Список шагов в рамках внедрения стандарта ISO 14001

Источник: автором статьи на английском языке является Марк Хаммар – сертифицированный в ASQ (American Society for Quality, – ред.) специалист по качеству и деловому совершенству. В сфере качества эксперт трудится с 1994 года. У него есть опыт работы в сфере аудитов, улучшения процессов, написания процедур для систем управления качеством и систем экологического менеджмента. Марк Хаммар – сертифицированный главный аудитор по стандартам ISO 9001, ISO 14001, AS 9100.

Руководители компании, которая пришла к необходимости внедрить ISO 14001, а потом сертифицировать ее на соответствие ISO 14001 могут пребывать в нерешительности. С чего начать? Чтобы помочь сориентироваться предлагаем в этой статье 13 шагов, поочередно предприняв которые вы получите желаемый результат и не упустите ничего важного по мере создания СЭМ (Система экологического менеджмента, – ред.) и прохождения сертификационной проверки.

1. Заручитесь поддержкой менеджмента. Поддержка высшего руководства имеет решающее значение. Без нее весь проект внедрения СЭМ скорее всего закончится неудачей. Вам необходимо заготовить парочку убедительных «продающих» аргументов о финансовых преимуществах, если вы хотите убедить «топов» в том, что ISO 14001 – это хорошая идея. Если у вас таких аргументов нет, почитайте наши статьи «ISO 14001:2015 – преимущества раннего перехода на новую редакцию» и «ISO 14001:2015 – проект предложений для руководства внедрить стандарт».
2. Идентифицируйте законодательные требования к вашей компании. Убедитесь, что вы идентифицировали все законодательные требования, которые в вашей сфере деятельности нужно учесть в СЭМ. Это еще один важнейший шаг, который закладывает фундамент под успех проекта внедрения ISO 14001. Смотрите также нашу статью «Требования ISO 14001: демистификация».
3. Определите область применения СЭМ. Область применения позволяет вам очертить границы системы. СЭМ можно внедрить не для всей организации, а для определенных процессов и приступая к имплементации ISO 14001 важно понимать к каким бизнес-процессам нужно применить требования норматива, а какие выходят за пределы вашей СЭМ. При формулировании области применения обязательно учитывайте Экологическую политику и экологические аспекты – они на этом этапе уже есть, так как их создают в первую очередь.
4. Назначьте необходимые в СЭМ процедуры и процессы. Ориентиром для выработки необходимых процедур и процессов должен служить стабильный результат работы системы, влияние экологических аспектов компании на окружающую среду и готовность к реагированию на чрезвычайные ситуации.
5. Внедрение процедур и процессов СЭМ. Практика показывает, что большинство необходимых процессов, являющихся требованием ISO 14001, в полноценных организациях в каком-то виде существует, речь идет о тонкой настройке того, что есть. К примеру, некая система отслеживания выбросов химических веществ есть у любой компании. К тому же, не все процессы ISO 14001 и СЭМ нуждаются в документировании. Вы должны принять решение есть ли в том или ином случае потребность в документе. Читайте нашу статью «Чек-лист обязательной документации ISO 14001:2015».
6. Проведите обучение, поработайте над осведомленностью (awareness, – ред.). В добавок к обучению в связи с изменениями в процессах, за которые они отвечают, сотрудники должны овладеть основами ISO 14001. Очень важно, чтобы персонал не только понимал свои непосредственные обязанности, но и понимал, что и зачем вы делаете, зачем нужны все эти нововведения и СЭМ?
7. Выберите орган по сертификации. Сертификационные компании – это независимые организации, которые приходят к вам с внешним аудитом, чтобы удостоверить соответствие системы экологического менеджмента ISO 14001. Если система работает и постоянно улучшается в соответствии с принципами стандарта, орган по сертификации выдает сертификат СЭМ. Узнайте об услугах нескольких органов по сертификации и выберите лучший из них.
8. Управляйте СЭМ, проводите измерения и поддерживайте записи. Во время аудита внешний проверяющий потребует доказательства того, что процессы соответствуют ISO 14001. Именно поэтому нужно поддерживать такой формат документов СЭМ, как записи. Записи – свидетельства совершения действий. Также записи удостоверяют эффективность и улучшения, которые достигнуты в процессах системы экологического менеджмента. Органы по сертификации обычно приходят с аудитом не сразу после внедрения ISO 14001, они хотят, чтобы система некоторое время работала в штатном режиме, и накопились записи, которые позволят лучше понять тенденции в конкретной СЭМ.
9. Проводите внутренние аудиты. В органе по сертификации ждут, что наряду с независимой оценкой соответствия вы будете проводить самооценку, чтобы внедрять в работу улучшения. Благодаря внутренним аудитам вы получаете факты, по которым можно судить о соответствии действительных результатов процессов запланированным.
10. Процессы анализа со стороны руководства. Это также важно, как первоначальная поддержка высшим руководством проекта внедрения ISO 14001. Регулярные совещания анализа ситуации с СЭМ поддерживает работу системы, так все чувствуют лидерство менеджмента, также через процессы анализа со стороны руководства «топы» узнают о достаточности или недостаточности ресурсов для системы менеджмента.
11. Внедряйте корректирующие действия. Анализ со стороны руководства, внутренние аудиты и мониторинг позволяют узнать о наличии несоответствий и «корневых причин» этих несоответствий. Затем в дело вступают корректирующие действия – с их помощью суть проблемы устраняется, и ликвидируются не только ее последствия, но и устраняется сама возможность ее повторного проявления.
12. Сертификационный аудит
    • 1 этап. Вначале орган по сертификации осуществляет документарную проверку. На этом этапе цель аудиторов – понять, соответствуете ли вы ISO 14001 на бумаге. Проверяющие по результатам составят отчет, в котором отразят несоответствия и возможные проблемы. На этом этапе вы тоже узнаете о проблемах и успеете устранить их до внешней проверки.
    • 2 этап. Во время этого основного аудита аудиторы органа по сертификации проведут внешний аудит на месте, где будут проверять накопленные вами записи, сопоставляя их с реальными производственными процессами, которые они наблюдают. После этого этапа аудита – он обычно отнимает несколько дней – аудиторы сформируют отчет с подробными сведениями о полученных результатах. Если компания соответствует ISO 14001, они рекомендуют выдать ей сертификат. Однако если имеются какие-либо серьезные несоответствия, вам необходимо будет разработать корректирующие действия для устранения этих проблем, прежде чем вам все же выдадут сертификат.

Что отлично помогает при внедрении и сертификации по ISO 14001, так это хороший план, так что не жалейте времени для планирования и аккуратно рассчитайте ресурсы, необходимые для реализации проекта. Все это сэкономит вам время и ресурсы потом, в будущем.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.