответа обычно можно будет без труда вывести: стоит ли вдаваться в подробности имея дело с какой-либо частной проблемой.

Принцип №2. Планирование – ключ к успеху

Улучшения в работе вследствие внутренних аудитов не приходят случайно. Успехам предшествует серьезная и скоординированная работа; тщательное планирование. Я всегда повторял: хорошо спланированный аудит проходит, практически, сам собой. С другой стороны, плохое планирование толкает работу к неудаче и при попытке все-таки закончить внутреннюю проверку успешно в этих обстоятельства – план становится дополнительной проблемой. Планирование аудита предполагает довольно интенсивное общение между аудиторами и потребителями их услуг. Это динамический процесс, который начинается задолго до старта непосредственно самого аудита. В планировании нужно в типичных обстоятельствах ответить на следующие вопросы:

1. Даты. Когда точно проводить аудит?
2. Место. Каково место проведения аудита?
3. Объем. Каков объем аудиторской проверки?
4. Цели. Какова цель проведения аудита?
5. Аудиторы. Кто будет осуществлять аудиторскую проверку?
6. Процессы. Какие процессы, отделы и функции будут объектом проведения аудита. Иногда это понятно из объема аудита, однако чаще – нет.
7. Темы. Какие темы будут затронуты в ходе аудита. Какие предметные области будут рассматриваться в избранных департаментах? Должны ли сотрудники аудитируемого подразделения ждать вопросов по поводу управления документацией или по приверженности руководства? Это не столько заставляет аудитируемое подразделение быть на чеку, сколько помогает аудиторам сориентироваться.
8. Расписание аудита. Когда конкретно каждый отдел будет проходить проверку? Когда состоится открывающее аудит совещание и заключительное совещание?

При подготовке аудита может потребоваться учесть и другие вопросы, однако, перечисленные – наиболее распространенные. Цель плана аудита носит двоякий характер. С одной стороны, план должен дать представление самим аудиторам о том, что они будут делать, с другой – благодаря плану те, кто подвергается аудиту будут знать, чего ожидать. Для подразделений-объектов аудитов очень нетипично предлагать большие изменения в плане, обычно обращаются с небольшими поправками в расписании («Вместо аудита продаж в 9 утра не могли бы вы прибыть к 10 утра? У нас кое-что запланировано на 9 утра, – ред.). Предложения такого характера вполне обоснованы и необходимо их учесть в плане насколько это только возможно. Не забывайте: потребитель аудита – это объект аудита. Внутренние аудиты должны быть тщательно и аккуратно документированы. Конкретный формат этого документирования зависит от интенсивности и глубины аудита. Часовой или двухчасовой аудит может даже документироваться электронными письмами. Аудит на день или на много дней документируется в форме матрицы, фиксируя час за часом этапы аудита. Независимо от формата, о планировании нужно держать в курсе все заинтересованные стороны до процедуры, чтобы он был хорошо усвоен при подготовке и было понятно влияние на операции.

Принцип №3. Не надо путать ваши мнения с несоответствиями

Каждый имеет свою точку зрения. Когда люди становятся умнее и приобретают опыт, они обычно приходят к тому, что у них на все есть свое мнение. Многие аудиторы считают себя умными и опытными. И у них есть, конечно же, огромное количество суждений. Порой эти мнения ложатся в основу несоответствий, которые они выносят, что является огромной ошибкой. Предрассудки не должны оказывать влияния на аудит. И ребенок может «лепить» прекрасное несоответствие. Просто, дети этим не занимаются, а умные и опытные аудиторы занимаются. Учтите следующее:

• В компании считают, что применяют XYZ-анализ. Использование этого метода – факт, подтвержденный процедурами, планом, политикой, спецификацией, контрактом, рабочей инструкцией, стандартом или приказом.
• Использование XYZ-анализа неэффективно. Провал применения этой методики – тоже факт, подтвержденный записями, наблюдениями, документами и интервью.

Никаким суждениям нельзя давать волю при проведении аудиторской проверки – только отчетливые, веские факты. Тяжело спорить с фактами. Аудит благодаря этому подходу только выигрывает, он проходит более ровно. Конечно, факты умаляют творческую составляющую в деятельности аудитора, но потребность в креативной работе лучше направить на другие аспекты работы проверяющего. Мы забываем о том, что несоответствия – не единственный вид выводов, к которым приходят внутренние аудиторы.

Аудит – сбалансированный процесс и положительные явления тоже отмечаются в акте о завершении аудита.

У любого клиента найдется одна или две вещи, которые заслуживают похвалы. Аудиторам только необходимо помнить об этих хороших вещах во время аудита, чтобы не забыть о них при формулировании выводов. В некоторых аудитах есть и другие возможности для аудиторской оценки – наблюдения, замечания, рекомендации и так далее. Все эти виды аудиторских оценок объединяет то, что они не считаются несоответствием, но содержат информацию, которую целесообразно проговорить. Здесь есть пространство для выражения личного мнения аудитора и он может поделиться своим опытом и знаниями требований регуляторов.

Аудит – прекрасное место для обмена опытом и лучшими практиками, но только когда все участвующие стороны понимают это, заинтересованы в этом и соглашаются с тем, в какой форме происходит этот обмен.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.