Пять идей, как убедиться, что внедрение ISO 9001:2015 прошло успешно

Источник: настоящая статья принадлежит перу специалиста по качеству Джона Нолана. Джон работает приглашенным лектором в британском институте ILM (Institute of Leaders and Managers, – ред.), имеет аккредитацию на деятельность в сфере применения PRINCE 2 (стандарт в области управления проектами, – ред.), в области хранения данных и электроники. Дипломированный инженер, Нолан имеет 15-летний опыт работы в области создания и управления системами менеджмента качества (СМК, – ред.) в Великобритании. В частности, занимался созданием СМК в структурах местных органов власти.

Создание СМК может быть сложным и требовательным процессом. Иногда он может занять от 6 до 12 месяцев. Все зависит от размера организации, ее структуры и других важных факторов. Большинство людей, оказавшихся у руля проекта внедрения, знает немало вызовов, которые подкарауливают их, когда они делают все необходимое. Кстати, проблемы, с которыми можно столкнуться обобщены в нашей статье «Каковы главные вызовы разработки и внедрения основанной на ISO 9001 СМК и как их можно преодолеть?». Но руководитель-новичок, который впервые будет внедрять систему, нуждается в практических советах, способных помочь сосредоточиться на наиболее важных аспектах имплементации ISO 9001.

Как гарантировать безболезненный процесс внедрения?

Опыт – неоценимый спутник в любом жизненном предприятии. Создание СМК по ISO 9001:2015 не является исключением. Итак, какой совет мог бы дать опытный менеджер проектов, работавший с ISO 9001 много раз начинающему, какая информация была бы полезна и позволила иметь хороший шанс реализовать проект эффективно и вовремя? Давайте приглядимся к проблеме пристальнее.

1. Эффективное планирование: причиной неудачи многих проектов внедрения ISO 9001:2015, хотя это и прозвучит банально, является недостаток планирования. Убедитесь, что вехи проекта, которые вы расставили, выглядят реалистично. Временные границы нужно задать таким образом, чтобы они были реалистичны. У вас должны быть необходимые ресурсы и знания – неважно, удалось ли вам аккумулировать их внутри или вы вышли из положения с привлечением сторонних специалистов и организаций. Если вы не уверены относительно временных рамок, лучше проконсультируйтесь с кем-нибудь более опытным в том деле, за которое вы взялись. Можно даже использовать интернет и найти там эксперта, готового ответить на ваши вопросы. На самом деле, качественное планирование служит залогом успешного проекта внедрения СМК по ISO 9001:2015. Как вообще в любом проекте, вы сталкиваетесь здесь с рисками и возможностями. Вдумчиво оцените их, затем реализуйте необходимые шаги. Тогда проект по завершении будет выгодным для вас.
2. Лидерство: мы имеем дело с еще одним важным элементом СМК, значение которого особенно возрастает на фоне появления обновленных требований пятой редакции ISO 9001. Специально мы углубились в этот вопрос в статье «Как соответствовать новым требованиям к лидерству ISO 9001:2015». Действительно, нужно 100% приверженности руководства, чтобы продвинуться в создании СМК по ISO 9001:2015. Обеспечение приверженности «капитанов бизнеса» проекту внедрения способно сыграть ключевую роль в том, что последующие результаты и цели системы качества дадут плоды и сделают дальнейшее внедрение безболезненным и ровным как для руководителя проекта, так и, в большинстве случаев, для его команды. Это особенно верно для сложных организаций или для предприятий с очень большим количеством сотрудников.
3. Проект должен пользоваться поддержкой персонала. Вы, конечно, можете сами для себя рассматривать проект как способ эффективно распространить новые знания, провести обучение, снабдить сотрудников компетентными советами (на самом деле, в любом внедрении присутствуют элементы всего этого, – ред.), однако жизненно важно еще спланировать, как вы будете завоевывать поддержку проекта ключевыми сотрудниками и заинтересованными лицами. Убедитесь, что вы хорошо донесли до персонала информацию о главных изменениях в работе, собрали мнения и советы своих работников, чтобы учесть их. Проверьте, предоставили ли вы каналы эффективной обратной связи тем членам вашей команды, на которых сказываются вводимые вами изменения. Если вы, конечно, хотите получить реальные результаты от проекта. Ваша роль напоминает роль политика. Получение всеобщей поддержки перемен избавит реформы от сопротивления и проблем, а если вы недооцените значение дипломатии, то достичь целей будет куда как сложнее.
4. Эффективная коммуникация. Данный нюанс очень близок предыдущему пункту, но тут смещается акцент на распространение информации. Во время перемен информация, транслируемая вами внутри и вовне должна быть точной, экономичной, доставляться правильным лицам, чтобы дать максимальный эффект. Порой тем самым человеком, который должен получить данные будет сам руководитель проекта внедрения. Иногда это будут топ-менеджеры компании. Эффективная коммуникация – полное понимание сотрудниками задуманных изменений.
5. Оценка деятельности. Этот инструмент важен с точки зрения измерения и улучшения СМК. Не ждите, начинайте измерять деятельность не тогда, когда все элементы СМК уже внедрены, а так скоро, как это практически целесообразно. Не имеет значения, идет ли речь о KPI или функции внутреннего аудита, оценка деятельности из ISO 9001:2015 позволяет добиться главного – ответить на вопрос, как вы движетесь к поставленным целям, как вы преодолеваете этапы внедрения. Оценка деятельности помогает компании работать и улучшать себя.

Вот пять советов, пять реперных точек, которым необходимо уделить особое внимание. Быть может, стоит знать еще что-либо?

Дополнительные рекомендации для того, чтобы все прошло «как по маслу»

Пять подсказок, только что рассмотренных нами, помогут сконцентрироваться на правильных составляющих СМК, дающих возможность сделать вывод о том, насколько гладко идет процесс. Но для успеха менеджеру проекта имплементации ISO 9001 требуется еще кое-что. Важнейшие фигуры в структуре организации, играющие ключевую роль для внедрения, должны получить хорошие практические навыки менеджмента качества. Успех будет зависеть от того, сможете ли вы распространить среди них философию и принципы, стоящие в основе ISO 9001. Если удастся повести команду внедрения за собой, заставить поверить, то остается только отслеживать процессы планирования, лидерства, «мониторить» поддержку СМК сотрудниками, наладить эффективную коммуникацию и оценку деятельности.

На самом деле, ISO 9001:2015 – это об удовлетворенности потребителей. А она, в свою очередь имеет некоторую глубинную связь с довольным своим положением и мотивированным персоналом. Такое мировоззрение, усиленное нашими подсказками, поможет завершить проект внедрения к пользе компании.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.