Советы аудиторам, которые работают со стандартом ISO 14001

Источник: публикация принадлежит перу Джона Марсдена (John Marsden, – ред.). Д. Марсден в течение 25 лет занимался деятельностью, так или иначе связанной с практическим внедрением систем экологического менеджмента (СЭМ, – ред.). Его послужной список в качестве аудитора СЭМ составляет внушительные 2000 часов с 1996 года. Марсден является действительным членом IEMA и самостоятельно подготовил ряд авторских курсов ведущих аудиторов ISO 14001, прочитанных слушателям по всему миру.

1. Основная роль аудитора по стандарту ISO 14001 заключается в том, чтобы выяснить в ходе аудита насколько хорошо работает система экологического менеджмента (СЭМ, – ред.). Он должен успешно определить точки роста – в каких аспектах система имеет потенциал улучшения? Хороший аудитор характеризуется тем, что знает, когда и в каком вопросе конкретную СЭМ можно заставить улучшаться и действовать более эффективно.
2. Как сертификационный аудитор вы не должны думать, что обязательно нужно выискать несоответствие, а то аудит можно признать неудачным. В очень хорошей СЭМ может действительно не быть несоответствий совсем. Умейте признать реальное применение лучших практик, если есть все основания их признать.
3. Аудитор должен быть хорошо знаком с процедурой аудита и должен полностью понимать как вести весь связанный с ней документооборот. Наличию компетентности у исполнителя в этом вопросе стоит уделить особое внимание до того, как стартует сам аудит – потом будет поздно.
4. Хорошо ли вы понимаете объем аудита – процессы, которые проверкой будут охвачены? Чем он локализован: определенной группой бизнес-процессов, каким-либо подразделением предприятия, территориальным расположением инфраструктуры аудитируемой организации. Не стоит «залезать» в области, которые выходят за пределы программы внешней оценки соответствия.
5. Чек-лист, безусловно, является полезным руководством для аудитора, однако внешним проверяющим стоит быть дальновиднее и смотреть дальше стандартного списка вопросов. При близоруком подходе, в основе которого лежит один чек-лист, существенные аспекты могут быть упущены во время аудита.
6. Знайте стандарт, по которому вы проводите аудит. Особенно пристальное внимание уделите точной интерпретации слов, чтобы они не были для вас пустым звуком, и вы не пропустили в проверяемой СЭМ чего-нибудь важного.
7. Конечно, придерживайтесь принятых план-графиков. Впрочем, если какая-нибудь незапланированная вещь обнаружила себя сама и вам явно понадобится больше времени, чем вы рассчитывали, просто предупредите хозяев следующего по плану бизнес-процесса о смещении сроков. Сделайте это заранее.
8. Аудитору по стандарту ISO 14001 никогда не следует выступать с позиции нападающего во время независимой оценки соответствия. Тогда тот, кого подвергают аудиту, будет осознанно или неосознанно препятствовать вам в вашей работе.
9. Помните о «воронкообразном подходе» аудита во время открывающего совещания с руководством и хозяевами процессов. Постарайтесь сначала охватить своим анализом и «неводом» максимально широкий перечень вопросов. Потом начинайте постепенно концентрироваться на вопросах, в которых вы ожидаете обнаружить нечто интересное с точки зрения результатов сертификационной проверки.
10. Не давите с несоответствиями. Хороший аудитор настолько дипломатичен, что вместе с самим аудитируемым хозяином процесса приходит к раскрытию причины того, что некий процесс не соответствует требованиям или признанным «лучшим практикам».

Еще 10 подсказок для тех, у кого будут проводить аудит по ISO 14001

1. Большое значение имеет продуманное управление аудитом. Простые и ясные формы процедур с продуманными формами помогают аудиторам делат их работу. Становится меньше бардака и споров, что не может не радовать всех, кто сделался «объектом аудита».
2. Никто не хочет проводить аудит системы менеджмента, в которой много бессмысленно объемных и неоправданно сложных процедур. Если пользователи чувствуют неудобство при работе с документацией определенной СЭМ, то тем более аудиторы сочтут необходимость в ней разбираться избыточной деятельностью, которую они могли бы и не делать, если бы все было сделано как надо.
3. Не стоит сваливать на представителя руководства по СЭМ абсолютно все внутренние аудиты. Должна быть команда квалифицированных специалистов иначе под угрозу может быть поставлена сама беспристрастность оценки соответствия.
4. Ваш аудит должен быть аудитом подразделений компании и их бизнес-процессов, а не проверкой, в которой вы не высовываете носа из текста требований стандарта. Поймите, не элементы стандарта важны. Важен аудит процессов – он принесет бОльшую пользу организации.
5. Много ли времени прошло между самой процедурой аудита и тем, когда наконец был подготовлен отчет о нем? Если в процессе аудита были обнаружены несоответствия, то их необходимо записать и представить к концу дня, пока все подробности еще свежи в памяти как аудитора, так и того, чья работа проверялась.
6. Организации, у которых имеется комиссия высшего руководства, оценивающая процесс внутреннего аудита и его руководство, имеют, чаще всего, очень эффективные системы менеджмента. Все дело в том, что в такой конфигурации аудитор становится важным инструментом улучшения и успеха организации.
7. Стоимость обучения профессиональной и компетентной команды аудиторов ничто по сравнению с величиной потенциального улучшения на фундаментальном уровне системы менеджмента.
8. Объективные и бесспорные свидетельства аудита. Очевидно, что если у вас будут такие свидетельства, то гибельных споров и скандалов не возникнет. Желаю вам выбирать аудитора, который понимает это.
9. Ликвидированы ли несоответствия, которые были обнаружены ранее в ходе аудита в установленные сроки? Дают ли они о себе знать время от времени снова и снова? Может быть, аудиторы «проморгали» проблемы в самом процессе корректирующих действий.
10. Последнее, что хочу сказать – внутренний аудит является превосходной возможностью заразить персонал энтузиазмом и стимулировать его узнавать больше о работе своей организации. Они помогают и самим аудиторам, давая им опыт и возможности для роста по карьерной лестнице.

    Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.