Состав обязательной документированной информации в ISO 9001:2015

Документированная информация в соответствии со стандартом ISO 9000:2015 – это информация, которая должна управляться и поддерживаться организацией, и носитель, который ее содержит (3.8.6, – ред.). Это новое для пользователей стандарта ISO 9001 понятие, которое возникает только в вышедшей недавно 5-й редакции популярного документа ISO (Международная организация по стандартизации – International Organization for Standardization, – ред.). «Документированная информация» в стандарте появилась, а «процедуры» и «записи» из очередной версии норматива исчезли.

Однако беспокоиться пользователям ISO 9001:2015 не о чем. Новое понятие – это не новый тип документации, который нужно формировать не так, как вы привыкли. Речь только о новом термине – не более. Документированная информация на практике представляет собой все те же процедуры, записи и другие документы СМК (система менеджмента качества, – ред.). Просто вместо трех слов использовано одно. В чем смысл? В большей свободе пользователей, в расширении их возможностей при учете специфики конкретного предприятия. Если в ISO 9001:2008 были обязательные требования, в которых стандарт жестко предписывал организациям в таком-то случае внедрять именно процедуры, а в таком – обязательные записи. То теперь руководители могут сами решить, что больше подходит в их ситуации: записи, процедуры или что-то еще. Важно, чтобы «информация» была «документирована». Формат не имеет значения. Некоторые требования о внедрении документированной информации все еще сформулированы так, что у вас нет выбора – только запись или только процедура, но таких положений в ISO 9001:2015 меньше, чем в ISO 9001:2008 и сформулированы они по-другому.

ISO 9001:2008 – требования о наличии 6 обязательных документированных процедур и 21 обязательной записи.

ISO 9001:2015 – требования о наличии 4 обязательных документированных процедур и 18 обязательных записей.

Запись, в соответствии с ISO 9000:2005: свидетельство совершения действия.

Процедура, в соответствии с ISO 9000:2005: документ, отражающий метод совершения действия.

Как же понять, что в том или ином случае под документированной информацией имеется в виду, например, запись, а не процедура или какой-нибудь другой документ, если слов таких в ISO 9001:2015 больше нет. Очень просто! Читайте всю формулировку требования, где создатели стандарта дают понять, что у вас должна быть «документированная информация». Если вас просят «хранить» (retain, – ред.) информацию, значит в данном случае нужна запись, а если в требовании ISO 9001 написано «поддерживать в рабочем состоянии» (maintain, – ред.), то вас призывают сделать документ.

Документ в соответствии с терминами серии стандартов ISO 9000 – информация и ее носитель.

Какая разница между «хранить» и «поддерживать в рабочем состоянии»? Эту разницу можно уяснить, если изучить требования по управлению документированной информацией из ISO 9001:2015. В пункте 4.4 написано, что в СМК нужно «поддерживать документированную информацию таким образом, чтобы было обеспечено функционирование процессов и хранить документированную информацию в качестве свидетельства того, что процессы осуществляются как запланировано». Сопоставьте этот отрывок из стандарта с определениями процедур и записей – все понятно! Но вот вопрос, стоит ли при переходе с ISO 9001:2008 на ISO 9001:2015 отказываться от тех обязательных записей и процедур, которые у вас были, но теперь не нужны по стандарту. Вовсе нет! Как поясняет нам «Руководство по требованиям к документированной информации ISO 9001:2015» (Guidance on the requirements for Documented Information of ISO 9001:2015, – ред.): организация может внедрить документацию, которая а) является требованием стандарта, б) полезна компании с точки зрения эффективности системы менеджмента качества. Используйте старые документы, если они приносят пользу, и вы привыкли к ним. Еще раз: документированная информация – это не новый документ, а обобщенное название для уже знакомых вам типов документов. Требования ISO 9001:2015 помогут определить в каком случае какой из них выбрать. Выбор сделан? Теперь процедуры можно делать как вы обычно делаете процедуры, а записи, как вы привыкли делать записи.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Вам понравилась статья? Не хотите пропускать новые? Тогда подпишитесь на RSS или получайте новые статьи мгновенно на электронную почту


Лицензия Creative Commons

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: