Так ли сложно интегрировать системы менеджмента по ISO 9001 и OHSAS 18001?

Источник: настоящий материал представляет собой перевод оригинального текста специалиста по корпоративному обучению Андреа Аулиси.

О плюсах интеграции нескольких систем менеджмента знают многие, но я что-то не могу припомнить каких-то попыток количественных подсчетов выгоды (даже прикидок!) построения интегрированной системы. Могу сказать, основываясь на данных, полученных лично мной в результате финансового контроля до и после интеграции систем. Исходя из них сэкономленное время от работы с интегрированной системы по ISO 9001 и OHSAS 18001 может варьироваться в промежутке между 40% и 60% от всего времени, которое тратилось раньше, когда у вас было несколько отдельных систем. Время! Преимущества не обязательно рассматривать узколобо, только в терминах эффективности, результативности и качества.

Интеграция – естественный исход

Только подступившись к интеграции ISO 9001 и OHSAS 18001 мы обнаруживаем много общих точек и соприкосновений между двумя этими стандартами. Их и можно использовать как «плацдарм» и точку отсчета для интеграции. Очень много общих процессов. Как мы увидим далее, это приводит к синергии при совмещении целого ряда аспектов двух систем менеджмента и как результат влечет экономию времени, денег и даже приводит к тому, что улучшается результат работы, для которого процессы функционируют.

Ожидается, что в течение следующих двух лет структуры разных стандартов менеджмента переработают, чтобы нормативы стали еще ближе и более совместимы между собой. Стандарты перестроят по документу ISO (Международная организация по стандартизации – International Organization for Standardization, – ред.) «Annex SL». По существу дела, речь идет о том, что ISO 9001 в 2015-м, OHSAS 18001, вероятно в 2017, приобретут унифицированную по одним и тем же правилам структуру. Она будет содержать 10 обязательных параграфов:

1. 1. Область применения

1. 1. Нормативные ссылки

1. 1. Термины и определения

1. 1. Среда организации

1. 1. Лидерство

1. 1. Планирование

1. 1. Поддержка

1. 1. Рабочий процесс

1. 1. Оценка деятельность

1. Улучшение

И эта структура будет общей для всего семейства стандартов менеджмента ISO – во всем мире будут использовать в этой тематике приведенные друг к другу документы (первым отредактировали в 2012-м году ISO 22301, – ред.).

Расхождения между ISO 9001 и OHSAS 18001

Несмотря на усилия по сближению стандартов, интеграция ISO 9001 и OHSAS 18001 все еще проблематичный процесс, так как правила систем направлены на различные бизнес-риски. Общеизвестно, что ISO 9001 сконцентрирован на ключевых процессах, то есть процессах производственных, превращающих ресурсы в продукцию. Пользователь этого стандарта анализирует риски по качеству. OHSAS 18001 – дело другое, он направлен на решение проблем безопасности, соответственно, виды деятельности, создание которых запускает стандарт не имеют отношения к продукции. Спасает то, что специфические требования OHSAS 18001 могут быть внедрены самостоятельно друг от друга, что облегчает интеграцию всех остальных элементов:

• оценка рисков безопасности. Риски безопасности должны оцениваться: следует идентифицировать угрозы, рассмотреть вероятность, оценить риск, определить действия, которые должны быть предприняты;
• законодательные требования. Важнейшей частью системы менеджмента труда и безопасности персонала является идентификация, обработка и верификация законодательных требований в области законодательства по безопасности;
• управление в чрезвычайных ситуациях. Управление в чрезвычайных ситуациях нужно контролировать. Дополнительно к законодательным требованиям нужно уделять внимание планированию, испытаниям, мероприятиям, направленным на подготовку предприятия к чрезвычайным ситуациям. Важность всего этого не всегда заметна вовремя.

С чего начать?

Наиболее простой и естественный ответ на этот вопрос лежит в плоскости общего для ISO 9001 и OHSAS 18001 Цикла «Планируй-Делай-Проверяй-Действуй» (PDCA, – ред.) Деминга. Этот, имеющий всемирную известность метод управления, помогал вводить в работу улучшения сотням тысяч компаний. Вы реализуете первую фазу цикла «Планируй», когда проектируете свою систему и вырабатываете ее общее видение. Предложенные мной ниже вопросы, которые встают перед планирующим систему, формируют основу для построения интегрированной системы менеджмента на основе ISO 9001 и OHSAS 18001.

1. 1. Какими навыками я должен обладать, чтобы обеспечивать работу двух систем менеджмента?

1. 1. Какие документы являются общими для СМК и для СМБТиОЗ?

1. Какие ресурсы потребуются для совместного внедрения ISO 9001 и OHSAS 18001?

Общие требования ISO 9001 и OHSAS 18001

Ответив на эти вопросы, мы можем установить несколько связующих звеньев, помогающих объединить два важнейших свода требований. Вот эти звенья:

• определение политики в области качества и охраны труда: топ-менеджмент формулирует основополагающие принципы для каждого из аспектов;
• установление целей: они будут разными для качества и безопасности труда, но общая философия их постановки и методы мониторинга могут быть едиными;
• распределение ресурсов: никакое улучшение в работе невозможно без вложения времени и денег;
• процесс риск-менеджмента: ISO 9001 будет включать это требование в редакции 2015 года;
• ответственность и полномочия: ключевые организационные роли, важные для эффективного управления качеством и безопасностью, роли в некоторых вопросах могут совпадать в одном лице, где это целесообразно;
• компетентность, обучение, осведомленность: и качество, и безопасность требуют навыков и осведомленности, они требуются, что самое интересное, не только от тех, кто вовлечен в управление системой непосредственно;
• коммуникация: и система качества и система охраны труда потребует организации коммуникации;
• управление документацией систем: требования по управлению документами общие для обоих стандартов;
• управление записями: требования к управлению записями также сходны;
• мониторинг и измерения: избираемые показатели и измерения различны в тематиках качества и безопасности, но сами процессы анализа и мониторинга одинаковы;
• управление несоответствиями: требования к управлению несоответствиями одинаковы для двух стандартов;
• корректирующие и предупреждающие действия: требования в этом вопросе в ISO 9001 и OHSAS 18001 совпадают;
• внутренний аудит: эти требования совпадают;
• анализ со стороны руководства: требования к анализу со стороны руководства схожи в обоих стандартах.

Представляется совершенно очевидным, что общие моменты в двух стандартах настолько многочисленны, что интеграция способна принести огромные преимущества. С другой стороны, есть многие аспекты, которые осложняют этот процесс. Прежде всего, разницу создают разные риски, с которыми работают СМК и СМБТиОЗ.

Интеграция систем по стандартам ISO 9001 и OHSAS 18001 позволяет добиться вовлечения руководства

Определенно, интеграция ISO 9001 и OHSAS 18001 возможна. У меня большой опыт, когда я впервые завершил интеграцию систем по ISO 9001 и ISO 14001 с системой менеджмента охраны труда. OHSAS еще не существовал. После долгих лет работы с интегрированными системами, я могу сказать, что создание системы по OHSAS 18001, соответствующей ISO 9001 дает ощутимые результаты, особенно если проект ведут и реализуют специалисты с опытом. Все необходимые мероприятия могут быть завершены в течение буквально нескольких дней.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.