Состав обязательной документированной информации в ISO 9001:2015
Документированная информация в соответствии со стандартом ISO 9000:2015 – это информация, которая должна управляться и поддерживаться организацией, и носитель, который ее содержит (3.8.6, – ред.). Это новое для пользователей стандарта ISO 9001 понятие, которое возникает только в вышедшей недавно 5-й редакции популярного документа ISO (Международная организация по стандартизации – International Organization for Standardization, – ред.). «Документированная информация» в стандарте появилась, а «процедуры» и «записи» из очередной версии норматива исчезли.
Однако беспокоиться пользователям ISO 9001:2015 не о чем. Новое понятие – это не новый тип документации, который нужно формировать не так, как вы привыкли. Речь только о новом термине – не более. Документированная информация на практике представляет собой все те же процедуры, записи и другие документы СМК (система менеджмента качества, – ред.). Просто вместо трех слов использовано одно. В чем смысл? В большей свободе пользователей, в расширении их возможностей при учете специфики конкретного предприятия. Если в ISO 9001:2008 были обязательные требования, в которых стандарт жестко предписывал организациям в таком-то случае внедрять именно процедуры, а в таком – обязательные записи. То теперь руководители могут сами решить, что больше подходит в их ситуации: записи, процедуры или что-то еще. Важно, чтобы «информация» была «документирована». Формат не имеет значения. Некоторые требования о внедрении документированной информации все еще сформулированы так, что у вас нет выбора – только запись или только процедура, но таких положений в ISO 9001:2015 меньше, чем в ISO 9001:2008 и сформулированы они по-другому.
ISO 9001:2008 – требования о наличии 6 обязательных документированных процедур и 21 обязательной записи.
ISO 9001:2015 – требования о наличии 4 обязательных документированных процедур и 18 обязательных записей.
Запись, в соответствии с ISO 9000:2005: свидетельство совершения действия.
Процедура, в соответствии с ISO 9000:2005: документ, отражающий метод совершения действия.
Как же понять, что в том или ином случае под документированной информацией имеется в виду, например, запись, а не процедура или какой-нибудь другой документ, если слов таких в ISO 9001:2015 больше нет. Очень просто! Читайте всю формулировку требования, где создатели стандарта дают понять, что у вас должна быть «документированная информация». Если вас просят «хранить» (retain, – ред.) информацию, значит в данном случае нужна запись, а если в требовании ISO 9001 написано «поддерживать в рабочем состоянии» (maintain, – ред.), то вас призывают сделать документ.
Документ в соответствии с терминами серии стандартов ISO 9000 – информация и ее носитель.
Какая разница между «хранить» и «поддерживать в рабочем состоянии»? Эту разницу можно уяснить, если изучить требования по управлению документированной информацией из ISO 9001:2015. В пункте 4.4 написано, что в СМК нужно «поддерживать документированную информацию таким образом, чтобы было обеспечено функционирование процессов и хранить документированную информацию в качестве свидетельства того, что процессы осуществляются как запланировано». Сопоставьте этот отрывок из стандарта с определениями процедур и записей – все понятно! Но вот вопрос, стоит ли при переходе с ISO 9001:2008 на ISO 9001:2015 отказываться от тех обязательных записей и процедур, которые у вас были, но теперь не нужны по стандарту. Вовсе нет! Как поясняет нам «Руководство по требованиям к документированной информации ISO 9001:2015» (Guidance on the requirements for Documented Information of ISO 9001:2015, – ред.): организация может внедрить документацию, которая а) является требованием стандарта, б) полезна компании с точки зрения эффективности системы менеджмента качества. Используйте старые документы, если они приносят пользу, и вы привыкли к ним. Еще раз: документированная информация – это не новый документ, а обобщенное название для уже знакомых вам типов документов. Требования ISO 9001:2015 помогут определить в каком случае какой из них выбрать. Выбор сделан? Теперь процедуры можно делать как вы обычно делаете процедуры, а записи, как вы привыкли делать записи.