Сколько времени система менеджмента по ISO требует ежегодно?

Источник: сайт компании «Bizmanualz». Это компания, располагающаяся в городе Сент-Луис, штат Миссури, США. Основное направление деятельности Bizmanualz – создание стратегической и рабочей документации для заказчиков, стремящихся соответствовать положениям стандартов. Организация имеет членство в американской организации ASQ (American Society for Quality, — ред.), ставящей своей задачей продвижение современных методов качества в мире.

К сожалению, простого ответа на вопрос о времени, которое нужно посвящать системе менеджмента качества по ISO 9001 не существует. При ответе на него для определенного случая надо иметь в виду несколько факторов. Могут сыграть роль: сами положения ISO 9001, количество человек, работающих в компании; способности рабочей группы по внедрению, сформированной из сотрудников, сложность процессов, ваши знания в сфере управления качеством. От ответов на вопросы обо всех перечисленных факторах будут зависеть усилия, необходимые для поддержки системы менеджмента по стандартам ISO.

1. Стоит принять во внимание тип стандарта ISO, с которым вы имеете дело. ISO 9001 – базовый стандарт систем менеджмента качества. Внедрить его и управлять системой по нему легче. Гораздо сложнее обстоит дело с отраслевыми стандартами вроде AS 9100 для аэрокосмической отрасли и TS 16949 для автомобильного производства. Оба секторальных стандарта отнимут при внедрении больше времени хотя бы потому, что в них больше разделов. Ожидания от организаций, заявляющих о своем соответствии AS 9100 и TS 16949 выше, а требования носят более определенный и конкретный характер.
2. Количество сотрудников влияет на использование и специфику тех или иных каналов коммуникации. Этот же фактор определяет потребность в определенных навыках, характер взаимодействия затронутых аудитом специалистов. Ваш орган по сертификации обращает внимание на число работников, когда планирует объем аудиторской проверки. Тут для них важно то, что в зависимости от величины штата потребуется больше или меньше интервью с хозяевами процессов. Больше персонала – больше времени на обучение, более сложное управление, более сложная координация. Словом, численность сотрудников оказывает очевидное влияние на время, которое нужно для поддержания и внедрения системы.
3. Индивидуальные качества вашей команды оказывают заметное влияние на временные издержки. Стандартами ISO по MSS (Management Systems Standards – стандарты на системы менеджмента, – ред.) роль движущей силы преобразований отведена топ-менеджменту. Если топ-менеджмент не поддерживает преобразования или недостаточно компетентен для внедрения систем, тогда задача ляжет на отдел качества, и он один будет заниматься системой. Ваш бедный менеджер по качеству будет отвечать за качество…
4. Сложные процессы очень вариативны и нуждаются в управлении для того, чтобы можно было сберегать траты за счет их оптимизации. Простые процессы будут требовать меньше внимания, ими проще управлять.
5. Ваши знания о качестве, инструментах качества тоже имеют значение. И стандарт ISO сделает вашу жизнь проще или тяжелее, зависит от того, насколько вы владеете такой дисциплиной, как «управление качеством». Начальный уровень знаний в данной сфере включает процессный подход, инструменты качества, философию «делать правильно с первого раза». Далее можно развиваться, пройти обучение по lean, по концепции «Шесть сигм», ознакомиться с проблематикой издержек на обеспечение надежности, философией «встроенного качества».

Повторяющиеся действия в системе менеджмента качества

Все системы менеджмента по ISO требуют «внимания, заботы и регулярного кормления», тогда они работают. Аудиты, обучение, регулярно повторяющиеся действия составляют большую часть всего этого. Давайте теперь посмотрим: сколько времени может потратить на все это малая компания из 50 человек за год.

