Процессный подход из ISO 9001. Одна статья и вы все поймете

Целое больше суммы объединяющих его частей (Аристотель, «Метафизика»)

По данным ежегодного доклада ISO (International Organization for Standardization, – ред.) The ISO Survey of Certification (ISO: Обзор по сертификации, – ред.), в 2010 году, в Европе, включая Россию, было выдано 530722 сертификата ISO 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования». Вместе с тем, так называемый, «процессный подход» в менеджменте, на который опирается этот стандарт, как и многие другие нормативы ISO, понятен далеко не всем. В тексте ISO 9001:2008 его принцип растолковывается очень бегло – основное внимание уделено практическому приложению. Там говорится, что для применения процессного подхода, организация должна «идентифицировать» и осуществить менеджмент «многочисленных и взаимосвязанных видов деятельности». И еще:

Цитата: ‘…деятельность, использующая ресурсы и управляемая в целях преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс’

После этих пояснений, в стандарте идет описание цикла PDCA – Plan-Do-Check-Act (Планируй-Выполняй-Проверяй-Действуй, – ред.). Создание механизмов, позволяющих выполнять этот незамысловатый, на первый взгляд, цикл – часть большой работы по внедрению СМК (системы менеджмента качества, – ред.). Что планируй? Как действуй? В чем суть процессного подхода? Понять все это, ограничившись только текстом стандарта, непросто.

Более подробно тему раскрывает специальное руководство, выпущенное тем же 176 комитетом ISO, который работал над созданием ISO 9001. Оно так и называется: «Руководство по концепции и использованию процессного подхода для систем менеджмента». В кругах специалистов по качеству этот текст считается наиболее доступным объяснением того, в чем же суть процессного подхода и каково его практическое приложение. Итак, процессный подход – это конкретные методы работы с качеством, которые опираются на видение организации под углом процессов, которые в ней происходят. Процесс – это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности в организации. Характер протекания этих деятельностей или процессов, в контексте менеджмента процесс и деятельность – это синонимы, определяется рядом исходных требований и ресурсов, других условий, которые закладывает в них руководство (для краткости все эти требования, ресурсы и условия называют входами, – ред.). Процессы, которых в любой системе очень много, преобразуют входы в выходы, – результаты в самом широком смысле этого слова. К входам может относиться очень обширный круг аспектов организационной деятельности: люди, материалы, оборудование, методы, измерения, среда. В конечном счете, все, что способно повлиять на эффективность процесса и находится во власти менеджмента, принимающего решения. Процессы в организациях: изучение рынка, закупки, менеджмент ресурсов – постоянно повторяются, поэтому выход одного процесса может быть одновременно и входом следующего.

Осмысление работы организации под углом процесса на чей-то взгляд может показаться терминологическим жонглерством, особенно если он еще не внедрял у себя процессный подход. Но догадываться о каких-то вещах и выстраивать менеджмент на их основе – вовсе не одно и то же. На практике, чаще всего случается так, что важнейшие следствия тех или иных действий, на которые затрачены ресурсы, выпадают из поля зрения. Это происходит просто и естественно. Даже те, кто давно и систематически занимается качеством и внедряет стандарты у себя на предприятии, могут ошибиться. Справедливость этого утверждения хорошо иллюстрирует случай, описанный Г. Нивом, учеником создателя процессного подхода У. Деминга, американского математика-статистика. Речь идет о книге «Вселенная доктора Деминга». Нив пишет, что наблюдал за внедрением системы менеджмента качества основанной на статистических, то есть, по преимуществу, математических методах качества. Это происходило на известной в Великобритании фирме по производству бытовой техники, которую автор не называет. Нив осведомился: как определяют процессы работы компании, которые должны быть учтены при совершенствовании системы управления качеством. Ему ответили, что это происходит в результате «мозгового штурма» экспертов организации и добавили, что…

Цитата: ‘После того, как список был готов, он тщательно изучался для выявления тех факторов, которые «подходят» для статистического контроля’

Но, если тот или иной фактор не анализируется статистически – это совсем не значит, что он не может оказывать существенного влияния на ход процессов. Добросовестно заблуждаясь, в компании подогнали результат анализа под систему качества, а не наоборот, как следовало бы. Такие ошибки чреваты серьезными убытками, поэтому очень важно не просто понимать работу фирмы как процесс, во всей сложности этого явления, но и выстроить систему, в которой процесс и его свойства – стержневые элементы.

