Третья фаза внедрения ISO 9001. Параграф №5 и неопределенное «Организация должна» из №6

Источник: сайт компании «Bizmanualz». Это компания, располагающаяся в городе Сент-Луис, штат Миссури, США. Основное направление деятельности Bizmanualz – создание стратегической и рабочей документации для заказчиков, стремящихся соответствовать положениям стандартов. Организация имеет членство в американской организации ASQ (American Society for Quality, – ред.), ставящей своей задачей продвижение современных методов качества в мире.

В специальном цикле статей мы раскрываем тему внедрения системы менеджмента качества (СМК, – ред.) по стандарту ISO 9001, деля всю работу на четыре отчетливых этапа. Разбивая внедрение на этапы, мы делаем процесс более управляемым и менее ошеломительным для того, кто приступает к его выполнению. На первом этапе были выполнены общие требования ISO 9001, описанные в параграфе №4, а на втором были установлены и пущены в работу элементы СМК из параграфа №8, относящиеся к постоянному улучшению.

«Обязательства руководства» – жизненно важная составляющая успеха внедрения ISO 9001

Теперь мы начинаем третью фазу: выполнение требований параграфа №5 – «Ответственность руководства» и параграфа №6 – «Менеджмент ресурсов». У нас уже есть часть необходимой документации СМК, созданной нами для того, чтобы соответствовать требованиям параграфов №4 и №8, но №5 и №6 тоже очень богаты требованиями («Высшее руководство должно…», «Организация должна…»), но количество требуемых документов и записей невелико.

В параграфе №5 ответственность выполнения требований для системы менеджмента качества по стандарту ISO 9001 ложится прямиком на плечи высшего руководства организации. Люди, знакомые с тем, как организации обычно функционируют, знают, что успех или неудача любых действий в них, зависят от приверженности высшего руководства. Если руководители не считают этого важным или приоритетным, проект сначала недополучает ресурсы, а затем оканчивается ничем. На чем бы не концентрировали свои усилия топ-менеджеры, это становится приоритетом для всей организации. Это справедливо и для внедрения, поддержания и совершенствования системы менеджмента качества по ISO.

Существуют определенные требования, относящиеся к Анализу со стороны руководства в параграфе №5, включая рассмотрение руководством записей. Но требований создавать специальные записи с указанием на приверженность и ответственность руководства – нет. Существует общее требование, говорящее о том, что нужно убедиться в том, что обязательства руководства выполняются.

ISO 9001 – универсален, применение зависит от организации

Это тот тип требований применения ISO 9001, с которыми многие организации испытывают трудности. В отличие от конкретных требований, которые всегда однозначны (например, создание процедуры внутренних аудитов в стандарте содержит детали, включающие разграничение ответственности, требования по планированию и выполнению проверок, созданию записей и фиксированию результатов), эти требования, из серии «организация должна» требуют от организации выработать собственные механизмы соответствия им.

Единственный способ справиться с такими менее специфичными требованиями – это преобразовать их в вопросы. Например, топ-менеджмент должен ответить на вопрос: «Как установить в организации соответствующие процессы обмена информацией, включая информацию, относящуюся к результативности системы менеджмента качества?». Формальный язык стандарта пугает и добавляет трудностей. Соответствующие процессы обмена информацией? Но большинство организаций уже имеют эти процессы. Вопрос только в том, что нужно убедиться, отвечают ли они требованиям стандарта. Например, возможно, у вас проводятся ежемесячные встречи руководителей отделов, а отделы проводят еженедельные совещания персонала. Предположим, у вас есть внутренняя сетевая или «бумажная» рассылка. Это и есть необходимые процессы обмена информацией.

Концентрируйтесь на соответствии стандарту ISO 9001, а не на лишней документации

 В каком-то смысле, третья фаза внедрения СМК по ISO 9001 – это обзор и уяснение параграфов №5 и №6, а затем изучение вопроса о том, насколько организация выполняет описанные там требования. Не обязательно иметь специальные процедуры или записи, чтобы обеспечивать соответствие, создание дополнительных процессов имеет смысл, если вы уверены, что эти процессы важны для вашей организации. Разумеется, если работая над реализацией требований стандарта, вы обнаружили узкие места или области несоответствия ISO 9001, время попробовать что-то новое или «подновить» старые подходы. Часто организации в таких случаях концентрируются на соответствии букве стандарта, тогда как гораздо лучше быть осведомленным о требованиях, решив для себя какие критерии и индикаторы подтверждают соответствие требованиям.

Параграф №6 «Менеджмент ресурсов» требует схожего подхода. Сформулируйте требования «организация должна», как вопросы и дайте на них адекватные ответы. Вы можете оформить эти ответы в виде записок для собственных нужд или для обучения, но по стандарту это не требуется. Если говорить о сертификации, то главное убедиться, что вы ответили на свои вопросы как следует, чтобы быть готовым к вопросам внутреннего или внешнего аудитора. Удостоверьтесь также, что другие сотрудники, участвующие во внедрении ответили на свои вопросы в согласии с вашими подходами к выполнению требований стандарта. Однако будьте готовы к тому, что после того, как аудитор задаст свои вопросы, чтобы проверить внедрение различных пунктов стандарта, он постарается проанализировать, действительно ли слова соответствуют делам. Просто делайте все так, как задумали (ведите повестки дня совещаний, протоколы, организуйте совместную работу как можно раньше).

Записи об обучении требуются стандартом ISO 9001

Давайте остановимся теперь на требованиях, касающихся записей обучения из параграфа №6. Многие аудиторы согласны с тем, что это одно из наиболее распространенных слабых мест сертифицированных систем менеджмента в организациях. Поэтому не удивительно, что весь параграф №6 посвящен обучению и созданию системы записей, где образование, обучение, навыки и опыт тщательно документируются. В более крупных организациях решение проблемы по необходимости организовано на уровне отделов, но нужно обеспечить взаимосвязь между различными частями организации в этом вопросе. Это потребует систематического подхода для руководителей отделов, который передается через обучение, примеры и так далее.

Не существует простых решений и быстрых методов выполнения требований параграфов №5 и №6 ISO 9001. В фазе внедрения №3 положения стандарта также приблизительны и зависят от конкретной ситуации, как это было в случае с созданием новых процессов и документации. Любая организация должна решать, как в своем случае она сделает все необходимое. Это та гибкость, которая делает ISO 9001 достаточно универсальным инструментом, чтобы можно было применить его в организации любого типа.

Наша следующая и заключительная статья цикла осветит четвертую фазу внедрения СМК, связанную с параграфом №7 «Процессы жизненного цикла продукции», другими словами проектирование, производство и эксплуатация. В этом вопросе требования ISO 9001 «обильны» записями, и организации часто сталкиваются с трудностями в вопросах соответствия ISO 9001 в этом параграфе. Мы будем обсуждать способы упрощения достижения соответствия параграфу №7, чтобы при внедрении все прошло гладко.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.