Аудит

Требованием всех систем менеджмента является программа проверок, состоящая из внутренних аудитов, сертификационных аудитов, аудитов поставщиков – последние проводятся потребителями и правительством. Полный аудит системы требует в нашем случае два дня и два дня на подготовительную работу и отчет об аудите. Итого: четыре дня. Программа аудита может включать 1 полный аудит системы в конце года, плюс 2-4 внутренних аудита, по четыре часа каждый или 1-2 дополнительных человеко-дня. Получается около шести дней аудита каждый год. Путем применения различных специальных инструментов шесть дней можно превратить в три дня. Вследствие любого аудита будут обнаруживаться проблемы и несоответствия, в отношении которых будет нужно предпринять корректирующие действия. Это занимает 1-5 дней. Временные затраты зависят от серьезности обнаруженных проблем и количества привлеченных людей. Вы – не единственный, кто работает в системе, поэтому эти 1-5 дней не только ваши. Вы их делите с другими. Можно сказать, что лично от вас на одну обнаруженную в ходе проверки проблему потребуется один рабочий день. Имея в виду, что обычно в ходе аудита обнаруживается 1-2 проблемы, получаем 8 дней в год. Потребуется 8 человеко-дней в год. Непосредственно сертификационный аудит – это 2 дня выездной проверки каждый год, в эту работу вы будете вовлечены как хозяин, который ориентирует гостей-аудиторов в вашем офисе. Сверх этого на дополнительные процедуры, в ходе которых вы должны будете уделять время аудитору уйдет 1 день.

Регулярно повторяющиеся действия

Системы по стандартам ISO требуют регулярно повторяющихся действий, которые необходимы для улучшения процессов, которые работают плохо или даже для тех из них, которые все же достигают запланированных результатов. Такие действия нужны и для постоянного улучшения.

1. Кто-то должен анализировать несоответствия, жалобы клиентов, определять необходимые корректирующие и предупреждающие действия. Скорее всего на это уйдет 1 день в месяц. Нужно будет потратить больше времени, если вопрос действительно очень важный.
2. После каждого аудита нужно проводить процедуру анализа со стороны руководства, можно вместо это запланировать собрания на ежемесячной основе 1 час каждое плюс два часа до и после работы. Это составит 36 часов в год.
3. Разным могут быть временные затраты на качество поставщиков, калибровку, улучшение проектов, задачи, связанные с изменением документации, 1 день в месяц или 12 дней в год.

Обучение

Образование может быть использовано для корректирующих и предупреждающих действий или для общего улучшения. Это универсальный инструмент. Чем больше обучения, тем проще управлять системой менеджмента по стандарту ISO. Нужно будет натаскивать новых сотрудников в управлении качеством. Заложите 1 час в месяц, плюс время, которое будете тратить при каждом обновлении учебных материалов. Речь идет о 12 часах в год, округляем до 2 дней.

Заложите также 2 дня каждый год на обучение в сфере качества для повышения квалификации в этой области. Возможно, стоит потратить еще больше времени на тренинги ключевых сотрудников.

Ожидаемое общее время

Итоговое время будет отличаться, смотря по тому, какой стандарт ISO вы применяете. Повторимся, важно количество сотрудников, компетентность и навыки топ-менеджмента, сложность бизнес-процессов и ваше понимание отрасли управления качеством. Общее время, которое вы потратите, если управляете малой компанией с штатом в 50 сотрудников составит 47 дней или два человеко-месяца. Рассчитывайте на большее количество времени, если вы расширяетесь или у вас высокая оборачиваемость, много несоответствий, новые поставщики, новые продукция и процессы или в работе проводятся форсированные реформы. Да, возможно, придется нанять одного человека на полный день или даже отдел специалистов по качеству, если, к примеру, вы небольшой автопроизводитель, внедряющий продвинутое планирование качества. Отраженные в этой статье оценки помогут начать обсуждать в вашей компании имплементацию системы менеджмента. Приведенные соображения станут отправной точкой.

Сколько времени в год уйдет на систему по ISO?

1. Внутренние аудиты – 3 дня.
2. Работа с несоответствиями – 8 дней.
3. Сертификационный аудит – 3 дня.
4. Анализ несоответствий – 12 дней.
5. Анализ со стороны руководства – 5 дней.
6. Обучение работников – 2 дня.
7. Повышение квалификации по качеству – 2 дня.
8. Обсуждения, связанные с качеством по разным вопросам – 2 дня.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.