Цикл PDCA – это, так сказать, «расписание» процессного подхода. Оно дает представление о том, когда и в какой последовательности нужно применять выработанные в рамках этого подхода инструменты менеджмента. Постоянное повторение PDCA позволяет не только поддерживать качество продукции или услуг, которыми занимается та или иная компания, но и улучшать его. Планировать (Plan, – ред.) – значит, как раз, идентифицировать все важные для результата процессы, создать новые, если это окажется целесообразным, выработать цели, иначе говоря, запланированные выходы, сформулировать политику качества на предприятии, установить критерии мониторинга запускаемых процессов, иначе говоря, определить индикаторы, по которым можно будет судить об эволюции процессов. На этом этапе рекомендуется, там, где это возможно, использовать статистические методы оценки процесса. Выполнять (Do, – ред.) – значит внедрить процессы, которые были созданы. Проверка (Check,- ред.) подразумевает анализ выхода, который не реален без «буквоедского» по своей тщательности документирования процессов. Анализ опирается на данные мониторинга процессов, который был осуществлен по ходу деятельности. Результаты сверяются с политикой и целями в области качества, требованиями к продукции. Информация о результатах анализа должна быть соответствующим образом доведена до всех вовлеченных в работу с ISO 9001 специалистов. Вновь планируются ожидаемые выходы. В последнюю очередь на этом этапе определяют конкретные возможности для улучшения процесса производства. Ну и, наконец, действовать (Act,- ред.) – значит сделать оргвыводы из произведенного анализа и внести необходимые изменения на уровне входов.

Кроме процессного подхода к менеджменту, существует ряд других теоретических наработок: ситуационный подход, комплексный, маркетинговый и ряд других. Основным преимуществом процессного подхода перед ними является тщательно проработанный горизонтальный менеджмент, то есть менеджмент на границах процессов. Процессный подход исходит из того, что виды деятельностей, из которых складывается вся работа предприятия или организации взаимодействуют, если организовать это взаимодействие можно получить колоссальный синергетический эффект. Очень важно, что принудительный контроль со стороны руководства стыков процессов при их взаимодействии создает непрерывное управление, что не достигается большинством других подходов. Оценить его в числовом выражении вряд ли получится, ведь не все процессы могут быть выражены через статистику, но целое несводимо к сумме частей – зазор – и есть возможная прибыль. Среди других конкретных выгод, которые сулит процессный подход: прозрачность операций внутри организации, оптимизация затрат, более четкое представление всех сотрудников об их обязанностях, четкая расстановка приоритетов в области качества. Важными узловыми моментами, которым уделяется огромное внимание при внедрении процессного подхода, являются:

• понимание и выполнение предписанных требований;
• необходимость рассмотрения процессов с точки зрения добавленной ценности;
• рассмотрение результатов выполнения процессов;
• результативность и постоянное улучшение процессов.

Посмотрим же, как при помощи процессного подхода можно решать текущие задачи на производстве. Появилась проблема: в крупном ресторане N необходимо постоянно обновлять меню. Новая редакция этого важнейшего с точки зрения прибыли ресторана документа должна быть готова первого числа каждого месяца. В реальности меню готовится с опозданием и оказывается неудовлетворительного качества. Процессный подход позволяет осознать, что дело в несогласованности подразделений. Составление меню – сквозной процесс, вовлекающий сотрудников из разных подразделений, но не подконтрольный ни одному из руководителей отделов. Поняв проблему, руководство назначает хозяина процесса – этот человек, выделенный из состава высшего руководства, получает право и полномочия контролировать ход сквозного процесса. При  условии, что он компетентен в вопросах создания меню – проблема решена. Вот лишь одна из возможных иллюстраций эффективности процессного подхода. Их можно приводить еще много, но это выходит за рамки нашей статьи.