Рецепт качества – СМК

Источник: сайт американского издания «Quality Digest». В оригинале статья называется «The Recipe of Quality», она подготовлена на английском языке Эмили Изэгюр, координатором по контент-маркетингу консалтинговой компании «EtQ».

Частью достижения идеала делового совершенства является тонкая настройка всех компонентов до консистенции, образующей вкус вашего успеха. В блюдо в первую очередь по вкусу нужно добавить СМК (Система менеджмента качества, – ред.). Внедрение системы предоставит в ваше распоряжение методы систематического и основанного на фактах управления операциями. Благодаря СМК вы почувствуете больший контроль над бизнес-процессами и добьетесь прослеживаемых параметров их состояния. Все это позволит более обоснованно принимать решения, эффективно купировать неблагоприятные события и несоответствия в процессах, предотвращать угрозы в зародыше по всей организации. СМК поможет подготовить компанию к неопределенности будущего.

А как это произойдет, мы сейчас узнаем…

Обучение персонала. Сейчас существует специальное программное обеспечение, с помощью которого вы можете через профили сотрудников для каждого подключать необходимые блоки учебного материала, чтобы тот или иной сотрудник получил все, в чем нуждается для эффективного выполнения своих обязанностей. Качественное обучение сокращает вероятность возникновения несоответствий в работе. Недостаток знаний производит обратное действие. Конечно, ошибки совершенно неизбежны, но обучение помогает до минимума снизить их вероятность. Существуют образовательные программы, сфокусированные на соответствии, особенно большое внимание они уделяют политикам, процедурам и взаимодействию процессов. Это отличный способ достигнуть лучших результатов в СМК. Электронные системы, о которых я говорю, предоставляют в распоряжение руководителя превосходные интегрированные платформы для оценки результатов обучения, когда оно проведено. Здесь же хранятся записи с наиболее важной информацией тренинга, на основе которой можно анализировать и корректировать учебные программы.

Управление документацией. Эффективное достижение соответствия стандартам невозможно без возможности централизованно управлять документацией. Специальные программы сильно облегчают этот процесс, предоставляя среды для создания проектов, утверждения и редакции процедур, записей и других важнейших документов. Именно благодаря эффективному управлению документами руководителям становится ясно, кто и за какую фазу процесса СМК отвечает, в какой момент различные работники получают доступ к тем или иным документам системы для редакции и занесения сведений о ходе бизнес-процессов. Имея все эти сведения создатели специализированного программного обеспечения идут еще дальше и показывают управленцам время, которое может уйти на текущую работу в системе менеджмента качества. Автоматизация открывает невероятные возможности. Только со специальными электронными инструментами наконец-то можно обойтись практически вовсе без бумажного документооборота, хотя порой рациональнее бывает сочетать разные носители. Современные цифровые инструменты управления системой менеджмента помогают эффективно управлять доступом, закрывая его от сотрудников, которым не нужны те или иные документы и открывая его другим специалистам в один клик, например, через почтовый клиент. Простым копированием ссылки в браузер теперь можно редактировать, отклонять, утверждать и отзывать документацию СМК. Все необходимое доступно там и тогда, когда сотруднику нужно получить к этому доступ.

Риск-менеджмент. Риск всегда был бичом организаций любых размеров. Вот почему важно действовать на предупреждение угроз и применять меры по управлению рисками независимо от того, большая у вас компания или маленькая. Есть программные средства и по менеджменту рисков, они указывают на потенциально опасные события еще до того, как риск успел реализоваться. Это готовит организацию к ошибкам и непредвиденным ситуациям, и позволяют более эффективно реагировать на человеческий фактор. В организации, где удалось взрастить культуру мышления на основе оценки рисков вероятность того, что действие будет сделано хорошо – возрастает кратно. Важным преимуществом риск-менеджмента является расстановка приоритетов: важные риски отделяются от относительно незначительных. Таким образом, вы лучше готовитесь к самому опасному и встретите это что-то во всеоружии. Обычно в программных комплексах по оценке рисков есть средства оценки их вероятности. Первой логичной мерой после идентификации потенциально очень опасного для компании риска является снижение его вероятности, в чем и помогает программа.

Корректирующие действия. В этом аспекте автоматизация СМК хороша тем, что формирует предложения о тех или иных коррекциях и превентивных действиях автоматически, человеку нужно лишь выполнить предложенные действия. Механизмы корректирующих и предупреждающих действий работают в тесной связке с риск-менеджментом, четко очерчивая горизонт важных событий и позволяя вашей организации к ним подготовиться. Встроенные в электронные системы средства автоматического составления отчетов помогают сэкономить время, а заодно быстро и точно оценить источник проблемы и возможные затраты, связанные с ней. Корректирующие действия и электронные инструменты, облегчающие их, ключ к достижению соответствия установленным требованиям для многих организаций.

Выводы

Управление качеством – очень гибкий механизм, в котором каждый следующий шаг может что-то добавлять к предыдущим действиям. Это как в кулинарии, есть много ингредиентов, которые могут в общем блюде заменять другие ингредиенты. Если вы положили слишком много одного продукта – не беда! Можно компенсировать это большим количеством другого. Уберите некоторые ингредиенты, если у ваших близких на них аллергия. Организации нуждаются в разных сочетаниях инструментов СМК, подходящий рецепт для каждой компании будет свой. С другой стороны, есть то, что может дать любая СМК, поскольку это все же одно и то же блюдо: гибкость, прослеживаемость, легко управляемый и мобильный рабочий процесс, который легко настраивать. Хочу подчеркнуть важность автоматизации, она позволяет надеяться, что рецепт СМК, который в какой-то степени каждый раз индивидуален, все же снова и снова будет давать тот же стабильный результат, как отличный вкус блюда, который вы постоянно готовите. 

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.